الصيانة والمهام المتكررة

وحدتان تغطّيان العمل التشغيلي لإبقاء العقار يعمل. الصيانة للطلبات المنفصلة (مستأجر يبلّغ عن صنبور يسرّب). المهام المتكررة للعمل المجدول (فحص إنذار حريق ربع سنوي، زيارة تنظيف شهرية).

طلبات الصيانة

يسجّل طلب الصيانة مشكلة في عقار أو في إحدى وحداته، غالباً بعد أن يبلّغك بها المستأجر.

التدفّق

1. الإبلاغ: يفتح عضو الفريق الصيانة ← طلب جديد ويسجّل المشكلة: العقار، والوحدة إن كانت تخصّ وحدة، وعنواناً ووصفاً وأولوية. ويمكن للساكن أيضاً الإبلاغ بنفسه إذا كانت بوابة السكان مفعّلة لديك، وعندها ينتظر الطلب موافقتك قبل أن يصبح عملاً. راجع طلبات السكان.
2. الإسناد: يظهر الطلب في قائمة الصيانة. أسنده إلى فني داخلي أو إلى مورّد، إمّا بتسمية شخص أو بتوجيهه إلى دور.
3. الحل: يضع الفني العمل كمنجَز ويرفق إثبات الإنجاز، مثل صور قبل وبعد.
4. المراجعة والإغلاق: يمرّ الطلب عبر خطوات الاعتماد أدناه، وإغلاقه يسجّل التكلفة الإجمالية عليه.

سير الاعتماد الافتراضي

بعد انتهاء الفني، يمرّ الطلب عبر سلسلة اعتماد من أربع خطوات (قابلة للتخصيص في الإعدادات ← التخصيص ← سير العمل ← الصيانة):

1. إجراء المشغل: يضع الفني العمل كمكتمل ويرفق إثبات الإنجاز (صور/فيديو).
2. مراجعة مدير العقار: يراجع مدير العقار العمل، يرفق الفواتير، ويُدخل التكلفة الإجمالية (الكسور العشرية مقبولة، مثل 1,250.75).
3. مراجعة المحاسب: يدقّق المحاسب الفواتير مقابل التكلفة، يرفق كشف الحساب اختيارياً، ثم يعتمد أو يُرجع الطلب إلى خطوة سابقة مع ملاحظة.
4. تأكيد مدير العقار: يؤكد مدير العقار أن الكشف يطابق ما رُفع. إكمال هذه الخطوة يُغلق الطلب ويسجّل التكلفة الإجمالية عليه.

إغلاق الطلب لا يُنشئ لك سجل مصروف. إن أردت التكلفة في دفاترك فسجّلها من المصروفات.

يمكن لأي مراجع إرجاع الطلب إلى أي خطوة سابقة مع ذكر السبب. يُخطَر مسؤول تلك الخطوة ويسجّل السجل الزمني الجولة كاملة.

المستندات وسجل التدقيق

كل ملف مرفوع يظهر في ثلاثة أماكن على صفحة الطلب، لكلٍ منها دور مختلف:

• سجل المهمة (الخط الزمني): كل خطوة مكتملة تُدرج ما رُفع فيها مسبوقاً باسم الخانة (مثل «الفواتير · march.pdf»). يرى المراجعون ملفات الخطوات السابقة فوراً: يرى المحاسب فواتير مدير العقار قبل أن يعتمد.
• مستندات سير العمل، وهي العرض الحي المنظّم: صف لكل خانة رفع في كل خطوة للدورة الحالية. عند إرجاع خطوة وإعادة إكمالها، تبقى الملفات المستبدلة متاحة تحت الإصدارات السابقة، لترى بالضبط ما تغيّر بين جولات الرفض.
• الأدلة والملاحظات: السجل الدائم، مجمّعاً حسب الدورة (CYCLE #1، CYCLE #2، …). إعادة فتح الطلب تبدأ دورة جديدة؛ أدلة الدورات السابقة تبقى هنا.

