الصيانة والمهام المتكررة

وحدتان تغطّيان العمل التشغيلي لإبقاء العقار يعمل. الصيانة للطلبات المنفصلة (مستأجر يبلّغ عن صنبور يسرّب). المهام المتكررة للعمل المجدول (فحص إنذار حريق ربع سنوي، زيارة تنظيف شهرية).

طلبات الصيانة

يبدأ طلب الصيانة بشخص — عادةً مستأجر، أحياناً مدير — يُشير إلى مشكلة.

التدفّق

١. الإبلاغ: المستأجر يُرسل عبر البوابة، أو يفتح عضو الفريق الصيانة → طلب جديد ويسجّل بالنيابة. ٢. الفرز: يظهر الطلب في صندوق الصيانة بحالة "جديد". يُسنده المنسّق إلى مورّد أو فني داخلي، يحدّد الأولوية، يختار اتفاقية مستوى الخدمة. ٣. الجدولة: يختار المسؤول نافذة زيارة. يُخطر المستأجر. ٤. الحل: يضع الفني العمل كمنجَز، يرفق صور قبل/بعد، يسجّل القطع المستخدمة. ٥. التحقق: يؤكد المنسّق الإصلاح، يوقّع المستأجر بالموافقة (اختياري لكن موصى به). ٦. الإغلاق: إن كلّفت القطع/العمل مالاً، يُنشأ مصروف مرتبط تلقائياً. يُؤرشف الطلب.

سير الاعتماد الافتراضي

بعد انتهاء الفني، يمرّ الطلب عبر سلسلة اعتماد من أربع خطوات (قابلة للتخصيص في الإعدادات → سير العمل → الصيانة):

١. إجراء المشغل — يضع الفني العمل كمكتمل ويرفق إثبات الإنجاز (صور/فيديو). ٢. مراجعة مدير العقار — يراجع مدير العقار العمل، يرفق الفواتير، ويُدخل التكلفة الإجمالية (الكسور العشرية مقبولة، مثل 1,250.75). ٣. مراجعة المحاسب — يدقّق المحاسب الفواتير مقابل التكلفة، يرفق كشف الحساب اختيارياً، ثم يعتمد أو يُرجع الطلب إلى خطوة سابقة مع ملاحظة. ٤. تأكيد مدير العقار — يؤكد مدير العقار أن الكشف يطابق ما رُفع. إكمال هذه الخطوة يُغلق الطلب، وتُغذّي التكلفة الإجمالية سجل المصروف.

يمكن لأي مراجع إرجاع الطلب إلى أي خطوة سابقة مع ذكر السبب — يُخطَر مسؤول تلك الخطوة ويسجّل السجل الزمني الجولة كاملة.

[!info] المساحات المُنشأة قبل صدور هذا التدفّق تحتفظ بسير العمل الثلاثي الأصلي حتى يضغط المدير إعادة التعيين إلى الافتراضي في محرّر سير العمل. الطلبات الجارية تُكمل دائماً على سير العمل الذي بدأت به.

المستندات وسجل التدقيق

كل ملف مرفوع يظهر في ثلاثة أماكن على صفحة الطلب، لكلٍ منها دور مختلف:

• سجل المهمة (الخط الزمني) — كل خطوة مكتملة تُدرج ما رُفع فيها مسبوقاً باسم الخانة (مثل «الفواتير · march.pdf»). يرى المراجعون ملفات الخطوات السابقة فوراً — يرى المحاسب فواتير مدير العقار قبل أن يعتمد.
• مستندات سير العمل — العرض الحي المنظّم: صف لكل خانة رفع في كل خطوة للدورة الحالية. عند إرجاع خطوة وإعادة إكمالها، تبقى الملفات المستبدلة متاحة تحت الإصدارات السابقة — لترى بالضبط ما تغيّر بين جولات الرفض.
• الأدلة والملاحظات — السجل الدائم، مجمّعاً حسب الدورة (CYCLE #1، CYCLE #2، …). إعادة فتح الطلب تبدأ دورة جديدة؛ أدلة الدورات السابقة تبقى هنا.

