الصيانة والمهام المتكررة

وحدتان تغطّيان العمل التشغيلي لإبقاء العقار يعمل. الصيانة للطلبات المنفصلة (مستأجر يبلّغ عن صنبور يسرّب). المهام المتكررة للعمل المجدول (فحص إنذار حريق ربع سنوي، زيارة تنظيف شهرية).

طلبات الصيانة

يسجّل طلب الصيانة مشكلة في عقار أو في إحدى وحداته، غالباً بعد أن يبلّغك بها المستأجر.

التدفّق

١. الإبلاغ: يفتح عضو الفريق الصيانة → طلب جديد ويسجّل المشكلة: العقار، والوحدة إن كانت تخصّ وحدة، وعنواناً ووصفاً وأولوية. لا توجد بوابة للمستأجر، فالطلب يُدخله دائماً أحد أعضاء فريقك. ٢. الإسناد: يظهر الطلب في قائمة الصيانة. أسنده إلى فني داخلي أو إلى مورّد، إمّا بتسمية شخص أو بتوجيهه إلى دور. ٣. الحل: يضع الفني العمل كمنجَز ويرفق إثبات الإنجاز، مثل صور قبل وبعد. ٤. المراجعة والإغلاق: يمرّ الطلب عبر خطوات الاعتماد أدناه، وإغلاقه يسجّل التكلفة الإجمالية عليه.

سير الاعتماد الافتراضي

بعد انتهاء الفني، يمرّ الطلب عبر سلسلة اعتماد من أربع خطوات (قابلة للتخصيص في الإعدادات → سير العمل → الصيانة):

١. إجراء المشغل: يضع الفني العمل كمكتمل ويرفق إثبات الإنجاز (صور/فيديو). ٢. مراجعة مدير العقار: يراجع مدير العقار العمل، يرفق الفواتير، ويُدخل التكلفة الإجمالية (الكسور العشرية مقبولة، مثل 1,250.75). ٣. مراجعة المحاسب: يدقّق المحاسب الفواتير مقابل التكلفة، يرفق كشف الحساب اختيارياً، ثم يعتمد أو يُرجع الطلب إلى خطوة سابقة مع ملاحظة. ٤. تأكيد مدير العقار: يؤكد مدير العقار أن الكشف يطابق ما رُفع. إكمال هذه الخطوة يُغلق الطلب ويسجّل التكلفة الإجمالية عليه.

إغلاق الطلب لا يُنشئ لك سجل مصروف. إن أردت التكلفة في دفاترك فسجّلها من المصروفات.

يمكن لأي مراجع إرجاع الطلب إلى أي خطوة سابقة مع ذكر السبب. يُخطَر مسؤول تلك الخطوة ويسجّل السجل الزمني الجولة كاملة.

المستندات وسجل التدقيق

كل ملف مرفوع يظهر في ثلاثة أماكن على صفحة الطلب، لكلٍ منها دور مختلف:

• سجل المهمة (الخط الزمني): كل خطوة مكتملة تُدرج ما رُفع فيها مسبوقاً باسم الخانة (مثل «الفواتير · march.pdf»). يرى المراجعون ملفات الخطوات السابقة فوراً: يرى المحاسب فواتير مدير العقار قبل أن يعتمد.
• مستندات سير العمل، وهي العرض الحي المنظّم: صف لكل خانة رفع في كل خطوة للدورة الحالية. عند إرجاع خطوة وإعادة إكمالها، تبقى الملفات المستبدلة متاحة تحت الإصدارات السابقة، لترى بالضبط ما تغيّر بين جولات الرفض.
• الأدلة والملاحظات: السجل الدائم، مجمّعاً حسب الدورة (CYCLE #1، CYCLE #2، …). إعادة فتح الطلب تبدأ دورة جديدة؛ أدلة الدورات السابقة تبقى هنا.

حذف الوسائط (للمديرين)

يمكن للمديرين حذف أي ملف أو ملاحظة نهائياً، حتى على الطلبات المغلقة (مثل إزالة ملف خاطئ أو حساس). استخدم أيقونة الحذف على بطاقة دليل أو مستند سير عمل. الحذف يزيل الملف من الطلب وأرشيف المستندات والتخزين، ولا يمكن التراجع عنه.

الإشعارات

كل انتقال خطوة يُطلق إشعارات صندوق الوارد للأدوار المعنية. سير العمل الافتراضي يُخطر المسؤول عند الإسناد والمنسّق عند الإكمال. مديرو المساحة يمكنهم تعديل أي دور يُخطَر في أي خطوة. اقرأ سير العمل والاعتمادات.

المهام المتكررة

قالب مهمة متكررة يصف عملاً يحتاج التنفيذ على جدول: "افحص أجهزة إنذار الحريق في برج العليا كل ٩٠ يوماً". القالب يولّد مهمة فعلية كل مرة يُطلق فيها الجدول، مسندة لمن يحدده القالب.

إعداد قالب

افتح المتكررة ← قالب جديد. يقودك النموذج عبر أربع خطوات، ويعرض ملخصاً قبل الحفظ:

1. الأساسيات: العقار، والوحدة (أو على مستوى العقار)، وعنوان المهمة، ووصفها.
2. الجدولة: تاريخ أول تنفيذ، والتكرار (كل N أيام أو أسابيع أو أشهر أو سنوات)، ومتى يتوقف، ومتى تُرسل التذكيرات. تظهر أقرب ثلاث مرات تحت الحقول مباشرة حتى ترى الجدول الفعلي قبل الحفظ.
3. الإسناد: من ينفذ المهمة، دور أو شخص محدد. تختفي هذه الخطوة إن كانت وحدة الفريق مغلقة في مساحة العمل.
4. العقد والتجديد: اختياري. مبلغ عقد الخدمة وملاحظاته ومستنده، مع خيار تتبع تاريخ انتهائه.