حذف الوسائط (للمديرين)

يمكن للمديرين حذف أي ملف أو ملاحظة نهائياً، حتى على الطلبات المغلقة (مثل إزالة ملف خاطئ أو حساس). استخدم أيقونة الحذف على بطاقة دليل أو مستند سير عمل. الحذف يزيل الملف من الطلب وأرشيف المستندات والتخزين، ولا يمكن التراجع عنه.

الإشعارات

كل انتقال خطوة يُطلق إشعارات صندوق الوارد للأدوار المعنية. سير العمل الافتراضي يُخطر المسؤول عند الإسناد والمنسّق عند الإكمال. مديرو المساحة يمكنهم تعديل أي دور يُخطَر في أي خطوة. اقرأ سير العمل والاعتمادات.

المهام المتكررة

قالب مهمة متكررة يصف عملاً يحتاج التنفيذ على جدول: "افحص أجهزة إنذار الحريق في برج العليا كل 90 يوماً". القالب يولّد مهمة فعلية كل مرة يُطلق فيها الجدول، مسندة لمن يحدده القالب.

إعداد قالب

افتح المتكررة ← قالب جديد. يقودك النموذج عبر أربع خطوات، ويعرض ملخصاً قبل الحفظ:

1. الأساسيات: العقار، والوحدة (أو على مستوى العقار)، وعنوان المهمة، ووصفها.
2. الجدولة: تاريخ أول تنفيذ، والتكرار (كل N أيام أو أسابيع أو أشهر أو سنوات)، ومتى يتوقف، ومتى تُرسل التذكيرات. تظهر أقرب ثلاث مرات تحت الحقول مباشرة حتى ترى الجدول الفعلي قبل الحفظ.
3. الإسناد: من ينفذ المهمة، دور أو شخص محدد. تختفي هذه الخطوة إن كانت وحدة الفريق مغلقة في مساحة العمل.
4. العقد والتجديد: اختياري. مبلغ عقد الخدمة وملاحظاته ومستنده، مع خيار تتبع تاريخ انتهائه.

احفظ. تُولَّد أول مهمة في تاريخ الجدول التالي.

التكرار حتى تاريخ، أو بلا نهاية

المهمة المتكررة إما أن تتكرر بلا نهاية أو حتى تاريخ محدد. والوضع الافتراضي بلا نهاية، وعليه تعمل كل القوالب التي أنشأتها سابقاً، فلن تجد فيها أي تغيير.

حقل يتكرر حتى في خطوة الجدولة يبدأ عند بلا نهاية. غيّره إلى تاريخ محدد واختر اليوم الذي يتوقف عنده التكرار. والتاريخ داخل في الحساب: "يتكرر حتى 30 يونيو 2027" تعني أن زيارة 30 يونيو تحدث، والتي بعدها لا تحدث. أعده إلى بلا نهاية فتتكرر المهمة بلا نهاية من جديد.

ويمكنك تغيير رأيك متى شئت. تقصير الجدول يحذف المهام المجدولة بعد التاريخ الجديد، وتمديده يعيدها. أما المهمة التي بدأ أحدهم العمل عليها فتبقى في الحالتين، فتغيير التاريخ لا يلغي اعتماداً في منتصف طريقه.

ويجوز أن يكون تاريخ النهاية في الماضي، ويُحفظ دون تنبيه. بهذا تسجّل اتفاقية انتهت فعلاً.

تاريخ انتهاء العقد يقترح تاريخ نهاية. إذا عبّأت تاريخ انتهاء العقد في خطوة "العقد والتجديد"، تحوّل حقل يتكرر حتى إلى التاريخ نفسه، لأن السبب المعتاد لتوقف جدول الزيارات هو انتهاء الاتفاقية التي تدفع ثمنها. وهو اقتراح لا قاعدة. لا يملأ إلا حقلاً لم تلمسه، فلا يطمس تاريخاً اخترته أنت، ولك بعده أن تغيّره أو تعيده إلى بلا نهاية. ولا شيء يعيد كتابته لاحقاً، لا في هذا الحفظ ولا في أي حفظ بعده.

