الأموال: المدفوعات، الذمم، المصروفات، الودائع

أربع وحدات تتتبّع كل ريال يتحرّك في محفظتك. كلٌ منها دفتر منفصل، وتترابط في نقاط واضحة. إليك النموذج.

الوحدات الأربع

الذمم

عند إنشاء العقد، يولّد النظام ذمة لكل قسط إيجار مجدول. عقد شهري لسنة ← 12 ذمة؛ ربع سنوي ← 4 ذمم؛ وهكذا. صفحة الذمم (/app/receivables) هي مقرّ عمل التحصيل: ما هو مستحق، على مَن، متى، وما المتأخر.

كل ذمة لها تاريخ استحقاق ومبلغ وحالة (قادمة، مستحقة، متأخرة، مدفوعة). تُبرز لوحة التحكم الذمم المتأخرة والمستحقة هذا الأسبوع ليعرف فريق التحصيل أين يركّز.

يُظهر عمود منذ آخر دفعة في تبويب المتأخرة عدد الأيام منذ آخر دفعة سدّدها المستأجر على تلك الذمة، وهو مؤشر سريع على وتيرة التحصيل. وإذا لم يسبق للمستأجر أن دفع عليها، يُحتسب العدد من تاريخ الاستحقاق بدلاً من ذلك؛ أما الذمة التي لم يحن موعد استحقاقها بعد فتظهر بشرطة.

يمكنك تقسيم ذمة (دفع جزئي)، تأجيلها (مع سبب)، أو شطبها (مع سبب). كل إجراء يُسجَّل للسجل التدقيقي.

الذمم المشطوبة تبقى قابلة للتتبع والاسترجاع. اختر مشطوب في فلتر الحالة لعرضها؛ وتعرض صفحة تفاصيل الذمة مَن شطبها ومتى والمبلغ والسبب. يمكن للمدير أو المحاسب استرجاع الشطب (من قائمة إجراءات الصف أو من صفحة التفاصيل) فيعود المبلغ مستحقاً (يظهر مجدداً في التحصيل ولوحة المعلومات وتخصيص الدفعات). يعمل الاسترجاع حتى لو أُنهي العقد لاحقاً: يصبح المبلغ ديناً قابلاً للتحصيل مرة أخرى. سجل الشطب لا يُحذف أبداً. يسجّل الاسترجاع مَن قام به ومتى.

المدفوعات القادمة

صفحة الذمم تحوي تبويب القادمة بجانب المتأخرة والمدفوعة. افتراضياً يعرض 90 يوماً من الأقساط المجدولة، وهي النافذة المتدرّجة القياسية لتوقّع التدفّق النقدي القريب.

تحتاج أفقاً مختلفاً؟ استخدم مرشّح نطاق التاريخ في أعلى الجدول. أنماط شائعة:

• "ما المستحق الأسبوع القادم": حدّد النطاق إلى الأيام السبعة القادمة.
• "ما المتوقّع هذا الربع": أبقِ النافذة الافتراضية 90 يوماً.
• "كل عقود السنة القادمة": حدّد النطاق من يناير إلى ديسمبر القادم.

كل صف يعرض: رقم الدفعة في العقد، تاريخ الاستحقاق، المستأجر، العقار/الوحدة، والمبلغ. اضغط أي صف للقفز إلى العقد للسياق.

مقارنتان للتذكّر:

• تبويب المتأخرة يضم كل ما تجاوز تاريخ استحقاقه. مُلوَّن بالأحمر: هو قائمة عمل فريق التحصيل اليومية.
• تبويب القادمة للتخطيط بحت. تنتقل البنود من القادمة ← مستحق هذا الأسبوع ← متأخر ← مدفوع تلقائياً مع مرور الوقت ووصول المدفوعات.

