التقارير: مجموعات وأقسام وفترة واحدة

مجموعات التقارير الخمس، كيف يقرأ كل قسم الفترة، الأرقام المحجوبة، العروض المحفوظة، والتصدير.

في هذه الصفحة

مركز التقارير يجيب سؤالًا واحدًا: ما الذي جرى، على أي عقارات، وفي أي تواريخ، بصيغة تصلح لإرسالها إلى مالك أو محاسب. تفتحه من التقارير في تطبيق الويب.

تقرير أم قائمة؟

القوائم موجودة أصلًا: العقود والمدفوعات والذمم والمصروفات كلها تُصفّى وتُستعرض جيدًا. لكن القائمة عرض حي للحظة الحالية: لا تذكر فترة، ولا تشرح طريقة الاحتساب، وأرقامها تتغير في المرة القادمة التي تفتحها فيها.

التقرير عكس ذلك بالتصميم: يذكر الفترة التي قرأها، ويذكر طريقة حسابه، ويعيد النتيجة نفسها إذا شغّلته مرة أخرى على الفترة نفسها. هذا هو الفرق كله، وعليه تقوم كل قاعدة في هذه الصفحة.

المجموعات الخمس

التقارير مرتبة في خمس مجموعات، وكل مجموعة تحوي أقسامًا. القسم هو التقرير نفسه: سجل بعنوان وأعمدة وإجماليات.

المجموعةما تجيب عنه
الماليةكشف الإيجارات، أعمار المتأخرات، المستحق تحصيله، ما تم تحصيله وكيف وصل، المصروفات، وما يتبقى لكل عقار
التأجيرالعقود الجديدة، التجديدات، عروض التأجير، ما ينتهي قريبًا، ما ليس موثقًا في إيجار، الإشغال، وسجل العقود
التشغيلطلبات الصيانة وزمن إنجازها، تكاليفها، الأعمال الدورية، عقود الخدمات، خطوات الاعتماد، وسجل العقارات والوحدات
للمالكعقارات مالك واحد وما جرى عليها. لا تعمل قبل اختيار المالك
الملخص التنفيذيصفحة واحدة تجمع أرقام المجموعات الأربع الأخرى

لن ترى بالضرورة الخمس. المجموعة التي لا تملك صلاحية تشغيل أي قسم فيها لا تظهر لك أصلًا، بدلًا من أن تظهر فارغة.

الفترة، وكيف يقرأها كل قسم

تحمل المجموعة فترة واحدة تختارها من الأعلى: هذا الشهر، الشهر الماضي، هذا الربع، الربع الماضي، السنة المالية الحالية أو الماضية، من بداية السنة المالية حتى اليوم، آخر 30 يومًا، آخر 90 يومًا، أو فترة مخصصة. السنة المالية تبدأ من الشهر المضبوط في إعدادات المالية لمساحة العمل، لا من يناير بالضرورة.

الأقسام لا تقرأ تلك الفترة بالطريقة نفسها، وهذا مقصود. لكل قسم سطر تحت عنوانه يذكر ما قرأه فعلًا:

  • خلال الفترة: حركة داخل المدى، مثل ما تم تحصيله أو المصروفات المسجلة.
  • كما في تاريخ: رصيد في لحظة واحدة، مثل أعمار المتأخرات أو سجل العقود. الفترة التي تنتهي في المستقبل تُقرأ كما هو اليوم، لأن لا أحد يستطيع إخراج رصيد في لحظة لم تحدث.
  • من اليوم إلى الأمام: نظرة أمامية تتجاهل الفترة المختارة تمامًا وتبدأ من اليوم، مثل العقود المنتهية قريبًا. يحمل هذا القسم وسم يبدأ من اليوم حتى لا يُقرأ على أنه الربع الذي اخترته.

من أين جاءت هذه الأرقام

كل قسم يحمل زر من أين جاءت هذه الأرقام. يفتح لوحة تذكر الفترة التي قرأها القسم، وطريقة الاحتساب بالتفصيل، وطبيعة المبالغ (إجمالي أو صافي أو ضريبة)، وما هو محجوب عنك، وأي صفحة أخرى في النظام تحتسب الرقم نفسه بالطريقة نفسها.

