سير العمل والاعتمادات

سير العمل تسلسل الخطوات التي تمرّ بها عملية تشغيلية — التسجيل، التحقق، الاعتماد، الترحيل. كل فريق تختلف قواعده ("المدفوعات فوق ١٠٠٠٠ ر.س تحتاج توقيع مدير")، فيشحن النظام افتراضيات منطقية ويتيح للمديرين التخصيص.

الفئات الثماني لسير العمل

لكل فئة سير عمل افتراضي يعمل خارج الصندوق. تحتاج التخصيص فقط إن كان مسارك مختلفاً.

ما هي "الخطوة"؟

سير العمل سلسلة خطوات. كل خطوة إما:

• مجال — الإجراء الأساسي ("تسجيل دفعة"، "وضع العمل كمنجَز"). دائماً واحدة لكل سير عمل، دائماً في البداية.
• بوابة — اعتماد/تحقق ("المدير يتحقق"، "المدير العام يعتمد"). يمكن وضع أي عدد من البوابات بعد خطوة المجال.

للخطوة:

• اسم ("تحقق المدير").
• دور مسموح له بالعمل ("مدير" أو دور مخصص).
• قواعد اختيارية (تُطلب فقط عندما يتجاوز مبلغ الدفعة ١٠٠٠٠ ر.س مثلاً).

نمط الموافقة: فردي أو فريق

في أعلى الإعدادات → الإعداد → مسارات العمل سترى نمط الموافقة لمساحة عملك — الاختيار الذي حددته أثناء الإعداد:

• فردي — كل مسار عمل خطوة واحدة. تُسجّل الإجراء (دفعة أو عرضاً أو مهمة صيانة) وينتهي. دون تسليم للموافقات.
• فريق — ينتقل العمل بين الأدوار للمراجعة عبر عدة خطوات (الافتراضيات المُرفقة).

يمكن للمشرف التبديل في أي وقت. التبديل يُعيد تطبيق افتراضيات ذلك النمط على كل فئة سير عمل ويستبدل أي تخصيصات أجريتها — لذا ستظهر رسالة تأكيد أولاً. الموافقات الجارية آمنة: تُكمل على الخطوات التي بدأت بها. بعد التبديل، يتبع زر إعادة إلى الافتراضي في كل مسار النمطَ الجديد.

اختيارك خاص بكل مساحة عمل، فيمكن لمساحات مختلفة تشغيل أنماط مختلفة. مساحات العمل الجديدة التي تنشئها تبدأ من اختيارك الأحدث (قابل للتغيير عند الإنشاء).

تخصيص سير العمل

افتح الإعدادات → سير العمل، اختر الفئة، عدّل. يتيح المحرّر:

• إضافة أو حذف بوابات.
• إعادة ترتيب الخطوات (تبقى خطوة المجال أولاً).
• تغيير الدور المسند لكل بوابة.
• إضافة قواعد شرطية (بوابة تُفعَّل فوق حدّ معيّن مثلاً).

احفظ. العملية التالية تتبع سير العمل الجديد. العمليات الجارية تحتفظ بسير العمل القديم — التعديلات ليست بأثر رجعي.

إعادة التعيين إلى الافتراضي تحمّل الإعداد الجاهز في المحرر للمراجعة — لا يتغير شيء حتى تضغط حفظ، فيمكنك فحص الإعداد الافتراضي (أو تعديله) قبل تطبيقه.

[!warning] بوابة تتطلب فعلاً من عضو يحمل الدور المطابق. إن أسندت بوابة إلى دور لا يحمله أحد، ستتوقف العمليات هناك. تأكد دائماً أن للدور عضواً واحداً على الأقل قبل الحفظ.

