الإيجارات والعقود

العروض، العقود، استيراد إيجار، ومسار المستأجر من الاهتمام إلى التوقيع.

في هذه الصفحة

سير الإيجار يأخذ المستأجر المحتمل من الاهتمام إلى عقد موقّع نافذ، ثم يواصل تشغيل العقد حتى انتهاء مدته. تغطي هذه المقالة المسار من العرض إلى العقد، واستيراد إيجار، وكيفية إضافة العقود المباشرة (القائمة).

المسار من العرض إلى العقد الموقّع

جهة اتصال (مستأجر محتمل)
   │
   ▼
عرض إيجار  ──►  تفاوض  ──►  مقبول  ──►  عقد
   │
   ▼
اختياري: مرفوض / مسحوب  →  مؤرشف

١. جهة الاتصال: أدخل المستأجر المحتمل من جهات الاتصال → إضافة جهة اتصال. اختر "مستأجر" أو "مستأجر محتمل". ٢. عرض الإيجار: افتح الإيجارات → عرض جديد. اختر الوحدة وجهة الاتصال واقترح تواريخ البدء والانتهاء، وإجمالي قيمة الإيجار طوال مدة العقد (بدون ضريبة القيمة المضافة. يعرض المودال القيمة السنوية المضمَّنة كدليل ليطابق سطر "الإيجار السنوي" في إيجار)، وأي رسوم لمرة واحدة. احفظ العرض. يدخل خطوة "مسوّدة" في سير العمل. ٣. التفاوض: عدّل العرض مع تطوّر الشروط. كل نسخة تُسجَّل. ٤. القبول: عند موافقة المستأجر، علّم العرض كمقبول. ينشئ النظام عقداً من شروط العرض. يبقى العرض مؤرشفاً للسجل التدقيقي. ٥. العقد: أصبح نافذاً. تُولَّد الذمم لكل قسط إيجار مجدول؛ تُسجَّل الودائع؛ يظهر العقد على صفحتي العقار والوحدة.

استيراد إيجار

إن كنت تعمل تحت منظومة إيجار السعودية، لا حاجة لإعادة كتابة العقود. افتح العقود → استيراد من إيجار، ارفع PDF الموقّع، وأكّد الحقول المستخرجة. يقرأ النظام قالب إيجار (الأطراف، المدة، الإيجار، الجدول) ويُنشئ العقد مباشرة، دون الحاجة لعرض، لأن عقود إيجار منفّذة سابقاً. اطلع على صفحة استيراد عقود إيجار المخصصة لشرح كامل للتدفّق.

الاستخراج يعمل في الخلفية. بمجرد اختيار ملف PDF يتحول إلى مسودة تحمل اسم الملف، ويبدأ الاستخراج تلقائياً. يمكنك متابعته مباشرة، أو رفع ملفات أخرى في نفس الوقت (كل ملف يصبح مسودة مستقلة، حتى لعقارات مختلفة)، أو مغادرة الصفحة تماماً: لن يضيع شيء. عندما تصبح المسودة جاهزة يصلك إشعار قابل للنقر، ويظهر عدّاد بجوار زر إضافة عقد مباشر في صفحة العقود.

تبويب المسودات. تجد جميع مسوداتك في تبويب المسودات داخل صفحة إضافة عقد مباشر. من هناك يمكنك متابعة مسودة جاهزة (تفتح شاشة المراجعة المعتادة ثم نموذج العقد المعبّأ مسبقاً)، أو إعادة محاولة مسودة فشلت، أو حذف مسودة لم تعد بحاجتها. تختفي المسودة من القائمة لحظة إنشاء عقدها. وحذف المسودة يحذف ملف الـPDF المرفوع أيضاً.