الدفعات المخصومة

يستطيع المشرف منح خصم متفاوَض عليه على الدفعات المجدولة للعقد (اقرأ الإيجارات والعقود). وأينما ظهر ذلك القسط (قائمة الذمم، تبويب القادمة، نموذج تسجيل الدفعة) سترى المبلغ المخفَّض مع وسم مخصوم، ويحمل تصدير CSV عموداً للخصم. تُطالب تذكيرات الإيجار بالمبلغ المخفَّض أيضاً، والقسط المخصوم بالكامل يخرج من التحصيل نهائياً. وفي لوحة التحكم يظهر رقم «الخصومات الممنوحة» (عند وجودها) ويفتح تفصيلاً لكل عقد.

الخصم ليس شطباً: الشطب تخلٍّ عن تحصيل مبلغ مستحق أصلاً، أما الخصم فتخفيض اتفقت عليه مع المستأجر على دفعة مجدولة. لكلٍ منهما سجله التدقيقي الخاص، وإزالة الخصم تُعيد المبلغ الأصلي مستحقاً.

المدفوعات

الدفعة مال استلمته من المستأجر. افتح المدفوعات ← تسجيل دفعة لتسجيلها:

• اختر المستأجر (جهة اتصال).
• اختر الذمة (أو الذمم) التي تنطبق عليها. يملأ النظام المبلغ مسبقاً.
• سجّل الطريقة (نقد، حوالة، شيك)، رقم المرجع، التاريخ.
• أرفق الإثبات (إيصال الحوالة، صورة الشيك).

تدخل المدفوعات سير عمل التحقق من المدفوعات: يُرسل المسجّل، يراجع المتحقق، وبعد الاعتماد تُرحَّل. الدفعات المعتمدة تُعلِّم ذممها كمدفوعة.

على أي قسط تُحتسب الدفعة؟

تُحتسب الدفعة على القسط الذي اخترته عند تسجيلها. إذا فتحت صف يوليو وسجّلت الدفعة منه، فهي تُسدِّد يوليو، حتى لو كان هناك قسط أقدم غير مدفوع.

يترتب على ذلك أمران:

• السداد بغير الترتيب يُبقي القسط الأقدم مفتوحاً. إذا كان يناير متأخراً وسجّلت دفعة على مارس، يُسدَّد مارس ويبقى يناير متأخراً، فتستمر تذكيراته وقد يُصعَّد. هذا هو السلوك المقصود: يناير لم يُدفع فعلاً. لتسديد يناير، سجّل الدفعة من صف يناير.
• الدفع المُقدَّم يبقى مُقدَّماً. الدفعة المسجّلة على قسط مستقبلي تُحفظ على ذلك القسط، ولا تُسحب إلى قسط أقدم، ولا تظهر كسداد لمبلغ متأخر.

أما الدفعة غير المرتبطة بقسط (مثل دفعة مُقدَّمة تُسجَّل من صفحة المدفوعات دون اختيار تاريخ استحقاق) فتُحتسب على أقدم مبلغ مستحق أولاً، ثم ما يليه.

في العقود متعددة الوحدات، يقوم «تسجيل دفعة العقد» بتوزيع دفعة واحدة على وحدات العقد. تُحتسب لكل وحدة القيمة الظاهرة في جدول التوزيع بالضبط، بما في ذلك أي قيمة تعدّلها يدوياً.

يعرض منتقي الأقساط القيمة الكاملة للقسط، مع المتبقي بين قوسين إذا كان جزء منه مدفوعاً، مثل: «1 يناير 2026: 26,250.00 ر.س (المتبقي 5,000.00 ر.س)».

المصروفات

المصروف مال صرفته على عقار: فواتير إصلاح، تنظيف، خدمات، ضرائب. افتح المصروفات ← تسجيل مصروف وسجّل:

• العقار + الوحدة (أو على مستوى العقار).
• المورّد (جهة اتصال).
• المبلغ + التاريخ + الفئة.
• أرفق الفاتورة، وأي مستندات أو حقول أخرى يطلبها سير العمل.