مرفقات الملفات وحقول الإدخال لكل خطوة

يمكن لكل خطوة أن تحمل نوعين من المدخلات القابلة للتخصيص تظهر في نافذة إجراء الخطوة:

• مرفقات الملفات — خانات رفع مسماة (مثل «إثبات الإنجاز»، «الفواتير»). لكل خانة تسمية (إنجليزي + عربي)، وخيار «مطلوب»، وحد أقصى لعدد الملفات. الخانات المطلوبة تمنع إكمال الخطوة حتى يُرفق ملف واحد على الأقل. وعندما تحتوي الخانة على أكثر من ملف، يظهر زر تنزيل الكل في قسم مستندات سير العمل لتنزيلها معاً في ملف مضغوط واحد — يُسمّى باسم الخانة والتاريخ (مثل الفواتير 2026-06-15.zip) — مع الحفاظ على الاسم الأصلي لكل ملف. ولا يشمل ذلك النسخ السابقة.
• حقول الإدخال — حقول نموذج يملؤها من يُكمل الخطوة (مثل «التكلفة الإجمالية»). لكل حقل تسمية (إنجليزي + عربي)، ونوع (نص أو رقم — الأرقام تقبل الكسور العشرية مثل 1,250.75 — أو نعم / لا الذي يظهر كمفتاح تبديل)، وخيار «مطلوب». تظهر القيم المُدخلة في قسم مستندات سير العمل على صفحة الطلب/العرض/العقد (في الويب والجوال) مجمّعة حسب الخطوة — بما في ذلك القيم السابقة عند إرجاع خطوة وإعادة إكمالها ببيانات مختلفة.

أضف أياً منهما من بطاقة الخطوة في محرّر سير العمل: وسّع مرفقات الملفات أو حقول الإدخال، اضغط زر الإضافة، واكتب التسمية. لترجمة تسمية، بدّل لغة التطبيق وعدّل التسمية نفسها — كل لغة تحفظ نصّها الخاص.

[!info] سير عمل الصيانة الافتراضي يستخدم النوعين معاً: خطوة مدير العقار تحمل خانة الفواتير وحقل التكلفة الإجمالية الرقمي المطلوب، وخطوة المحاسب تحمل خانة كشف الحساب. تُغذّي التكلفة الإجمالية سجل مصروف الصيانة تلقائياً. كما تُشحن خطوة مراجعة المحاسب مع شرط — تُتخطّى تلقائياً عندما تكون التكلفة الإجمالية أقل من 1، فيذهب الطلب التشغيلي بلا تكلفة مباشرةً إلى التأكيد النهائي بدلاً من انتظار المحاسب. أمّا الطلب ذو التكلفة الفعلية فيمرّ عبر المحاسب.

البوابات الشرطية (تخطّي خطوة تلقائياً)

أحياناً تستحقّ خطوة الاعتماد وقت الشخص في حالات معيّنة فقط — مثلاً، الدفعات التي تتجاوز 10,000 ريال تحتاج اعتماد المدير، أمّا الأصغر فلا. بدلاً من تمرير الجميع عبر المدير، يمكنك منح بوابة اعتماد شرطاً يجعلها تتخطّى نفسها تلقائياً.

افتح بطاقة الخطوة في محرّر سير العمل ووسّع الشرط. فعّل «تخطَّ هذه الموافقة تلقائياً عندما…»، ثم ابنِ القاعدة من ثلاثة أجزاء:

1. قيمة للتحقق منها — واحدة ممّا يلي:

   • قيمة من السجل يعرفها سير العمل أصلاً (تعتمد على نوع سير العمل — انظر أدناه)،
   • أو حقل إدخال جُمِع في خطوة سابقة (مثل مفتاح تبديل «هل يتطلّب مراجعة قانونية؟» نعم/لا أضفته إلى خطوة التسجيل)،
   • أو ما إذا كانت خطوة سابقة تحتوي على ملف مرفوع في إحدى خاناتها (مثل «تخطَّ هذه المراجعة عندما تكون الفاتورة قد أُرفقت سابقاً»).

