قوائم المهام

قائمة مشتركة للعمل الذي لا يتتبعه النظام نيابة عنك. دوّن العناصر، أسندها إلى الأشخاص، واعرف لاحقاً ما الذي حدث فعلاً.

الفرق بينها وبين "المهام"

تبدوان متشابهتين، لكنهما تجيبان على سؤالين مختلفين.

المهام ينشئها النظام. دفعة تحتاج اعتماداً، عقد على وشك الانتهاء، طلب صيانة وصل إلى خطوتك: سير العمل هو من وضعها هناك، وتختفي عندما ينتقل سير العمل. لا يمكنك إضافة مهمة يدوياً.

قوائم المهام ملكك أنت. لا شيء ينشئ عنصراً سوى شخص يكتبه. استخدمها للعمل الذي يقع بين الميزات: متابعة مورّد، التحضير لمعاينة، أو تخطيط تغطية الإجازات.

[!info] طريقة سريعة للتمييز: إذا كان النظام يستطيع معرفته، فمكانه "المهام". أما إذا كنت أنت وحدك من يعرفه، فمكانه قائمة المهام.

الأيقونتان في أعلى الشاشة

الجرس يَعُدّ ما حدث. تفتحه، تقرأه، ثم يصفر.

أيقونة القائمة بجانبه تَعُدّ ما عليك من عمل. لا تصفر عندما تنظر إليها. الشيء الوحيد الذي يُنقص ذلك الرقم هو إنجاز شيء ما، أو أن يأخذ أحدهم العمل عنك.

لهذا هما منفصلتان. الرقم الذي يصفر بمجرد النظر إليه لا يمكنه إخبارك بحجم ما عليك.

إنشاء قائمة

اذهب إلى قائمة المهام في الشريط الجانبي واختر قائمة جديدة. أعطها عنواناً، ثم حدد من يمكنه رؤيتها:

• الجميع: أي شخص في مساحة العمل يمكنه فتحها والإضافة إليها ووضع علامة إنجاز.
• أشخاص محددون فقط: اختر أدواراً، أو أشخاصاً بعينهم، أو كليهما.

اختيار دور يعني كل من يحمل ذلك الدور في أي مكان بمساحة العمل هذه، فيحصل المحاسب الجديد على الوصول من يوم إعداده، دون أن يعيد أحد فتح القائمة.

[!warning] يستطيع مدراء مساحة العمل رؤية كل القوائم دائماً، بما فيها المقيّدة. "مقيّدة" تعني مقيّدة عن الزملاء، لا عن مديرك. استخدم قوائم المهام لتنظيم العمل، لا لحفظ أي شيء سرّي.

الشخص المدعو إلى مساحة العمل ولم يُضَف بعد إلى أي عقار لا يحمل أي دور. إن أردته ضمن قائمة مقيّدة، فأضفه بالاسم.

العناصر والعناصر الفرعية

العنصر هو سطر واحد مع مربع اختيار. يمكن أن يحمل ملاحظة، وتاريخ استحقاق، ومسؤولاً واحداً.

تاريخ الاستحقاق اختياري ويظهر على سطر العنصر نفسه. اختر أضف تاريخ استحقاق لتحديده، أو انقر التاريخ لتغييره، وإزالة تاريخ الاستحقاق يمسحه. ويمكنك تحديده أثناء كتابة العنصر من أيقونة التقويم بجوار زر الإضافة. أما تحديد تاريخ لعنصر كتبه شخص آخر فهو من صلاحية مالك القائمة، وهي القاعدة نفسها المطبقة على تعديل نصه، لذلك يظهر التاريخ على أسطر الآخرين كنص فقط.

يمكن تقسيم العنصر إلى عناصر فرعية بمستوى واحد. العناصر الفرعية عناصر كاملة بذاتها: لكل منها مسؤول وتاريخ استحقاق خاص. هذا هو المقصود من التقسيم، فيصبح "إصلاح إنارة المدخل" مكوّناً من "الحصول على عروض أسعار" لشخص و"اعتماد الميزانية" لآخر.

ترتيب العناصر يدوي. اسحب المقبض على يمين السطر لتحريكه، أو استخدم قائمة النقاط الثلاث إن كنت تفضل ذلك.

سحب السطر جانبياً يغيّر تداخله: اسحبه باتجاه النص ليصبح عنصراً فرعياً للسطر الذي فوقه، أو اسحبه للخارج ليعود عنصراً رئيسياً. يظهر دليل يوضح أين سيستقر قبل أن ترفع يدك. العنصر الذي له عناصر فرعية بالفعل لا يمكن تداخله، لأن العناصر الفرعية بمستوى واحد فقط.