خانات المستندات وحقول الإدخال في نموذج تسجيل المصروف يحدّدها سير عمل التحقق من المصروفات: يضبطها مسؤول مساحة العمل من الإعدادات ← التخصيص ← سير العمل (إضافة خانة مرفق ثانية، جعل الفاتورة إلزامية، إضافة حقل إدخال مثل رقم مرجعي، …) ويتغيّر النموذج تبعًا لذلك: لا منتقي ملف واحد ثابت. ما ترفعه/تُدخله يُحفظ على سير العمل ويظهر ضمن مستندات المصروف.

تمرّ المصروفات بـسير عمل التحقق من المصروفات: مرسل، متحقق، ثم ترحيل. المصروفات المعتمدة تظهر في الربح والخسارة وعلى لوحة التحكم.

حدود الخطة المجانية: 100 قيد مصروفات على مدى عمر مساحة العمل. الخطط المدفوعة بلا حد.

فئات المصروفات

الفئات تقود تقارير المصروفات وتجميع الربح والخسارة على مستوى العقار. تأتي مساحة عملك بـتسع فئات مدمجة مزروعة عند الإنشاء:

• رسوم منصة إيجار
• رسوم حكومية
• صيانة
• مرافق
• رواتب
• تأمين
• تسويق
• خدمات مهنية
• أخرى

هذه الثماني (مع "أخرى") تغطّي معظم بنود التكاليف التشغيلية لمحفظة سعودية. أدِر القائمة من الإعدادات ← التخصيص ← فئات المصروفات: افتح الصفحة، أضف ما تشاء من فئات مخصصة ("صيانة المسبح"، "وقود المولِّد"، أي شيء يناسب كيف يُقارر محاسبك).

طرق الدفع

قائمة طريقة الدفع التي تظهر عند تسجيل دفعة أو تعليم مصروف كمدفوع (نقدًا، تحويل بنكي، شيك، مدى، منصة إيجار، أخرى) صارت قابلة للتخصيص. أدِرها من الإعدادات ← التخصيص ← طرق الدفع: أضف صفًا لكل حساب فعلي تحصّل فيه أو تدفع منه ("الراجحي (الرئيسي)"، "STC Pay"، "بنك الرياض (الودائع)")، حتى تُوسَم كل دفعة بالحساب الصحيح في دفاترك.

تنطبق القاعدة نفسها للحذف والاستعادة كما في الفئات. لكل طريقة زر حذف واحد: حذف طريقة مدمجة افتراضية، أو أي طريقة استُخدمت بالفعل في دفعة أو مصروف، يُخفيها (تختفي من كل قوائم تسجيل الدفع لكنها تبقى على سجلاتك، وقابلة للاستعادة من إظهار المحذوفة ← استعادة، أو استعادة الافتراضية)؛ أما الطريقة المخصصة غير المستخدمة التي أضفتها فتُحذف نهائيًا. الطرق التي تضيفها تظهر في كل مكان تُسجَّل فيه دفعة عبر الويب والجوال. حذف الطريقة لا يمسّ Odoo: يبقى ربط اليومية، فالطريقة المُستعادة تعمل فورًا.

الودائع

عند إنشاء العقد، يسجّل النظام التأمين الذي دفعه المستأجر (تدخل المبلغ أثناء إنشاء العقد). يُحتجز في سجل العقد: ليس ذمة ولا مصروفاً.

عند انتهاء العقد، افتح العقد واختر استرداد الوديعة. تُسجِّل المبلغ المعاد (الأصلي ناقص أي خصومات للأضرار)، ما خُصم ولماذا، وترفق الإثبات. يتحقق سير عمل استرداد الوديعة ويُرحِّل الاسترداد.

يعرض تسجيل دفعة الوديعة واسترداد الوديعة خانات المستندات وحقول الإدخال المضبوطة على سير العمل الخاص بكلٍّ منهما (الإعدادات ← التخصيص ← سير العمل ← دفعة الوديعة / استرداد الوديعة)، تمامًا كالمصروفات، فيُحفظ الإيصال/إثبات الاسترداد الذي ترفعه وأي حقول تملؤها على سير العمل ويُتحقق منها خلاله.