الإضافة السريعة (أسرع طريقة للانطلاق). فعّل مفتاح الإضافة السريعة في شاشة الرفع وستتجاوز ملفات الـPDF الواضحة خطوة المراجعة بالكامل: يُنشأ العقد والمستأجر وأي وحدات ناقصة تلقائياً فور انتهاء الاستخراج، ويصلك إشعار عن كل ملف. يعمل هذا مع جميع أشكال العقود (وحدة واحدة أو عدة وحدات، إيجار ثابت أو متصاعد). وإذا تعذرت قراءة أي معلومة أو كانت غير واضحة (تاريخ ناقص، وحدة غير محددة، فترة تتداخل مع عقد قائم)، يتحول ذلك الملف ببساطة إلى حالة يحتاج مراجعة مع ملاحظة توضح السبب، فلا يمكن للإضافة السريعة أبداً إنشاء عقد خاطئ. لا تُسجَّل الدفعات تلقائياً (ملف الـPDF لا يذكر ما تم سداده)؛ سجّلها على كل عقد لاحقاً. عملياً: أنشئ عقاراتك، ثم ارمِ ملفات إيجار على كل عقار مع تفعيل الإضافة السريعة، وعد لتجد عقودك ومستأجريك جاهزين.

الجدول المستورد يطابق الـPDF تماماً. عندما يحتوي عقد إيجار على جدول دفعات متصاعد أو غير منتظم (إيجار يرتفع سنة بعد سنة، أو مبالغ مختلفة لكل قسط)، يملأ النظام جدول «تسجيل الدفعات» القابل للتعديل بنفس مبالغ كل صف بالضبط (لا بمتوسط ثابت)، ويساوي إجمالي العقد مجموع تلك الدفعات حتى الهللة. الأرقام التي تؤكّدها عند الاستيراد هي الأرقام التي تُحفظ، فلا شيء تتم مطابقته لاحقاً. ويمكنك تعديل أي صف قبل الحفظ إن احتاج الـPDF إلى تصحيح.

تحدّ الخطة المجانية استخراجات الـPDF بـ١٠ على مدى عمر مساحة العمل. الخطط المدفوعة بلا حد. اقرأ الخطط والفوترة.

العقود المباشرة (تسجيل العقود القائمة)

عند بدء استخدام النظام، غالباً ما تكون لديك عقود سارية من قبل. العقود → إضافة عقد مباشر تدفّق موجَّه لإدخالها:

١. اختر العقار والوحدة. ٢. أدخل شروط العقد (البدء، الانتهاء، الإيجار، الجدول). ٣. أخبر النظام أي ذمم سابقة دُفعت بالكامل أو جزئياً أو لا تزال مستحقة. ٤. أرسل. ينشئ النظام العقد ويُسقط الذمم والمدفوعات بأثر رجعي لتعكس الواقع.

العقود المباشرة لا تمر بخطوة العرض: تُعامل كنافذة من تاريخ البدء المحدد.

دورة حياة العقد

للعقد ثلاث حالات:

نافذ: بين تاريخ البدء والانتهاء. تُولَّد الذمم وفق الجدول؛ تُتحقَّق المدفوعات وفق سير العمل.
قارب على الانتهاء: خلال المهلة التي تحددها مساحة عملك لنوع العقد، وهي ٣٠ يوماً للسكني و٦٠ يوماً للتجاري افتراضياً. يظهر في تنبيهات لوحة التحكم؛ سير عمل انتهاء العقد قد يطلق تدفّق التجديد.
منتهٍ / مؤرشف: بعد تاريخ الانتهاء. يبقى للقراءة فقط؛ لا تستطيع إضافة مدفوعات أو ذمم جديدة، لكن تطّلع على السجلات.

متى يبدأ انتهاء العقد؟ يبدأ النظام سير عمل انتهاء العقد قبل تاريخ الانتهاء بعدد محدد من الأيام، وللعقود السكنية والتجارية مدة منفصلة لكل منهما. يتحكم مالكو الحساب بالاثنين من الإعدادات ← الإعدادات العامة ← العقود ← انتهاء العقود:

بدء انتهاء العقد السكني (أيام)، الافتراضي 30
بدء انتهاء العقد التجاري (أيام)، الافتراضي 60

خفّض الرقم ليصلك التنبيه لاحقاً، أو ارفعه لبدء قرار التجديد/الإنهاء مبكراً. الرقمان مستقلان، فيمكنك جعل التجاري أقصر من السكني إن كان ذلك يناسب طريقة عملك.

