سير العمل والاعتمادات

سير العمل تسلسل الخطوات التي تمرّ بها عملية تشغيلية — التسجيل، التحقق، الاعتماد، الترحيل. كل فريق تختلف قواعده ("المدفوعات فوق ١٠٠٠٠ ر.س تحتاج توقيع مدير")، فيشحن النظام افتراضيات منطقية ويتيح للمديرين التخصيص.

الفئات الثماني لسير العمل

لكل فئة سير عمل افتراضي يعمل خارج الصندوق. تحتاج التخصيص فقط إن كان مسارك مختلفاً.

ما هي "الخطوة"؟

سير العمل سلسلة خطوات. كل خطوة إما:

• مجال — الإجراء الأساسي ("تسجيل دفعة"، "وضع العمل كمنجَز"). دائماً واحدة لكل سير عمل، دائماً في البداية.
• بوابة — اعتماد/تحقق ("المدير يتحقق"، "المدير العام يعتمد"). يمكن وضع أي عدد من البوابات بعد خطوة المجال.

للخطوة:

• اسم ("تحقق المدير").
• دور مسموح له بالعمل ("مدير" أو دور مخصص).
• قواعد اختيارية (تُطلب فقط عندما يتجاوز مبلغ الدفعة ١٠٠٠٠ ر.س مثلاً).

تخصيص سير العمل

افتح الإعدادات → سير العمل، اختر الفئة، عدّل. يتيح المحرّر:

• إضافة أو حذف بوابات.
• إعادة ترتيب الخطوات (تبقى خطوة المجال أولاً).
• تغيير الدور المسند لكل بوابة.
• إضافة قواعد شرطية (بوابة تُفعَّل فوق حدّ معيّن مثلاً).

احفظ. العملية التالية تتبع سير العمل الجديد. العمليات الجارية تحتفظ بسير العمل القديم — التعديلات ليست بأثر رجعي.

[!warning] بوابة تتطلب فعلاً من عضو يحمل الدور المطابق. إن أسندت بوابة إلى دور لا يحمله أحد، ستتوقف العمليات هناك. تأكد دائماً أن للدور عضواً واحداً على الأقل قبل الحفظ.

الإشعارات

كل مرة يتقدم سير العمل خطوة، يُخطر النظام دور الخطوة التالية. للتحقق من دفعة: المسجّل يُرسل → النظام يُخطر دور المدير → المدير يتحقق → تُرحَّل الدفعة.

تذهب الإشعارات إلى كل قناة فعّلها المستخدم (صندوق الوارد، البريد، إشعار الجوال إن كان مثبَّتاً). تجاوزات الإشعارات لكل دور في الإعدادات → الإشعارات.

الإرجاع وإعادة الإسناد

إن لاحظ المتحقق مشكلة (مستأجر خاطئ، مبلغ خاطئ)، يمكنه إرجاع العنصر إلى الخطوة السابقة. يحصل المسجّل الأصلي على إشعار بالسبب ويستطيع التعديل وإعادة الإرسال. السجل التدقيقي يسجّل كل انتقال.

يستطيع المتحقق أيضاً إعادة الإسناد إلى عضو آخر يحمل الدور نفسه ("خارج المكتب — أحمد سيتولى هذه الدفعة").

التصعيدات والتذكيرات

خطوات سير العمل لا تجلس بلا حدود. كل خطوة يمكنها حمل موعد نهائي، ويُطلق المحرك نوعَين من التنبيه حوله.

كيف يعمل

• التذكير — يُطلق قبل N ساعة من الموعد. الدور الذي يحمل الخطوة حالياً يحصل على إشعار: "تحقّق من هذه الدفعة قبل ٥ مساءً غداً."
• التصعيد — يُطلق عند تجاوز الموعد دون تصرّف. دور ثانٍ (دور التصعيد) يحصل على إشعار. إن كانت الخطوة معدَّة بـ"إعادة الإسناد عند التصعيد"، يكتسب دور التصعيد أيضاً صلاحية التصرف مباشرة — كلا الدورَين الأصلي والتصعيدي يستطيعان تحريك العنصر للأمام.

تشغيل cron كل ٥ دقائق يفحص العناصر المتأخرة، فتصل التصعيدات خلال دقائق من الموعد.

الإعدادات

إعدادات التصعيد تعيش على كل خطوة منفردة داخل محرّر سير العمل في الإعدادات → سير العمل. لكل خطوة لها موعد، يستطيع المدير ضبط:

• ساعات الموعد — كم ساعة بعد الوصول للخطوة يحلّ الموعد.
• ساعات التذكير — كم ساعة قبل الموعد يُطلق التذكير.
• دور التصعيد — أي دور يُخطر عند تجاوز الموعد.
• إعادة الإسناد عند التصعيد — مفتاح يحدّد إن كان دور التصعيد يكتسب صلاحية تصرّف أم رؤية فقط.

تأتي سير العمل بافتراضات منطقية. أغلب الفِرَق لا تلمس إعدادات التصعيد؛ تحتاج التفكير فيها فقط عندما تكون لخطوة معيّنة اتفاقية مستوى خدمة صارمة (مثلاً "عروض الإيجار يجب التحقق منها خلال ٢٤ ساعة" أو "استرداد الودائع يجب اعتماده خلال ٣ أيام عمل").

كيف تظهر التصعيدات في الواجهة

• صفحة المهام تعرض شارات "قارب الموعد" و"متأخر" بجانب كل عنصر.
• العنصر المُصعَّد إلى دور ثانٍ يظهر في قوائم مهام كلا الدورَين — العضو الأصلي يستطيع إكماله، وإن صمت فدور التصعيد يستطيع التصرّف.
• السجل التدقيقي الكامل يحفظ كل حدث تذكير وتصعيد بالوقت.

[!warning] خطوة معدَّة للتصعيد إلى دور لا يحمله أحد ستتوقف. التذكير يُطلق لكن لا أحد يستلم التصعيد — لا أحد ليستلمه. إن أضفت تصعيداً، تأكد أن دور التصعيد يحمل عضواً واحداً على الأقل على العقار المعني.

أين تجد حالة كل سير عمل

• صفحة المهام تعرض كل عناصر سير العمل المسندة إليك عبر كل الفئات — قائمة عملك.
• صفحة كل وحدة (المدفوعات، المصروفات…) تعرض العناصر في خطوة سير العمل المتعلقة بها. مرشّح "بانتظار التحقق" يُظهر فقط ما ينتظر فعلاً.
• صفحة تفاصيل كل عنصر تعرض السجل الكامل خطوة بخطوة مع الأوقات والفاعلين.

ذو صلة

• الأدوار والصلاحيات
• الأموال
• الصيانة والمهام المتكررة
• الإشعارات