اقرأ هذه اللوحة قبل إرسال التقرير إلى مالك. هي المكان الذي يشرح لماذا رقمٌ هنا يختلف عن رقم في لوحة التحكم، وفي الغالب يكون السبب مهلة تأخر مختلفة أو فترة مختلفة، لا خطأ في الحساب.

الأرقام المحجوبة

صلاحيات المبالغ تُمنح لكل عقار على حدة، والتقارير تحترمها كما تحترمها بقية الصفحات. المبلغ الذي لا تملك صلاحية رؤيته يظهر فارغًا أو بقفل، ولا يظهر أبدًا كصفر.

القاعدة على الإجماليات أشد: لا يظهر الإجمالي إلا إذا شملت صلاحيتك كل عقار داخل نطاق التقرير. المجموع المحسوب على جزء من النطاق رقم خاطئ يبدو صحيحًا، وهو أخطر من غيابه. إذا كانت صلاحيتك تشمل بعض العقارات دون بعضها، يذكر التقرير ذلك في سطر أعلى الصفحة حتى لا تقرأ الأسطر الظاهرة على أنها المحفظة كاملة. تفاصيل صلاحيات المبالغ في الأموال.

مجموعة المالك

هذه المجموعة الوحيدة التي ترفض العمل قبل أن تحدد شيئًا: اختر المالك أولًا. لا يوجد خيار افتراضي، لأن التقرير المعنون باسم مالك والمليء بعقارات غيره لا يبدو معطوبًا، وهذا أسوأ ما فيه.

الملكية تُقرأ من مكانين: حصة مسجلة على العقار، أو حقل المالك في إعدادات العقار. العقار الذي لا يحمل أيًا منهما لا يظهر هنا مهما كان مالكه معروفًا لديكم، فإن نقص عقار تتوقعه فاضبط المالك في إعدادات ذلك العقار.

الملخص التنفيذي

صفحة واحدة، وكل رقم فيها مأخوذ من قسم في مجموعة أخرى ومحسوب هناك بالطريقة نفسها. لهذا لا يمكن أن يختلف رقم في الملخص عن الرقم في التقرير الذي جاء منه.

الأرقام مرتبة في مجموعات، وكل مجموعة تذكر الفترة التي قرأتها: التحصيل خلال الفترة، والمتأخرات كما في تاريخ، والعقود المنتهية من اليوم إلى الأمام. هذا سبب وجود المجموعات: لا يصح سطر فترة واحد فوق أرقام قرأت ثلاث فترات مختلفة.

الأعمدة والعروض المحفوظة

بعض السجلات عريضة، فتبدأ بأعمدة افتراضية مختارة. زر الأعمدة يضيف أو يخفي ما تريد، والاختيار ينتقل إلى الملف الذي تصدّره، فلا يختلف ما على الشاشة عمّا في التصدير.

احفظ هذا العرض يحفظ المجموعة والفترة والتصفية والأعمدة باسم تختاره، ليعود الفريق إلى التقرير نفسه دون إعادة ضبطه كل شهر.

تصدير التقرير

تصدير يخرج التقرير بصيغتين:

  • CSV: جدول واحد لكل قسم، وصفحة معايير في نهايته. الصيغة المناسبة لفتح الأرقام في أداة أخرى.
  • XLSX: مصنّف كامل بغلاف وفهرس وورقة لكل قسم وورقة معايير. الصيغة المناسبة للإرسال إلى مالك أو محاسب.

الملفات الكبيرة تُجهَّز في الخلفية، فتظهر في التصديرات الأخيرة وتتحدث حالتها وحدها. يذكر كل ملف في ورقة معاييره من طلبه ومتى وبأي فترة وتصفية، وما كان محجوبًا عن طالبه. تنتهي صلاحية الملف بعد 14 يومًا من إنشائه، فأعد التصدير بعدها بدلًا من الاعتماد على رابط قديم.

من يرى التقارير

فتح الشاشة يحتاج صلاحية عرض التقارير، وكل قسم يحتاج بعدها صلاحية موضوعه: قسم عن المدفوعات يحتاج من يقرأ المدفوعات، وقسم عن الصيانة يحتاج من يقرأ الصيانة. لهذا يرى شخصان مجموعتين مختلفتين على المساحة نفسها، ويرى أحدهما أقسامًا لا يراها الآخر.

القسم الذي لا تملك صلاحيته غير موجود بالنسبة لك، لا معروض وفارغًا. التفاصيل في الأدوار والصلاحيات.