   تعتمد قيم السجل على نوع سير العمل، على سبيل المثال:

   • الدفعات — المبلغ، طريقة الدفع، هل دُفعت متأخرة، عدد أيام التأخير.
   • المصروفات — الإجمالي، المجموع الفرعي (بدون ضريبة)، مبلغ الضريبة، عمر الفاتورة، طريقة الدفع، حالة الدفع.
   • العقود وعروض الإيجار — قيمة العقد، الإيجار السنوي/الشهري، التأمين، عدد الوحدات، إجمالي مساحة الوحدات، مدة الإيجار بالأيام، تكرار الدفع، نوع المالك، تطبيق الضريبة، تعدّد الوحدات.
   • الودائع — المبلغ، نوع الرسم، الجهة الحائزة للمبلغ، المدفوع/المسترد، قيمة العقد المرتبط.
   • الصيانة — الأولوية، نوع الوحدة، حالة الوحدة.
   • المهام المتكررة — النوع (زيارة/تجديد)، الأيام حتى الاستحقاق، هل متأخرة، رقم التكرار، مبلغ العقد، وحدة التكرار.

2. مقارنة — تتكيّف الخيارات مع نوع القيمة: الأرقام تتيح أكبر من / أصغر من / يساوي / …؛ والنصوص تتيح هو / ليس / يحتوي على / فارغ / …؛ ونعم/لا تتيح نعم / لا؛ والقيمة ذات الخيارات المحدّدة (الأولوية، طريقة الدفع، التكرار، الحالة…) تتيح هو / ليس؛ والمرفق يتيح يحتوي على ملف / لا يحتوي على ملف.

3. قيمة للمقارنة بها — حقل رقم أو نص، أو نعم/لا، أو قائمة منسدلة بالخيارات المسموحة عندما تكون للقيمة مجموعة محدّدة (فتختار عاجل بدلاً من كتابتها). وبالنسبة إلى طريقة الدفع، تعرض هذه القائمة طرق الدفع الخاصة بمساحة عملك (الإعدادات ← طرق الدفع)، فتظهر الطرق المُعاد تسميتها والمخصّصة بأسمائها الحقيقية. وتُحذف تماماً في مقارنات مثل فارغ أو نعم أو يحتوي على ملف.

أثناء بنائك للقاعدة يظهر سطر بلغة واضحة يوضّح ما سيحدث تماماً — مثل «تُتخطّى هذه الخطوة عندما يكون مبلغ الدفعة أكبر من 10000.». وتعرض البوابة ذات الشرط شارة مشروط صغيرة.

ما الذي يحدث أثناء التشغيل:

• عند وصول سير العمل إلى البوابة يتحقّق من الشرط. إن تحقّق، تُتخطّى الخطوة — لا يُطلب من أحد التصرّف فيها — وينتقل سير العمل إلى الخطوة التالية. تظهر الخطوة المُتخطّاة بحالة تم تخطيه في عرض التقدّم، فيبقى السجل كاملاً.
• تخطّي البوابة الأخيرة يُكمل سير العمل. كل ما كانت ستُطلقه الخطوة الأخيرة (مثل إنشاء العقد) يحدث كالمعتاد.
• إن لم تتوفّر القيمة التي يحتاجها الشرط، لا تُتخطّى الخطوة — تعمل كموافقة عادية. النظام لا يتخطّى أبداً عند نقص المعلومات.

تحافظ بعض الضوابط على سلامة ذلك، فيمنعك المحرّر من بناء ما قد يعطّل سير العمل:

• الخطوة المُتخطّاة لا تجمع أي مدخلات، لذا لا يمكن جعل بوابة تحمل حقل إدخال أو مرفقاً مطلوباً بوابةً شرطية.
• يمكن للشرط قراءة قيمة من خطوة سابقة فقط (وليست من خطوة قابلة للتخطّي بدورها) — لا يمكنك الاعتماد على بيانات قد لا تُجمَع أبداً.
• الشروط تخصيص اختياري: سير العمل الافتراضي المدمج لا يتخطّى أي شيء.

[!info] تُجمَّد الشروط عند بدء سير العمل، تماماً كبقية الخطوات. تعديل شرط بوابة يؤثّر فقط على سير العمل الذي يبدأ بعد ذلك — أمّا الجاري منه فيحتفظ بقواعده الأصلية. تُضبط البوابات الشرطية في تطبيق الويب؛ وعلى الجوال تعمل بشكل طبيعي (تظهر الخطوة المُتخطّاة بحالة «تم تخطيه»، وتظهر حقول نعم/لا كمفتاح تبديل)، لكنك تبني الشروط على الويب.