تدعم الودائع أيضاً خصومات أثناء التأجير: إن أتلف المستأجر شيئاً منتصف المدة وخصمتَ من الوديعة، يُسجَّل الخصم.

أين يظهر كل جزء؟

• لوحة التحكم: الإيرادات المتوقعة لهذا الشهر (مجموع الذمم المستحقة)، المحصَّل (مجموع المدفوعات المعتمدة)، المصروفات (مجموع المعتمدة).
• صفحة العقار: تجميع الربح والخسارة لكل عقار.
• صفحة العقود: الخط الزمني للذمم والمدفوعات لكل عقد.
• التقارير: تقارير مالية كاملة بحسب النطاق والمرشّحات.

حدود الخطة المجانية على عمر المساحة

"على العمر" تعني المجموع التراكمي منذ إنشاء المساحة، لا "100 شهرياً". عند بلوغ الحد على المجانية ستُطلب منك الترقية. اقرأ الخطط والفوترة.

لنظرة أعمق على كيفية تعامل عقار فلو مع المحاسبة العقارية من البداية للنهاية (من تجميع الربح والخسارة إلى فئات المصروفات السعودية إلى التصدير إلى Odoo)، اطّلع على برنامج محاسبة عقارية.

الدفع مرة واحدة لعقد متعدد الوحدات

عندما يستأجر المستأجر عدة وحدات ضمن عقد واحد ويدفع مبلغاً واحداً لقسط، لا حاجة لتسجيل دفعة لكل وحدة على حدة. استخدم تسجيل دفعة العقد (من صفحة العقد، أو من صف في الذمم المدينة، أو من أي زر تسجيل دفعة على عقد متعدد الوحدات، على الويب والجوال): اختر القسط، أدخل الإجمالي، ويُقسَّم المبلغ على الوحدات حسب المتبقّي على كل وحدة. جدول التقسيم قابل للتعديل: عدّل حصة أي وحدة طالما أن مجموع مبالغ الوحدات يساوي الإجمالي. تحتفظ كل وحدة بسجل دفعاتها الخاص، وتُعتمد المجموعة كلها معاً باعتماد واحد (إشعار واحد)، ويمكنك اعتماد المجموعة أو إرجاعها كاملة دفعة واحدة (الويب والجوال).

ولأن الدفعة الواحدة تتحول خلف الكواليس إلى عدة صفوف لكل وحدة، تُجمَّع قائمتا المال افتراضياً لترى الدفعة التي سجّلتها فعلاً لا التقسيم: يعرض سجل المدفوعات صفاً واحداً لكل دفعة عقد (وسّعه لرؤية التفصيل لكل وحدة)، وتعرض الذمم المدينة صفاً واحداً لكل قسط مع طيّ الوحدات تحته. على الويب يمكنك البحث في سجل المدفوعات بالمبلغ الإجمالي الذي سجّلته للعثور عليها. لنقل دفعة مجمّعة إلى قسط آخر، احذفها وأعد تسجيلها: لا يمكن إعادة ربط وحدة واحدة من المجموعة بمفردها.

تعرض كل وحدة أيضاً حالة الإيجار الخاصة بها (حالية / جزئية / متأخرة) بناءً على حصتها من الجدول، فقد تكون وحدة أرخص مسدَّدة بالكامل «حالية» بينما وحدة أغلى ما زالت مستحقة «جزئية» داخل العقد نفسه.

في صفحتي العرض والعقد، تكون قيمة كل وحدة شاملة الضريبة، أي حصتها من الإيجار والخدمات وضريبة القيمة المضافة، بحيث يكون مجموع قيم الوحدات مساوياً لإجمالي العقد. وسواء سعّرت بالإجمالي المقسَّم حسب المساحة أو أدخلت إيجاراً لكل وحدة، فالتقسيم يعمل بالطريقة نفسها.