احفظ. تُولَّد أول مهمة في تاريخ الجدول التالي.

التكرار حتى تاريخ، أو بلا نهاية

المهمة المتكررة إما أن تتكرر بلا نهاية أو حتى تاريخ محدد. والوضع الافتراضي بلا نهاية، وهو ما تعمل به كل القوالب التي أنشأتها سابقاً، فلم يتغير شيء تحت يدك.

حقل يتكرر حتى في خطوة الجدولة يبدأ عند بلا نهاية. غيّره إلى تاريخ محدد واختر اليوم الذي يتوقف عنده التكرار. والتاريخ داخل في الحساب: "يتكرر حتى 30 يونيو 2027" تعني أن زيارة 30 يونيو تحدث، والتي بعدها لا تحدث. أعده إلى بلا نهاية فتتكرر المهمة بلا نهاية من جديد.

ويمكنك تغيير رأيك متى شئت. تقصير الجدول يحذف المهام المجدولة بعد التاريخ الجديد، وتمديده يعيدها. أما المهمة التي بدأ أحدهم العمل عليها فتبقى في الحالتين، فتغيير التاريخ لا يلغي اعتماداً في منتصف طريقه.

ويجوز أن يكون تاريخ النهاية في الماضي، ويُحفظ دون تنبيه. بهذا تسجّل اتفاقية انتهت فعلاً.

تاريخ انتهاء العقد يقترح تاريخ نهاية. إذا عبّأت تاريخ انتهاء العقد في خطوة "العقد والتجديد"، تحوّل حقل يتكرر حتى إلى التاريخ نفسه، لأن السبب المعتاد لتوقف جدول الزيارات هو انتهاء الاتفاقية التي تدفع ثمنها. وهو اقتراح لا قاعدة. لا يملأ إلا حقلاً لم تلمسه، فلا يطمس تاريخاً اخترته أنت، ولك بعده أن تغيّره أو تعيده إلى بلا نهاية. ولا شيء يعيد كتابته لاحقاً، لا في هذا الحفظ ولا في أي حفظ بعده.

والحقلان مستقلان. حقل يتكرر حتى موجود دائماً في خطوة الجدولة، سواء أكنت تتبع عقداً أم لا، لأن موعد توقف العمل شأن من شؤون الجدول.

البتّ في تجديد العقد

مع اقتراب تاريخ الانتهاء تصلك مهمة تجديد تطرح سؤالاً واحداً: تجديد أم إنهاء؟ وجوابك يحرّك الجدول أيضاً.

• إنهاء العقد يوقف التكرار عند تاريخ انتهاء العقد، لا عند يوم القرار. فلو قررت في أكتوبر ألا تجدد اتفاقية تمتد إلى 31 ديسمبر، بقيت زيارات أكتوبر ونوفمبر وديسمبر في مكانها، لأنك ما زلت تدفع ثمنها. وإن كنت قد حددت بنفسك تاريخ نهاية أبكر، فالأبكر هو المعتمد.
• تأكيد التجديد بتاريخ انتهاء جديد ينقل تاريخ النهاية إلى التاريخ الجديد، لكن بشرط أن يكون التاريخان متطابقين من قبل، أي أنك قبلت التاريخ المقترح. أما القالب الذي يتكرر بلا نهاية فيبقى كذلك، وتاريخ النهاية الذي اخترته أنت يبقى حيث وضعته.

وإنهاء العقد لا يؤرشف القالب. يبقى القالب حيث تجده، وتستمر الزيارات المشمولة بالعقد كما هي مجدولة. وبعد مرور تاريخ النهاية يظهر في سطر جدوله "انتهى في" مع التاريخ.

عند توليد مهمة

كل مهمة مولَّدة تصل قائمة مهام المسؤول. يعمل على القائمة، يرفق صوراً، يسجّل أي مصروفات (قطعة بديلة مثلاً)، ويضع كمنجَز. يتقدّم التكرار تلقائياً.

ما تطلبه خطوة الإنجاز (أي مستندات تُرفق وأي حقول تُملأ) يحدّده سير عمل المهام المتكررة (الإعدادات ← الإعداد ← مسارات العمل ← المهام المتكررة)، وليس نموذجاً ثابتاً: يمكن لمسؤول مساحة العمل إضافة خانات مرفقات أو حقول إدخال لخطوة المُشغِّل فتظهر عند الإنجاز. وما يُلتقط يظهر ضمن مستندات سير العمل للمهمة، وأي خطوات مراجعة/اعتماد لاحقة (مدير العقار، المدير العام) تُعتمد أو تُعاد بنفس طريقة الصيانة.

تحدّ الخطة المجانية قوالب المهام المتكررة بـ١٠. الخطط المدفوعة بلا حد.

الصيانة مقابل المتكررة: متى تستخدم كل واحدة

الأدوار والصلاحيات

لا يوجد دور اسمه «الصيانة». أربعة خيارات في محرر الأدوار تحدّد من يفعل ماذا، وهي منفصلة حتى لا يحصل الفني على صلاحيات المدير:

ومن بيده الخطوة الحالية في مسار عمل الصيانة يستطيع دائمًا التصرف في ذلك الأمر، بهذه الخيارات أو بدونها: تسليمك الخطوة هو نفسه التفويض بإنهائها.

أما القوالب المتكررة فلها خيار مستقل: إدارة المهام المتكررة.

ويمكنك تعديل ذلك كله. اقرأ الأدوار والصلاحيات ومرجع الصلاحيات.

ذو صلة

• سير العمل والاعتمادات
• الأموال
• الأدوار والصلاحيات