الإشعارات

كل مرة يتقدم سير العمل خطوة، يُخطر النظام دور الخطوة التالية. للتحقق من دفعة: المسجّل يُرسل → النظام يُخطر دور المدير → المدير يتحقق → تُرحَّل الدفعة.

تذهب الإشعارات إلى كل قناة فعّلها المستخدم (صندوق الوارد، البريد، إشعار الجوال إن كان مثبَّتاً). تجاوزات الإشعارات لكل دور في الإعدادات → الإشعارات.

الإرجاع وإعادة الإسناد

إن لاحظ المتحقق مشكلة (مستأجر خاطئ، مبلغ خاطئ)، يمكنه إرجاع العنصر إلى الخطوة السابقة. يحصل المسجّل الأصلي على إشعار بالسبب ويستطيع التعديل وإعادة الإرسال. السجل التدقيقي يسجّل كل انتقال. وهذا يعمل بالطريقة نفسها عبر الصيانة والإيجار والمدفوعات والمصروفات والودائع — كل بوابة توفّر قبول / إرجاع (ورفض حيثما ينطبق). وإذا كانت خطوة البوابة تحمل خانات مرفقات أو حقول إدخال معدّة (مثل ملاحظة تحقق أمين الصندوق)، يملؤها المتحقق هناك مباشرة عند القبول.

يستطيع المتحقق أيضاً إعادة الإسناد إلى عضو آخر يحمل الدور نفسه ("خارج المكتب — أحمد سيتولى هذه الدفعة").

تسجيل الدفعة والتحقق منها

عند تسجيل دفعة، تظهر خانات المرفقات (مثل "إيصال الدفع") وحقول الإدخال المُعدّة على خطوة تسجيل الدفعة ضمن نموذج تسجيل الدفعة نفسه — فتُرفق الإيصال وتعبّئ الحقول المطلوبة أثناء التسجيل. وتظهر لاحقاً في قسم مستندات سير العمل على صفحة الدفعة.

ثم يقوم المتحقق (مثل أمين الصندوق) بـالقبول أو الإرجاع — كبقية سير العمل. لا يوجد "رفض" منفصل: إذا سُجّلت دفعة بالخطأ، احذفها وسيُستعاد المبلغ المستحق الذي طُبّقت عليه تلقائياً. وإذا عدّلت مبلغ دفعة مُتحقَّق منها أو طريقتها أو تاريخها، فستعود للتحقق من جديد.

إدارة المرفقات والقيم المُلتقطة

الملفات وقيم النماذج المرتبطة بخطوة سير عمل (مثل إيصال الدفع وأي حقول التُقطت عند تسجيل دفعة) يمكن إدارتها لاحقاً لمن يملك الصلاحية المناسبة. في صفحة تفاصيل العنصر (مثل الدفعة)، تتيح بطاقة مستندات سير العمل للمستخدم المخوَّل:

• حذف ملف — الملف الحالي وأي إصدارات سابقة.
• استبدال / إضافة ملف في خانة — رفع ملف جديد؛ ويُحفظ القديم كإصدار سابق.
• تعديل قيم الحقول المُلتقطة لخطوة ما.

هذا منفصل عن مجرّد التسجيل أو إعادة الإرسال — المسجّل دائماً يرفع ملفاته عند الإرسال أو عند تصحيح عنصر مُرجَع وإعادة إرساله. أما إدارة المرفقات فهي تجاوز للتصحيحات لاحقاً.

من يستطيع ذلك: افتراضياً مدراء مساحة العمل فقط. لمنح دور آخر إدارة مرفقات سير العمل، امنح صلاحية إدارة مرفقات سير العمل في الإعدادات → الأدوار.