عرض الأداء في لوحة المعلومات

تُظهر لوحة المعلومات أداء عقاراتك خلال فترة زمنية تختارها: إعداد جاهز (هذا الشهر، هذا الربع، هذه السنة، السنة الماضية، آخر 12 شهرًا) أو نطاق مخصّص من/إلى. اختيار سنة كاملة يُبقي العرض السنوي الكلاسيكي؛ وأي نطاق آخر يحوّل إلى عرض "النطاق" حيث تُقرأ بطاقات الأموال بصيغة "خلال الفترة"، وتتكيّف دقة الرسم البياني (يومي أو شهري أو أعمدة سنوية)، وتظهر ثلاث بطاقات إضافية:

• نشاط التأجير: عقود جديدة مقابل تجديدات (التجديد ليس عقدًا جديدًا) مقابل المغادرات، وصافي التأجير.
• صافي الدخل التشغيلي: المُحصّل ناقص المصروفات التشغيلية للفترة.
• متوسط الإشغال: الإشغال الحقيقي عبر الفترة كاملةً، لا اليوم فقط، بطريقتين: حسب الوحدات وحسب القيمة.

تكلفة الفرصة الضائعة تُقدّر الإيجار الذي خسرته بسبب الوحدات الشاغرة خلال الفترة، باستخدام أرقامك أنت فقط: تُسعّر كل وحدة شاغرة بالإيجار الكامل الذي حقّقته فعليًا آخر مرة (شاملاً الرسوم الخدمية وضريبة القيمة المضافة) أو، إن لم تُؤجَّر من قبل، بـالإيجار السنوي المتوقّع الذي حدّدته على الوحدة (العقارات ← الوحدة ← تعديل؛ أدخِله شاملاً الرسوم الخدمية وضريبة القيمة المضافة). الوحدات التي تفتقر إلى كليهما تُوسم لتنبيهك إلى تعبئة هذا الحقل. الشغور قبل اليوم يظهر كـ"إيجار مفقود"؛ وإن امتدّ نطاقك إلى المستقبل، تظهر الأيام الشاغرة المتبقية كـ"إيجار معرّض للخطر". أما خطة الثلاثة أشهر و"المنتهية خلال 30/60/90 يومًا" فتنظر دائمًا إلى الأمام من اليوم مهما كان النطاق المُختار.

إن كنت تُدخل عقودًا قديمة لوحدات امتلكتها قبل إضافتها هنا، فإن لوحة المعلومات تُرجِع تاريخ كل وحدة تلقائيًا إلى أقدم عقد لها، لتكون الفترات التاريخية صحيحة. أما الوحدة التي بقيت شاغرة لسنوات دون أي عقد مُسجّل، فحدِّد لها تاريخ متاحة منذ الاختياري (العقارات ← الوحدة ← تعديل). يُستخدم فقط لإظهار ذلك الشغور الأقدم في لوحة المعلومات.

إن كنت تستخدم المبيعات، فالوحدة الفارغة المعروضة للبيع لا تُحتسب شاغرة. من يوم عرضها للبيع (أو قبول عرض سعر لمشترٍ) حتى بيعها أو سحبها، لا تدخل أيامها الفارغة في تكلفة الفرصة الضائعة ولا في نسبتي الإشغال، وتظهر في لوحة المعلومات في سطر مستقل باسم معروضة للبيع. أما الوحدة التي تبيعها ومستأجرها فيها فلا يتغير شيء في حسابها، لأنها ما زالت تُدرّ إيجاراً.

الإشغال حسب الوحدات مقابل الإشغال حسب القيمة

تعرض لوحة المعلومات الإشغال برقمين، وغالبًا يختلفان.

