جهات الاتصال

سجل واحد، أدوار متعددة — مستأجر، مورّد، مالك. الإضافة والربط والتصدير إلى هاتفك كبطاقة vCard.

في هذه الصفحة

جهة الاتصال شخص أو شركة تتعامل معها. سجل واحد يستطيع لعب أدوار متعددة عبر الزمن: المستأجر المحتمل اليوم يصير مستأجراً غداً؛ السبّاك الذي أصلح تسرّباً هذا الشهر يصير مورّداً منتظماً؛ مالك عقار أحال شخصاً تحوّل إلى عميل محتمل. بدلاً من تكرار نفس الشخص عبر الوحدات، يحتفظ النظام بسجل واحد ويتيح له ارتداء قبعات متعددة.

ما الذي تحويه جهة الاتصال

كل جهة اتصال تحمل حقول التعريف القياسية:

الاسم (مطلوب)
الهاتف
البريد الإلكتروني
رقم الهوية الوطنية (إقامة / هوية للمقيمين في السعودية)
اسم الشركة (إن كان يمثّل منظمة)
المسمى الوظيفي
العنوان الوطني (بصيغة العنوان الوطني السعودي: الشارع، الحي، المدينة، الرمز البريدي)

يمكنك إرفاق ملاحظات للسياق الذي لا تلتقطه الحقول المهيكلة (مثلاً "يفضل واتساب"، "يدفع دائماً قبل أسبوع"، "يتحدث العربية فقط").

الإضافة والبحث

افتح جهات الاتصال → إضافة جهة اتصال للإنشاء. الاسم ورقم الهاتف كلاهما مطلوب: أغلب تدفّقات الربط الداخلية تبحث بالهاتف أولاً لأن شخصَين كثيراً ما يتشاركان اللقب لكن نادراً ما يتشاركان الهاتف.

صفحة جهات الاتصال (/app/contacts) هي عرض القائمة بأسلوب CRM: صفِّ بالدور، ابحث بالاسم/الهاتف/الشركة، رتّب بالأحدث أو أبجدياً. كباقي صفحات القوائم، يحفظ الرابط مرشّحاتك. يمكنك حفظ "كل المستأجرين النشطين" أو "كل الموردين هذه السنة" والعودة لنفس العرض غداً.

الأدوار التي يمكن لجهة الاتصال أن تلعبها

الأدوار ليست حقلاً على جهة الاتصال نفسها، بل هي علاقات جهة الاتصال بالسجلات الأخرى:

مستأجر: مذكور كمستأجر في عقد أو أكثر.
مستأجر محتمل: هو الطرف المتلقّي لعرض إيجار لم يُوقَّع بعد.
مالك: مذكور كمالك العقار/الوحدة في عقد.
مورّد: مذكور كمزوّد في سجل مصروف أو مهمة صيانة.
ممثل: الممثل المسمَّى على عقد (مثلاً شركة إدارة عقارية توقّع نيابة عن المالك).

جهة اتصال واحدة يمكن أن تكون كل هذه معاً: السبّاك المحلي قد يكون مورّدك على مصروف ومستأجرك في إحدى وحداتك السكنية. يتتبّع النظام كل علاقة باستقلال؛ إقفال العقد لا يحذف جهة الاتصال، بل يزيل هذه العلاقة فقط.

البحث والربط

تظهر جهات الاتصال أينما يُسمَّى شخص أو شركة في تدفّق:

معالج عرض الإيجار يسأل عن المستأجر: اختر جهة موجودة أو أنشئ جديدة مباشرة.
نموذج المصروف يسأل عن المورّد (نفس المنتقي).
تدفّق استرداد الوديعة يسأل لمن يذهب المبلغ (نفس المنتقي).
طلبات الصيانة تسأل عن المُبلِّغ والمورّد (نفس المنتقي).

البحث بالهاتف عادة الأسرع: فريد لكل شخص في الواقع، والبحث يطابق المقاطع الجزئية (كتابة 055 تجد كل جهة هاتفها يبدأ بـ 055).

التنزيل كبطاقة vCard (إلى هاتفك)

في صفحة تفاصيل جهة الاتصال، ابحث عن إجراء "تنزيل vCard". يولّد ملف .vcf يحوي:

الاسم (مقسَّم إلى أجزاء الاسم الأول / الأخير / الأوسط)
الهاتف (مكتوب CELL)
البريد الإلكتروني
اسم الشركة + المسمى الوظيفي
العنوان الوطني (الشارع + الحي + المدينة + الرمز البريدي + الدولة = "Saudi Arabia")

يتبع الملف معيار vCard 3.0 الذي تقبله جهات الاتصال على iOS وGoogle Contacts وOutlook وكل دفاتر العناوين الحديثة. تدفّق الهاتف المعتاد:

١. افتح صفحة تفاصيل جهة الاتصال على الويب أو تطبيق الجوال. ٢. اضغط تنزيل vCard. ٣. افتح ملف .vcf المنزَّل على هاتفك (أو أرسله لنفسك بالبريد إن كنت على سطح المكتب). ٤. تطبيق جهات الاتصال يطلب منك حفظه كجهة اتصال جديدة.