أي مدة يتبعها العقد؟ المدة الخاصة بنوعه، ونوع العقد هو نوع وحدته الرئيسية. لا يجمع العقد أبداً بين وحدات سكنية وتجارية: إذا حاولت وضع محل وشقة في نفس العرض أو العقد، يرفض النظام ويحدد الوحدة غير المطابقة. أنشئ لها عقداً منفصلاً.

وللسبب نفسه، لا يمكنك تغيير نوع الوحدة أثناء وجود عقد عليها (نافذ أو مجدول أو قارب على الانتهاء أو منتهٍ). أغلق العقد أولاً، أو اطلب من مدير مساحة العمل، إذ يمكنه تأكيد التغيير عند إدخال نوع الوحدة بشكل خاطئ من البداية.

العقد الذي أُنشئ قبل هذه القاعدة ويجمع النوعين يظل يعمل ويتبع مدة وحدته الرئيسية، لكن لا يمكن تجديده. أنهِ العقد وأنشئ عقداً منفصلاً لكل نوع.

التجديد عقد جديد: يُستنسخ العقد المنتهي كنقطة بداية وتُعدّل الشروط. يتم التجديد عبر مسار التجديد لا عبر نموذج في صفحة العقد. يفتح النظام هذا المسار تلقائياً عند اقتراب انتهاء العقد، وتتابعه أنت من المهام.

بدء تجديد لم يبدأه النظام

يفتح النظام قرار التجديد عند اقتراب انتهاء العقد. وهناك حالتان لا يصل إليهما وحده:

أن يكون العقد مقفلاً بالفعل ويرغب المستأجر في العودة؛
أن يكون المكتب قد قرر الإنهاء ثم عدل عن قراره.

في هاتين الحالتين يستطيع مدير مساحة العمل استخدام زر بدء إجراء التجديد في صفحة العقد. الزر لا يجدد العقد بنفسه، بل يفتح مسار التجديد نفسه، وتُدخل الشروط في خطوته الأولى كأي تجديد آخر.

تبدأ شاشة التجديد في الخطوة الأولى معبّأة من العقد الحالي وتتيح تعديل كامل الشروط التجارية قبل إنشاء النسخة الجديدة:

شروط العقد: تواريخ بداية/نهاية جديدة وتكرار الدفع (يتحدّث الإجمالي تلقائياً).
فترات التصعيد: أضف أو احذف أو عدّل الإيجار السنوي لكل فترة.
رسوم الخدمات وضريبة القيمة المضافة: تُنقل الكهرباء والغاز والمياه والخدمات العامة والمواقف وتبقى قابلة للتعديل مع الضريبة.
جدول الدفعات: جدول حيّ قابل للتعديل (مع تفصيل الإيجار/الخدمات/الضريبة) يمكنك ضبطه صفاً بصف قبل الإرسال.

مراجعة الانتهاء (تجديد أو إنهاء)

عند اقتراب العقد من تاريخ انتهائه، يفتح سير عمل انتهاء العقد خطوة مراجعة. هذه الخطوة للقرار فقط: يقرر المراجع تجديد أو إنهاء، ويرى الإجمالي الصحيح الشامل للعقد الحالي (الإيجار + رسوم الخدمات + ضريبة القيمة المضافة) للسياق. لا يُنشأ شيء بعد.

تجديد: الموافقة تبدأ سير عمل تجديد العقد. خطوته الأولى، بدء التجديد، هي محرّر شروط كامل بأسلوب العرض معبّأ مسبقاً من العقد الحالي: تواريخ البداية/النهاية الجديدة، الإيجار، تكرار الدفع، فترات التصعيد، رسوم الخدمات، ضريبة القيمة المضافة، وجدول دفعات حيّ (مع تفصيل الإيجار / الخدمات / الضريبة)، تماماً كإنشاء عرض جديد. وما لا تُغيّره يُرحّل من العقد الحالي. تعرض خطوات المراجعة اللاحقة (مدير العقار، المدير العام) تلك المسودة المُلتقطة للقراءة فقط لتتمكن من الموافقة أو الإرجاع، ولا يُنشأ إصدار العقد الجديد إلا بعد اكتمال الموافقة على سير العمل بالكامل.
إنهاء: سجّل السبب ودَع الإغلاق يجري.