والحقلان مستقلان. حقل يتكرر حتى موجود دائماً في خطوة الجدولة، سواء أكنت تتبع عقداً أم لا، لأن موعد توقف العمل جزء من الجدول نفسه.

البتّ في تجديد العقد

مع اقتراب تاريخ الانتهاء تصلك مهمة تجديد تطرح سؤالاً واحداً: تجديد أم إنهاء؟ وجوابك يحرّك الجدول أيضاً.

مهمة التجديد قرار وليست زيارة، فلا تمر بخطوات سير عمل المهام المتكررة. افتحها من المهام (تظهر ضمن دورة حياة العقد باسم تجديد عقد خدمة) واختر اتخاذ قرار. ويتخذ القرار من يملك صلاحية إدارة المهام المتكررة.

• إنهاء العقد يوقف التكرار عند تاريخ انتهاء العقد، لا عند يوم القرار. فلو قررت في أكتوبر ألا تجدد اتفاقية تمتد إلى 31 ديسمبر، بقيت زيارات أكتوبر ونوفمبر وديسمبر في مكانها، لأنك ما زلت تدفع ثمنها. وإن كنت قد حددت بنفسك تاريخ نهاية أبكر، فالأبكر هو المعتمد.
• تأكيد التجديد بتاريخ انتهاء جديد ينقل تاريخ النهاية إلى التاريخ الجديد، لكن بشرط أن يكون التاريخان متطابقين من قبل، أي أنك قبلت التاريخ المقترح. أما القالب الذي يتكرر بلا نهاية فيبقى كذلك، وتاريخ النهاية الذي اخترته أنت يبقى حيث وضعته.

وإنهاء العقد لا يؤرشف القالب. يبقى القالب حيث تجده، وتستمر الزيارات المشمولة بالعقد كما هي مجدولة. وبعد مرور تاريخ النهاية يظهر في سطر جدوله "انتهى في" مع التاريخ.

عند توليد مهمة

كل مهمة مولَّدة تصل قائمة مهام المسؤول. يعمل على القائمة، يرفق صوراً، يسجّل أي مصروفات (قطعة بديلة مثلاً)، ويضع كمنجَز. يتقدّم التكرار تلقائياً.

في الزيارة، ما تطلبه خطوة الإنجاز (أي مستندات تُرفق وأي حقول تُملأ) يحدّده سير عمل المهام المتكررة (الإعدادات ← التخصيص ← سير العمل ← المهام المتكررة)، وليس نموذجاً ثابتاً: يمكن لمسؤول مساحة العمل إضافة خانات مرفقات أو حقول إدخال لخطوة المُشغِّل فتظهر عند الإنجاز. وما يُلتقط يظهر ضمن مستندات سير العمل للمهمة، وأي خطوات مراجعة/اعتماد لاحقة (مدير العقار، المدير العام) تُعتمد أو تُعاد بنفس طريقة الصيانة.

تحدّ الخطة المجانية قوالب المهام المتكررة بـ 10 قوالب. الخطط المدفوعة بلا حد.

الصيانة مقابل المتكررة: متى تستخدم كل واحدة

الأدوار والصلاحيات

لا يوجد دور اسمه «الصيانة». أربعة خيارات في محرر الأدوار تحدّد من يفعل ماذا، وهي منفصلة حتى لا يحصل الفني على صلاحيات المدير:

ومن بيده الخطوة الحالية في مسار عمل الصيانة يستطيع دائمًا التصرف في ذلك الأمر، بهذه الخيارات أو بدونها: تسليمك الخطوة هو نفسه التفويض بإنهائها.

أما القوالب المتكررة فلها خيار مستقل: إدارة المهام المتكررة.

ويمكنك تعديل ذلك كله. اقرأ الأدوار والصلاحيات ومرجع الصلاحيات.