حسب الوحدات يحسب الأبواب: نسبة أيام الوحدات المؤجرة. حسب القيمة يحسب المال: نسبة الإيجار الذي حققته فعلًا، مع ترجيح كل وحدة بقيمتها.

الفرق بين الرقمين هو الفائدة، ولا أحدهما أصح من الآخر. مبنى فيه أربع وحدات صغيرة مؤجرة ووحدة كبيرة شاغرة يقرأ 80% حسب الوحدات، لكن إذا كانت الوحدة الشاغرة تمثل نصف الإيجار فهو أقرب إلى 50% حسب القيمة. وعندما يقل الرقم حسب القيمة كثيرًا عن الرقم حسب الوحدات، فإن وحداتك الشاغرة هي الأغلى، وهذه مشكلة مختلفة تمامًا عن وجود شواغر صغيرة كثيرة.

يسمي القطاع هذين الرقمين الإشغال الفعلي والإشغال الاقتصادي.

كيف تُسعَّر الوحدة الشاغرة. بآخر إيجار حققته فعلًا، وإذا لم تؤجَّر من قبل فبقيمة الإيجار السنوي المتوقع التي تحددها على الوحدة (العقارات ثم الوحدة ثم تعديل، وأدخلها شاملة الخدمات وضريبة القيمة المضافة). أما الوحدة التي لا يوجد لها أي من الاثنين فتُستبعد من الحساب بالكامل بدل احتسابها بلا قيمة، وتخبرك البطاقة بعدد هذه الوحدات. إدخال هذه القيم يجعل الرقم أدق.

الرقم يمثل ما تقوله عقودك إنك حققته، لا ما تم تحصيله. أما وصول المال فيمثله معدل التحصيل المنفصل.

اختيار ما تراه. إذا كان رقمان أكثر مما تحتاج، يستطيع المشرف تحويل لوحة المعلومات إلى أحدهما من الإعدادات ← التخصيص ← لوحة المعلومات ← عرض الإشغال. هذا يغيّر ما يُعرض فقط ولا يغيّر أي رقم.

تعرض صفحة العقارات الرقمين نفسيهما كلقطة لليوم الحالي لا كمتوسط لفترة، لذا قد تعرض الصفحتان أرقامًا مختلفة في اليوم نفسه. كلاهما صحيح، وكل منهما يجيب على سؤال مختلف.

مهلة التأخر في لوحة المعلومات

تعدّ لوحة المعلومات الإيجار متأخراً فقط بعد أن يتجاوز تاريخ استحقاقه وأيضاً يتجاوز مهلة سماح، وهي فترة قصيرة قبل أن تُحتسب الدفعة المتأخرة عليك. والدفعة التي تصل ضمن مهلة السماح تبقى محتسبة في وقتها على لوحة المعلومات.

• يضبط المشرف قيمة افتراضية على مستوى مساحة العمل للمهلة من الإعدادات ← التخصيص ← لوحة المعلومات (30 يوماً افتراضياً).
• يستطيع المشرف تجاوز المهلة لعقد واحد من صفحة العقد، واتركها فارغة ليستخدم ذلك العقد القيمة الافتراضية لمساحة العمل.
• يختار خيار موضع التأخر (أيضاً من الإعدادات ← التخصيص ← لوحة المعلومات) هل يضع الرسم البياني علامة التأخر في الشهر الذي استُحق فيه الإيجار أم في الشهر الذي أصبح متأخراً فيه (بعد انقضاء المهلة). هو ينقل موضع العلامة فقط، أما إجمالي المتأخر فيبقى نفسه.
• يمكنك أيضاً إخفاء علامات التأخر كلياً (الإعدادات ← التخصيص ← لوحة المعلومات ← علامات التأخر) إن كان فريقك لا يريدها على الرسم، وهو خيار عرض فقط لا يغيّر أي رقم.
• تغيير أيٍّ من هذه الإعدادات، أو مهلة عقد ما، يحدّث لوحة المعلومات فوراً (دون الحاجة إلى تحديث الصفحة يدوياً).