مفيد بشكل خاص للمورّدين: بمجرد دخول جهة اتصالهم في دفتر هاتفك، يمكنك الاتصال أو المراسلة مباشرة من الهاتف دون المرور بالتطبيق.

كشف الحساب (ملف PDF للمستأجر)

إذا كان لجهة الاتصال عقد واحد على الأقل، تظهر في صفحتها أداة كشف حساب. تنتج ملف PDF يغطي جميع عقود هذا المستأجر في مستند واحد، وبلغة الواجهة التي تستخدمها.

عند الضغط على الزر تُسألك عن الفترة: من تاريخ وإلى تاريخ، أو كل الفترة إن أردت الكشف كاملاً. اختيار فترة يُقصر الجداول على ما يقع بينها فقط. حدد التاريخين معاً أو اتركهما معاً.

ما يحتويه الكشف:

ملخص: إجمالي المستحق، إجمالي المدفوع، الرصيد المتبقي، مع سطر يوضح عدد العقود التي تشملها هذه المبالغ. وعند اختيار فترة، يصير المبلغان الأول والثاني خاصين بها ويحملان عنواناً يقول ذلك.
قسم لكل عقد (الرقم المرجعي، العقار، الوحدات، المدة، الحالة) مع أقساطه: التاريخ، المستحق، المدفوع، المتبقي، الحالة.
الدفعات المستلمة، صف واحد لكل دفعة. الدفعة التي سجلتها مرة واحدة لعقد متعدد الوحدات تظهر مرة واحدة برقمها المرجعي PMT-، لا مرة لكل وحدة.
الضمانات والرسوم الإضافية في قسم مستقل. الضمان ليس إيجاراً، لذلك لا يُضاف إلى المجاميع أعلاه.
ملاحظات، وهي المكان الذي يوضح فيه المستند ما لم يحتسبه.

ثلاثة أمور يذكرها الكشف صراحة بدل تركها لك:

المبالغ المستلمة غير المتحقق منها تُذكر كمستلمة ولا تُحتسب ضمن المدفوع. الدفعة قيد المراجعة قد تُرفض، والكشف مستند يحتفظ به المستأجر.
المبالغ التي دفعها المستأجر ولم تُربط بعقد بعد تُذكر على حدة. هي لم تسدد شيئاً حتى تُربط، لكنها مبالغ سلّمها فعلاً.
العقود التي لا تملك صلاحية الاطلاع على مبالغها تُستبعد، ويُطبع عددها على المستند.

ما الذي تغيّره الفترة، وما الذي لا تغيّره

الفترة تُقصّر المعروض، ولا تمس الرصيد المتبقي.

تتأثر بها: أقساط كل عقد (بحسب تاريخ الاستحقاق)، وقائمة الدفعات المستلمة (بحسب تاريخ السداد). لاحظ اختلاف المعيار: قسط مستحق في مارس وسُدّد في يونيو يظهر ضمن فترة مارس في جدول الأقساط، وضمن فترة يونيو في قائمة الدفعات.
لا تتأثر بها: الرصيد المتبقي، وهو دائماً كامل المبلغ المستحق حتى اليوم بما فيه ما قبل الفترة. كذلك الضمانات والرسوم الإضافية والمبالغ غير المرتبطة بعقد، فهي أرصدة قائمة اليوم لا حركة خلال فترة.

لا يُستبعد أي عقد بسبب الفترة. العقد الذي لا تقع فيه أي دفعة ضمن الفترة يبقى مدرجاً، ويوضح المستند ذلك مع رصيده الكامل، حتى لا يُقرأ غيابه كأنه لا شيء عليه.

يُسمّى الملف باسم جهة الاتصال، ويحمل الفترة إن اخترت واحدة، فلا تتعارض كشوف مستأجرين مختلفين ولا كشفان لفترتين مختلفتين في مجلد التنزيلات. الكشف صورة للحظة إصداره وليس سجلاً محفوظاً، لذا أعد إنشاءه بدل إعادة استخدام ملف قديم.

الاطلاع عليه يتطلب صلاحية قراءة مبالغ الإيجار والذمم معاً على العقار. بدونهما لا يظهر الزر. ويُرفض إصدار الكشف بدل إصداره ناقصاً: المستند الذي يبدو موثوقاً وهو ليس كذلك أسوأ من عدم وجود مستند.

حدود الخطة المجانية

المساحات المجانية محدودة بـ١٠ جهات اتصال إجمالاً. عند بلوغ الحد ستُطلب منك الترقية قبل إضافة الجهة التالية. انظر الخطط والفوترة.