طلبات السكان

يحصل السكان على حساب خاص بهم للإبلاغ عن أي عطل في مساكنهم بدل الاتصال بالمكتب. ولا يتحول ما يرسلونه إلى عمل قبل أن يطّلع عليه أحد موظفيك ويقبله.

بوابة السكان متوقفة في كل مساحة عمل، جديدة كانت أو قائمة، حتى يفعّلها مدير مساحة العمل من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام، تحت بوابة السكان. وهي غير متاحة في الخطتين المجانية والفردية، ويمكن تفعيلها خلال الفترة التجريبية.

للبدء:

1. فعّل بوابة السكان من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام.
2. افتح عقدًا ساري المفعول، واضغط إنشاء رابط الوصول في قسم السكان.
3. أرسل الرابط إلى المستأجر، فيدخل برقم جواله المسجل في العقد ويبلّغ عن أول مشكلة.
4. تصلك طلباته في الصيانة تحت تبويب طلبات السكان، فتقبلها أو ترفضها.

إيقاف البوابة يجمّدها. ما دامت متوقفة، تبقى طلبات السكان التي لم يُبتّ فيها معلّقة، فلا يمكن قبولها ولا رفضها، ولا يستطيع الساكن إرسال طلب جديد أو تعديل طلبه. أما الطلبات التي قبلتها من قبل فقد أصبحت طلبات صيانة عادية وتستمر كالمعتاد. ويحدث الأمر نفسه إذا لم تعد خطتك تشمل البوابة، كأن تنتهي الفترة التجريبية فينتقل حسابك إلى الخطة المجانية، أو تنتقل إلى الخطة الفردية، لذلك احسم الطلبات المنتظرة قبل أن توقف البوابة أو تغيّر خطتك.

الوصول يأتي من العقد

أنت لا تضيف السكان. العقد يذكر من يسكن أصلًا، لذلك يستطيع كل من ورد اسمه في عقد ساري المفعول تسجيل الدخول: المستأجر، أو ممثل المستأجر في عقود المنشآت. فلا حاجة لربط أحد يدويًا، ولا لتذكّر شيء حين ينتقل مستأجر.

يدخل المستأجر بنفسه، دون دعوة ودون انتظار. يفتح الرابط الذي ترسله له فتظهر صفحة «ادخل إلى سكنك»، فيكتب رقم الجوال المسجل في عقده ثم الرمز الذي يصله في رسالة نصية، وينتقل مباشرة إلى صفحة «طلباتي». وإن غيّر رقمه بعد توقيع العقد، يضغط «تغيّر رقمي» ويكتب رقمه الحالي ومعه رقم الهوية أو الإقامة المكتوب في العقد. وحين يعود لاحقًا، يفتح الرابط نفسه أو يدخل برقم جواله من صفحة تسجيل الدخول.

شخص غير مذكور في العقد. زوج أو ابن بالغ أو مشرف مبنى استعان به المستأجر أو مسؤول المرافق في منشأة مستأجرة. أضفه من القسم نفسه عبر إضافة شخص، واكتب السبب: تظهر هذه الملاحظة في السطر ليبقى مفهومًا بعد سنة.

طرف لا ترغب في وصوله. استخدم إلغاء الوصول في سطره. لا يتغير العقد، بل وصوله إلى البوابة فقط.

إيقاف ساكن، وإعادته

أداتان، ولكل منهما عمل مختلف.

إيقاف الطلبات الجديدة لساكن يُكثر من الإبلاغ، أو تحتاج أن يكلّمك أولًا. يتوقف عن فتح أي طلب جديد، ويبقى قادرًا على قراءة كل ما أرسله، بما في ذلك العمل الجاري. يُطلب منك سبب، ويظهر للساكن كما كتبته، فاكتبه له. وترفع الإيقاف متى شئت.