أعمدة الرسم البياني أيضاً قابلة للنقر: انقر شهراً (أو يوماً/سنة) لترى بالضبط المجدول والمحصَّل والمتأخر خلفه.

سندات القبض

سند القبض ورقة مرقّمة تسلّمها لمن دفع، تُثبت أنك استلمت منه المبلغ. ويصدر من دفعة مسجّلة في النظام، فلا يحمل مبلغاً لم يُسجَّل، ولا يختلف عمّا في سجلاتك.

تحمل سندات القبض وسم تجريبي: ميزة جديدة ما زلنا نطوّرها. تعمل كما ينبغي، وإن لاحظت شيئاً على غير ما تتوقع فأخبرنا.

تفعيلها. يفعّل سندات القبض ويوقفها مدير مساحة العمل من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام على الويب. تجدها مفعّلة في مساحات العمل الجديدة، ومتوقفة في مساحات العمل التي أُنشئت قبل إطلاقها. فإن لم تجد زر «إصدار سند قبض» في صفحة الدفعة، ولا صفحة «سندات القبض» في القائمة الجانبية، فاطلب من مدير مساحة العمل تفعيلها. وإيقافها لا يحذف شيئاً: السندات الصادرة محفوظة، وتعود كما هي عند إعادة التفعيل.

إصدار سند.

1. افتح صفحة «المدفوعات»، ثم افتح الدفعة.
2. في قسم «سند القبض» اضغط «إصدار سند قبض».
3. راجع ما سيُطبع. المبلغ وطريقة الدفع يُنقلان من الدفعة ولا يُعدَّلان هنا. أما «استلمنا من السيد/السادة» و«وذلك مقابل» فيقترحهما النظام من العقد، ولك أن تغيّرهما. وإن كان الدفع بشيك فاكتب رقمه في «نقداً / شيك رقم» واسم البنك في «على بنك»، لأن الدفعة لا تحفظ هذين الحقلين.
4. اضغط «إصدار». ما أكّدته هنا هو ما يُطبع على السند ويبقى عليه.

للدفعات المعتمدة فقط. يمكن إصدار سند القبض بعد اعتماد الدفعة، وإن كانت تغطي أكثر من وحدة فبعد اعتماد أجزائها كلها. وإلى أن تُعتمد تظهر ملاحظة بذلك في صفحة الدفعة مكان زر الإصدار.

ما يُطبع على السند. السند بحجم نصف ورقة A4 بالعرض، عناوينه بالعربية والإنجليزية معاً، وتاريخه بالهجري والميلادي، وفي أسفله خانتا توقيع للمستلم والمحاسب. وتُطبع طريقة الدفع باسمها العربي، إلا طريقة أضفتها باسم إنجليزي فقط فتُطبع به. ولا يُطبع اسم مساحة العمل، لأنه اسم داخلي لك لا يعني شيئاً لمن دفع.

الشعار. يطبع السند شعار مساحة العمل المرفوع من الإعدادات ← التخصيص ← العلامة التجارية، ولا يوجد رفع منفصل للسندات. وإن لم يُرفع شعار صدر السند بترويسة خالية.

الترقيم. يبدأ من 0001 في كل مساحة عمل، ويزيد واحداً مع كل سند، ولا يتكرر رقم أبداً. والسند الملغي يحتفظ برقمه، فإن لاحظت رقماً ناقصاً في القائمة فهو على الأغلب سند ملغي، ويظهر حين تختار «إظهار السندات الملغاة».

صفحة «سندات القبض». تظهر في القائمة الجانبية لمن يملك صلاحية تسجيل الدفعات، وتعرض السندات الصادرة من الأحدث إلى الأقدم. ابحث فيها برقم السند أو باسم المستأجر، ومن قائمة كل سند تعرضه أو تنزّله أو تلغيه. والسندات الملغاة مخفية حتى تختار «إظهار السندات الملغاة».