على الجوال، تعمل خطوة الانتهاء بالطريقة نفسها (للقرار فقط)، لكن محرّر «بدء التجديد» الكامل متاح على الويب فقط حالياً، والتجديد الذي يُبدأ من الجوال يُرحّل جميع شروط العقد الحالي (الإيجار، الجدول، رسوم الخدمات، ضريبة القيمة المضافة) تلقائياً. ولضبطها بالتفصيل، افتح مهمة التجديد نفسها على الويب.

أي خانات مرفقات أو حقول إدخال أعدّها المدير على خطوات الانتهاء/التجديد/الإنهاء تظهر داخل هذه الخطوات مباشرة، وكل بوابة توفّر موافقة / إرجاع، تماماً كبقية سير العمل. يمكنك التصرف من صندوق المهام، أو من تنبيه الانتهاء في لوحة التحكم، أو من صفحة العقد نفسها. وبمجرد اكتمال التجديد يُنتج إصدار العقد التالي، ويتيح لك محدد الإصدارات في صفحة العقد التنقل بين الإصدار الأول والثاني والثالث… مع احتفاظ كل إصدار بمستنداته الخاصة.

الخصومات على الدفعات المجدولة

إذا تفاوضت مع مستأجر على تخفيف (شهر صعب، أو تخفيض على سبيل المجاملة)، يمكنك تطبيق خصم على دفعات بعينها في جدول دفعات العقد بدلاً من تعديل العقد نفسه:

مَن يستطيع ذلك: مشرفو مساحة العمل، وأي دور يمنحه المشرف صلاحية خصومات الدفعات من الإعدادات ← التهيئة ← الأدوار.
فردي أو جماعي: لكل صف في الجدول زر خصم، وزر إدارة الخصومات أعلى الجدول يطبّق مبلغاً ثابتاً أو نسبة مئوية على عدة دفعات غير مسدَّدة دفعة واحدة.
السبب إلزامي. كل خصم يُسجَّل (مَن طبّقه ومتى ولماذا)، ويبقى السجل ظاهراً على العقد.
العقد نفسه لا يتغيّر. تبقى المبالغ الموقّعة وإجمالي العقد كما تعاقدتَ تماماً (مطابقةً لـPDF إيجار)؛ يعرض الجدول المبلغ الأصلي مشطوباً بجانب المبلغ المخفَّض، ويستحق على المستأجر المبلغ المخفَّض. الدفعة المخصومة بالكامل تظهر بحالة «مُسوّاة (بخصم)».
إزالة الخصم تُعيد المبلغ: يعود المبلغ الأصلي مستحقاً على المستأجر، ويحتفظ السجل بالتطبيق والإزالة معاً.

الذمم والتذكيرات ولوحة التحكم تتبع المبالغ المخفَّضة تلقائياً. اقرأ الأموال. تُطبَّق الخصومات من الويب؛ ويعرضها تطبيق الجوال للاطلاع فقط.

إعادة جدولة الدفعات

عندما يحتاج المستأجر للدفع في تواريخ مختلفة، استخدم إعادة جدولة أعلى جدول الدفعات. تُغيّر إعادة الجدولة مواعيد استحقاق الدفعات المتبقية (يمكنك نقل التواريخ أو تقسيم دفعة إلى عدة دفعات أو دمج عدة دفعات في واحدة)، دون تغيير الإجمالي المستحق. (لتخفيض المبلغ المستحق أضِف خصماً بدلاً من ذلك، ويمكنك تضمين الخصومات ضمن إعادة الجدولة نفسها.)