ويختلف مكان الإجراء باختلاف صلاحيتك. فمن يعتمد طلبات السكان يجد الإيقاف والسماح في سطر الساكن داخل قسم السكان في العقد، وهي الشاشة التي يعمل عليها أصلًا. ويستطيع مدير مساحة العمل فعل ذلك أيضًا من الإعدادات ← دليل المستخدمين ← السكان، وهي شاشة للمديرين فقط.

سحب صلاحية الدخول لوصول ما كان ينبغي أن يوجد أصلًا: مطابقة خاطئة، أو شخص انتحل صفة غيره. يفصل هذا الدخول عن العقد، فلا يعود قادرًا على الإبلاغ من خلاله، ولا على تسجيل الدخول مرة أخرى بالرقم نفسه. ويبقى قادرًا على قراءة ما أرسله سابقًا. هذه الأداة في الإعدادات ← دليل المستخدمين ← السكان في سطر ذلك الشخص، ولا يستخدمها إلا مدير مساحة العمل.

وإن كنت سحبت الصلاحية لأن الشخص الخطأ دخل على العقد، فلا حاجة لإعادة شيء: أرسل رابط الوصول من جديد ودع الشخص الصحيح يسجّل دخوله. وبمجرد دخوله يعود السطر إلى حالته الطبيعية.

تمييز السكان بنظرة واحدة

الإعدادات ← دليل المستخدمين ← السكان يعرض الجميع، ويظهر في السطر وسم حين يوجد ما يمنع ذلك الشخص:

• موقوف: أنت أوقفته. مرّر المؤشر على الوسم لقراءة السبب الذي كتبته.
• مستأجر سابق: لم يعد اسمه في عقد ساري المفعول. يقرأ طلباته السابقة، ولا يستطيع فتح طلب جديد.
• الصلاحية مسحوبة: سُحبت صلاحية دخوله ولم يسجّل أحد الدخول باسمه بعدها.
• لم يسجل الدخول بعد: لا يوجد دخول مرتبط به. هذا من تتابعه برابط الوصول.

والساكن الذي لا يظهر بجانبه وسم يستخدم البوابة دون قيود. ولعرض فئة واحدة استخدم التصفية أعلى القائمة، مثل «لم يسجلوا الدخول»، فهي أسرع طريقة لمعرفة من لم تصل إليه بعد.

عند انتهاء العقد

يتبع الوصول العقد وينتهي بانتهائه. لا يوجد ما تُطفئه.

• ما دام العقد ساريًا، وحتى بعد انتهاء مدته قبل إقفاله، يمكنهم الإبلاغ كالمعتاد. من لا يزال ساكنًا ومكيّفه معطّل لا ينبغي أن يُمنع لسبب شكلي.
• عند التجديد ينتقل الوصول تلقائيًا. العقد الجديد يذكر الأشخاص أنفسهم، فلا يحتاج أحد إلى فعل شيء.
• عند إقفال العقد لا يعود بإمكانهم فتح طلب جديد. يبقون قادرين على قراءة ما أرسلوه، وتوضح لهم الصفحة سبب اختفاء الزر.

ما يراه الساكن

يرى صفحة واحدة: الطلبات التي أرسلها، وزرًا لإرسال طلب آخر. لا يرى أبدًا طلبًا أرسله شخص آخر، حتى لو كان يشاركه السكن، ولا طلبًا فتحه أحد موظفيك.

إرسال طلب. يضغط الساكن «الإبلاغ عن مشكلة»، ويكتب المشكلة باختصار ويصف ما حدث، ويحدد مكانها: داخل مسكنه، أو «في المبنى، وليس داخل مسكني» إن كان العطل في مكان مشترك. ويرفق صورًا إن أراد، ثم يضغط «إرسال».

وفي كل طلب من طلباته يرى المرحلة التي وصل إليها: أُرسل، تمت الموافقة، العمل جارٍ، اكتمل. وما عدا ذلك مغلق حتى تفتحه أنت. في الإعدادات ← التخصيص ← بوابة السكان أربعة مفاتيح:

• الملفات المرفقة في كل خطوة من العمل
• القيم المسجلة في كل خطوة، مثل الملاحظات أو القراءات
• اسم من يقوم بالعمل
• تكلفة العمل

المفاتيح الأربعة مغلقة في البداية، فيرى الساكن التقدم فقط إلى أن تقرر غير ذلك.