العرض والتنزيل. «عرض السند» يفتحه على الشاشة كما سيُطبع دون أن يحفظ ملفاً، و«تنزيل السند» يحفظه مباشرة، ويوجد زر للتنزيل داخل نافذة العرض أيضاً. تجدهما في صفحة الدفعة وفي قائمة كل سند بصفحة «سندات القبض».

دفعة تغطي أكثر من وحدة. المستأجر سلّمك مبلغاً واحداً، فيصدر له سند واحد بإجماليه، وتُذكر الوحدات في سطر «وذلك مقابل». ويظهر السند نفسه في صفحة الدفعة لكل وحدة منها.

إلغاء سند. السند لا يُعدَّل ولا يُحذف. إن كان فيه خطأ فاضغط «إلغاء السند» من صفحة الدفعة أو من صفحة «سندات القبض»، واكتب السبب إن شئت، ثم أصدر سنداً جديداً. يبقى السند الملغي في السجل برقمه، وتظهر كلمة «ملغي» بعرض الورقة إن فتحته أو طبعته.

من يستطيع. إصدار السند وإلغاؤه لمن يملك صلاحية تسجيل الدفعات في عقار الدفعة. ومن لا يرى مبالغ الدفعات في عقار لا يستطيع فتح سنداته ولا تنزيلها، ولا تظهر له في القائمة.

في تطبيق الجوال. تصل سندات القبض إلى التطبيق ابتداءً من الإصدار 1.0.4، في بطاقة «سند القبض» بشاشة الدفعة. وعند الضغط على «إصدار سند قبض» تظهر نافذة تأكيد تعرض اسم الدافع والمبلغ وسطر «وذلك مقابل» كما ستُطبع، ولا يصدر السند إلا حين تؤكد. ولا تُعدَّل هذه الأسطر من الجوال، ويبقى سطرا الشيك والبنك فارغين، فإن احتجت إلى تعديل شيء منها فأصدر السند من الويب. وزر «تنزيل السند» يفتحه داخل التطبيق. أما الإلغاء وصفحة «سندات القبض» فمن الويب.

عندما يظهر المبلغ كنقاط

إذا ظهر الرقم على شكل •••• بدل مبلغ، فهذا يعني أن دورك لا يشمل صلاحية رؤية هذا النوع من المبالغ. مرّر المؤشر فوقه ليخبرك التلميح باسم الخيار الذي يحتاج مدير مساحة العمل إلى تفعيله بالضبط.

المبالغ مقسّمة إلى ستة أنواع، ويُمنح كل نوع على حدة، فمن الطبيعي أن ترى بعض الأرقام دون غيرها: قيمة العقد، وما تبقّى على المستأجر، وما تم دفعه، وما تم صرفه، والضمانات، والقيمة المتفق عليها في عقد الخدمة. مدير العقار مثلًا يرى عادةً ما تبقّى على المستأجر، دون أن يطّلع على قيمة العقد.

قيمة عقد الخدمة (عقد تأمين أو نظافة أو اتفاقية مالك محفوظة كقالب متكرر) نوع قائم بذاته، وتتبع صلاحية إدارة المهام المتكررة لا صلاحية المصروفات. فهي مبلغ اتُّفق على دفعه، لا مصروف تم تسجيله، لذلك يراها من يدير هذه العقود ولا يراها محاسب لا يتعامل معها.

وحين يكون هناك قرار بانتظارك، تظهر لك الأرقام التي تحتاجها لاتخاذه حتى لو كان دورك يخفيها عادةً، مع ملاحظة على الصفحة توضّح ذلك. وتعود إلى الإخفاء بعد أن تتصرف.

ذو صلة

• التقارير: مجموعات وأقسام وفترة واحدة
• الإيجارات والعقود
• برنامج محاسبة عقارية
• تكامل أودو للمحاسبة
• سير العمل والاعتمادات
• الإشعارات
• الخطط والفوترة