أمران يجب معرفتهما:

• مستندات العقد محمية. الملف المُعيَّن كمستند العقد (يُنسخ إلى العقد نفسه) لا يمكن حذفه أو استبداله من هنا — أدِره من العقد.
• لا تتم إعادة المزامنة المحاسبية. إذا كان الإيصال قد أُرسل بالفعل إلى نظامك المحاسبي (Odoo)، فحذفه هنا لا يزيل النسخة المُرسلة هناك.

حالياً واجهة الإدارة هذه على تطبيق الويب؛ على الجوال، لا يزال بإمكان المسجّل إعادة الرفع عند تصحيح عنصر مُرجَع.

التصعيدات والتذكيرات

خطوات سير العمل لا تجلس بلا حدود. كل خطوة يمكنها حمل موعد نهائي، ويُطلق المحرك نوعَين من التنبيه حوله.

كيف يعمل

• التذكير — يُطلق قبل N ساعة من الموعد. الدور الذي يحمل الخطوة حالياً يحصل على إشعار: "تحقّق من هذه الدفعة قبل ٥ مساءً غداً."
• التصعيد — يُطلق عند تجاوز الموعد دون تصرّف. دور ثانٍ (دور التصعيد) يحصل على إشعار. إن كانت الخطوة معدَّة بـ"إعادة الإسناد عند التصعيد"، يكتسب دور التصعيد أيضاً صلاحية التصرف مباشرة — كلا الدورَين الأصلي والتصعيدي يستطيعان تحريك العنصر للأمام.

تشغيل cron كل ٥ دقائق يفحص العناصر المتأخرة، فتصل التصعيدات خلال دقائق من الموعد.

الإعدادات

إعدادات التصعيد تعيش على كل خطوة منفردة داخل محرّر سير العمل في الإعدادات → سير العمل. لكل خطوة لها موعد، يستطيع المدير ضبط:

• ساعات الموعد — كم ساعة بعد الوصول للخطوة يحلّ الموعد.
• ساعات التذكير — كم ساعة قبل الموعد يُطلق التذكير.
• دور التصعيد — أي دور يُخطر عند تجاوز الموعد.
• إعادة الإسناد عند التصعيد — مفتاح يحدّد إن كان دور التصعيد يكتسب صلاحية تصرّف أم رؤية فقط.

تأتي سير العمل بافتراضات منطقية. أغلب الفِرَق لا تلمس إعدادات التصعيد؛ تحتاج التفكير فيها فقط عندما تكون لخطوة معيّنة اتفاقية مستوى خدمة صارمة (مثلاً "عروض الإيجار يجب التحقق منها خلال ٢٤ ساعة" أو "استرداد الودائع يجب اعتماده خلال ٣ أيام عمل").

كيف تظهر التصعيدات في الواجهة

• صفحة المهام تعرض شارات "قارب الموعد" و"متأخر" بجانب كل عنصر.
• العنصر المُصعَّد إلى دور ثانٍ يظهر في قوائم مهام كلا الدورَين — العضو الأصلي يستطيع إكماله، وإن صمت فدور التصعيد يستطيع التصرّف.
• السجل التدقيقي الكامل يحفظ كل حدث تذكير وتصعيد بالوقت.

[!warning] خطوة معدَّة للتصعيد إلى دور لا يحمله أحد ستتوقف. التذكير يُطلق لكن لا أحد يستلم التصعيد — لا أحد ليستلمه. إن أضفت تصعيداً، تأكد أن دور التصعيد يحمل عضواً واحداً على الأقل على العقار المعني.

أين تجد حالة كل سير عمل

• صفحة المهام تعرض كل عناصر سير العمل المسندة إليك عبر كل الفئات — قائمة عملك.
• صفحة كل وحدة (المدفوعات، المصروفات…) تعرض العناصر في خطوة سير العمل المتعلقة بها. مرشّح "بانتظار التحقق" يُظهر فقط ما ينتظر فعلاً.
• صفحة تفاصيل كل عنصر تعرض السجل الكامل خطوة بخطوة مع الأوقات والفاعلين.

ذو صلة

• الأدوار والصلاحيات
• الأموال
• الصيانة والمهام المتكررة
• الإشعارات