تعديل الطلب. يستطيع الساكن تعديل ما كتبه ما دام الطلب بانتظار قرارك. فإذا قبلته ثبت الطلب ولم يعد قابلًا للتعديل، فيبقى كما قرأته حين اتخذت قرارك. وإذا رفضته ظهر له سببك وزر «عدّل وأعد الإرسال»، فيصحّح الطلب نفسه ويعيده إليك بالرقم نفسه، ويصلك إشعار لتنظر فيه من جديد.

ما يُبلَّغ به الساكن

ثلاثة أمور، كلها تخص طلبه هو:

• أنك قبلت الطلب،
• أنك رفضته، مع السبب الذي كتبته،
• أن العمل اكتمل.

ولا يُبلَّغ بالخطوات التي بينها. من يراجع الطلب وكم كلّف ومن نفّذ العمل أمور تخصك، والمفاتيح الأربعة أعلاه هي التي تقرر إن كان شيء من ذلك سيُعرض أصلاً.

ويظهر على الطلب الذي تغيّر منذ آخر اطلاع علامة جديد في صفحته، ويضغط عليها ليخفيها. ولا يوجد خلف ذلك بريد أو رسالة نصية حتى الآن، فيراها عند فتحه البوابة في المرة القادمة.

القرار، وإيقاف من يُلحّ

يظهر طلب الساكن في الصيانة تحت تبويب طلبات السكان مع عدّاد. زرّا القبول والرفض كلاهما على البطاقة. القبول يحوّله إلى طلب صيانة عادي ويبدأ مسار الصيانة المعتاد لديك، والرفض يطلب سببًا يقرؤه الساكن. ويصل إشعار إلى من عليه القرار، يفتح هذا التبويب على الويب لمن يملك صلاحية اعتماد طلبات السكان على ذلك العقار. أما من أُسندت إليه الخطوة دون هذه الصلاحية فيفتح له الإشعار صفحة المهمة، ويقبل الطلب منها، ويبقى الرفض لمن يملك الصلاحية.

من يستطيع القرار. صلاحية اعتماد طلبات السكان، ويملكها مدير العقار والمدير العام افتراضيًا. وهي منفصلة عن مراجعة أعمال الصيانة، لأن تقرير أن العمل ينبغي أن يحدث غير اعتماد عمل أُنجز. ولا تُمنح للفني عمدًا: من ينفّذ العمل لا يقرر هل يحدث.

مسار الاعتماد. يمر كل طلب بخطوة واحدة، «مراجعة طلب الساكن»، مسندة إلى مدير العقار. عند القبول يمكنك كتابة ملاحظة للساكن، وعند الرفض يلزمك ذكر السبب. ويمكن تعديل هذا المسار، كتحديد مهلة يُصعَّد الطلب بعدها إلى دور آخر، من الإعدادات ← التخصيص ← سير العمل ← اعتماد طلب الساكن.

من لا يتوقف عن الإرسال. أوقف طلباته الجديدة من قسم السكان في العقد أو من الإعدادات ← دليل المستخدمين ← السكان، كما في إيقاف ساكن، وإعادته. ويبقى الإيقاف ساريًا بعد تجديد العقد. وإن حصل شخص على وصول ما كان ينبغي أن يحصل عليه، يستطيع مدير مساحة العمل سحب صلاحية الدخول من القائمة نفسها، فلا يعود قادرًا على الدخول بالرقم نفسه.

لا يستهلك الساكن مقعد مستخدم مدفوعًا أبدًا، ولا يمكن منحه دورًا أو صلاحيات موظف. ومن سيعمل لديك يُدعى بصفته موظفًا بدلًا من ذلك.

ذو صلة

• سير العمل والاعتمادات
• الأموال
• الأدوار والصلاحيات