اختر الدفعات غير المدفوعة ثم عدّل كل واحدة. تُصبح كل دفعة تختارها بطاقة مستقلة: أبقِ سطراً واحداً لنقل تاريخها فقط، أو أضِف أسطراً لتقسيمها على عدة تواريخ. لدمج الدفعات في واحدة، حدِّد دفعتين أو أكثر (يجب أن تشترك في نفس الوحدة وفترة الفوترة) ثم اضغط دمج؛ ويمكنك تقسيم بعض الدفعات ودمج أخرى في الطلب نفسه. يجب أن يساوي مجموع مبالغ كل بطاقة الإجمالي المتبقي لتلك البطاقة (المبالغ المدفوعة مسبقاً تبقى كما هي).
تمرّ عبر الاعتماد. إعادة الجدولة اقتراح يمرّ عبر سلسلة اعتماد، افتراضياً مدير التأجير ← المحاسب ← المدير العام (يمكن لمساحة عملك تغييرها من الإعدادات ← سير العمل). لا يتغيّر الجدول إلا بعد الاعتماد الكامل، ويمكن للمعتمِدين إرجاعه مع ملاحظات. تظهر طلبات الاعتماد في صفحة المهام وفي الإشعارات.
يمكنك رؤية ما آلت إليه الدفعة. بعد إعادة الجدولة، تبقى الدفعة الأصلية ظاهرة في الجدول كصف "أُعيدت جدولتها" مشطوب. وسّعه لترى الدفعات التي قُسّمت إليها أو دُمجت معها (بكامل التفاصيل). كما تعرض شارة أُعيدت جدولتها ×N وتبويب السجل عمليات إعادة الجدولة السابقة (من اقترحها ومتى طُبّقت وهل تضمّنت خصماً). يعرض السجل المُطبَّقة والمعلّقة افتراضياً، وتُخفى المقترحات المرفوضة أو الملغاة خلف زر "إظهار الكل" ليبقى السجل مرتّباً دون فقدان السجل.

يتم اقتراح إعادة الجدولة من الويب؛ ويعرض تطبيق الجوال المؤشر والسجل ويتيح للمعتمِدين التصرّف في مهامهم.

المستندات

كل عقد يحتفظ بمرفقات: الـPDF الموقّع، الملاحق، نسخ الهويات، الصور. مخزّنة بتشفير؛ ظهورها بحسب الصلاحية. يُنشئ النظام أيضاً PDF للعقد تلقائياً إن أردت نسخة قابلة للطباعة.

تعرض صفحة العقد أيضاً قسم مستندات سير العمل: خانة مسماة لكل ملف طلبه سير عمل عرض الإيجار (مثل «مسودة عقد إيجار»، «عقد إيجار النهائي»)، مثبّتة على العقد عند إنشائه. تظهر الخانات الفارغة أيضاً لتعرف ما الذي ما زال ناقصاً بنظرة واحدة. يمكن للمشرفين ومديري العقود رفع الملفات أو حذفها في كل خانة، على الويب وفي تطبيق الجوال.

مستند العقد المحدد

يمكن تحديد خانة مرفقات واحدة في سير عمل عرض الإيجار كـمستند العقد، أي الملف الذي يُعدّ العقد الموقّع الرسمي للوحدة (في سير العمل الافتراضي: خانة «عقد إيجار نهائي»). هذا التحديد يشغّل زر تنزيل العقد بنقرة واحدة في سجل عقود الوحدة وفي العقار ← المستندات ← عقود الوحدات. لتغييره افتح الإعدادات ← مسارات العمل ← عرض الإيجار وفعّل مستند العقد على الخانة التي يُرفع فيها الملف الموقّع النهائي. خانة واحدة فقط يمكن أن تحمل التحديد، وتفعيل خانة جديدة ينقله إليها. إذا كانت الخانة تسمح بعدة ملفات فيُعتمد أحدث ملف مرفوع. تحتفظ العقود بالتحديد الذي أُنشئت به؛ تعديل سير العمل لاحقاً لا يغيّر العقود القديمة أبداً.

وتعمل التجديدات بالطريقة نفسها: لسير عمل تجديد العقد خانته المحددة الخاصة («عقد إيجار المجدد» افتراضياً)، لأن كل تجديد ينتج عقداً موقّعاً جديداً. الملفات المرفوعة أثناء سير عمل التجديد تنتقل تلقائياً إلى إصدار العقد الجديد؛ وينطبق ذلك على أي تجديد مهما بدأ مساره. كل إصدار عقد يحتفظ بمستنداته الخاصة: التجديد لا يستبدل ملفات الإصدار السابق أبداً، ومحدد الإصدارات في صفحة العقد يعرض كل إصدار بمستنداته هو بالضبط.