حذف الوسائط (للمديرين)

يمكن للمديرين حذف أي ملف أو ملاحظة نهائياً — حتى على الطلبات المغلقة (مثل إزالة ملف خاطئ أو حساس). استخدم أيقونة الحذف على بطاقة دليل أو مستند سير عمل. الحذف يزيل الملف من الطلب وأرشيف المستندات والتخزين، ولا يمكن التراجع عنه.

الإشعارات

كل انتقال خطوة يُطلق إشعارات صندوق الوارد للأدوار المعنية. سير العمل الافتراضي يُخطر المسؤول عند الإسناد والمنسّق عند الإكمال. مديرو المساحة يمكنهم تعديل أي دور يُخطَر في أي خطوة — اقرأ سير العمل والاعتمادات.

[!info] في الخطة المجانية، طلبات الصيانة محدودة بـ١٠ على عمر المساحة. عند بلوغ الحد ستُطلب منك الترقية. الخطط المدفوعة بلا حد.

المهام المتكررة

قالب مهمة متكررة يصف عملاً يحتاج التنفيذ على جدول: "افحص أجهزة إنذار الحريق في برج العليا كل ٩٠ يوماً". القالب يولّد مهمة فعلية كل مرة يُطلق فيها الجدول، مسندة لمن يحدده القالب.

إعداد قالب

افتح المتكررة → قالب جديد:

• الاسم والفئة (فحص، تنظيف، صيانة، التزام، إلخ).
• العقار والوحدة (أو على مستوى العقار).
• الجدول: كل N أيام/أسابيع/أشهر، أو في أيام أسبوع محددة، أو في يوم ثابت من الشهر.
• المسؤول الافتراضي (عضو فريق أو جهة اتصال مورّد).
• قائمة فرعية اختيارية بمهام جزئية.

احفظ. تُولَّد أول مهمة في تاريخ الجدول التالي.

عند توليد مهمة

كل مهمة مولَّدة تصل قائمة مهام المسؤول. يعمل على القائمة، يرفق صوراً، يسجّل أي مصروفات (قطعة بديلة مثلاً)، ويضع كمنجَز. يتقدّم التكرار تلقائياً.

ما تطلبه خطوة الإنجاز — أي مستندات تُرفق وأي حقول تُملأ — يحدّده سير عمل المهام المتكررة (الإعدادات ← الإعداد ← مسارات العمل ← المهام المتكررة)، وليس نموذجاً ثابتاً: يمكن لمسؤول مساحة العمل إضافة خانات مرفقات أو حقول إدخال لخطوة المُشغِّل فتظهر عند الإنجاز. وما يُلتقط يظهر ضمن مستندات سير العمل للمهمة، وأي خطوات مراجعة/اعتماد لاحقة (مدير العقار، المدير العام) تُعتمد أو تُعاد بنفس طريقة الصيانة.

تحدّ الخطة المجانية قوالب المهام المتكررة بـ١٠. الخطط المدفوعة بلا حد.

الصيانة مقابل المتكررة — متى تستخدم كل واحدة

[!tip] إن كان العمل تفاعلياً (أحدهم أبلغ عن مشكلة)، فهو طلب صيانة. إن كان مدفوعاً بالتقويم (سيحدث في اليوم نفسه بصرف النظر عن الشكاوى)، فهو مهمة متكررة.

الأدوار والصلاحيات

افتراضياً، دور الصيانة يستطيع عرض الطلبات وإسنادها وحلّها. دور المدير يستطيع كل شيء بالإضافة إلى الحذف وتعديل القوالب. يمكنك التعديل — اقرأ الأدوار والصلاحيات.

ذو صلة

• سير العمل والاعتمادات
• الأموال
• الأدوار والصلاحيات