وتُرتَّب قوائمك بالطريقة نفسها في صفحة قوائم المهام، حيث تظهر كل قائمة كبطاقة. اسحب البطاقة من المقبض في زاويتها العلوية لإبقاء القائمة التي تستخدمها أكثر في المقدمة.

إسناد العمل

لكل سطر أداة إسناد بجانبه، للعناصر الرئيسية والفرعية على حد سواء. أسند العنصر إلى شخص أو إلى دور، لا إلى كليهما.

الشخص واضح لا لبس فيه: العنصر له، ويظهر ضمن عدّاده.

الدور يعني أن كل من يحمله يرى العنصر بعلامة غير مُستلَم، وأي منهم يستطيع أخذه عبر أسنده لي. استخدم هذا حين لا يهمك من ينفّذه، بل أن ينفّذه أحد. ومن يأخذه يضع اسمه عليه، فيرى بقية الفريق أن الأمر مُغطّى.

لا يمكنك الإسناد إلا لشخص يرى القائمة أصلاً. إن حاولت الإسناد لشخص خارجها، سيُطلب منك مشاركتها معه أولاً، وإلا فسيصله إشعار عن شيء لا يستطيع فتحه.

العثور على عملك أنت

داخل القائمة، تُضيّق أداة التصفية فوق العناصر العرض إلى المُسنَدة إليّ أو غير المُسنَدة. تُبقي التصفية العنصر الأب ظاهراً إذا طابق أحد عناصره الفرعية، فلا تختفي مهمة مُسنَدة إليك خلف عنوان غير مُسنَد.

تتوقف إعادة الترتيب أثناء التصفية، لأن سحب قائمة جزئية يحرّك صفوفاً لا تراها.

لصفحة قائمة المهام عرضان: القوائم يعرض كل اللوحات التي تراها، وقائمة مهامي يعرض كل ما هو مُسنَد إليك من جميع القوائم وجميع مساحات العمل التي تنتمي إليها. وأيقونة القائمة في الشريط العلوي تفتح العرض نفسه.

وقائمة مهامي مجمّعة حسب موعد الاستحقاق: المتأخرة، ثم المستحقة اليوم، ثم القادمة، ثم ما لا تاريخ له. هذا التجميع هو سبب تحديد تواريخ الاستحقاق أصلاً، والعنصر بلا تاريخ لا يضيع، بل يجلس في مجموعته الخاصة في الأسفل.

يمكنك اختيار مكان هذه الأيقونة: الشريط العلوي أو الجانبي أو كليهما، من الإعدادات ثم التفضيلات. واختيار الشريط العلوي فقط يزيل صف قائمة المهام من الشريط الجانبي، تماماً كما يعمل إعداد الإشعارات.

توثيق ما حدث

لكل عنصر خيط تحديثات. هذا هو الجزء الذي يجعل القائمة تستحق القراءة بعد شهر.

أضف تحديثاً كلما تحرك شيء: "تم الاتصال بهم، وحساباتهم الدائنة تستغرق 30 يوماً"، "تم الدفع، المرجع 88213". يظهر أحدث تحديث على العنصر نفسه، فتُقرأ اللوحة كاملة بنظرة واحدة دون فتح أي شيء.

التحديثات إضافية فقط، فيبقى سجل ما حدث أميناً. وإن أُضيف تحديث بالخطأ، يستطيع كاتبه ومالك القائمة ومدراء مساحة العمل حذفه.

وضع علامة الإنجاز يسجّل من وضعها ومتى، فحتى العنصر الذي لم يكتب عنه أحد تحديثاً يبقى معروفاً من أغلقه.

من يُبلَّغ بماذا

القاعدة أن يرنّ هاتفك للعمل، لا للنقاش.

يصلك إشعار وتنبيه على الهاتف عند:

• إسناد أحدهم عنصراً إليك، أو إلى دور تحمله
• مشاركة أحدهم قائمة معك
• إنجاز عنصر أنشأته أنت

يصلك إشعار في الصندوق دون تنبيه على الهاتف عند:

• نشر أحدهم تحديثاً على عنصر أنشأته أو تملكه
• حدوث أي شيء في قائمة تتابعها

التحديثات صامتة عن قصد. العنصر الواحد قد يحمل عشرين تحديثاً، ولو زاحم نقاش المهام اعتمادات الدفعات على انتباهك، لانتهى بك الأمر إلى كتم الاثنين.

استخدم متابعة على قائمة لمتابعة لوحة لست ضمن كل عناصرها. المتابعة لا ترسل تنبيهات على الهاتف أبداً.

يستطيع مالك القائمة ومدراء مساحة العمل إعادة تسميتها أو تغيير وصفها من رمز القلم بجانب العنوان.

ما يحدث للعناصر المنجزة

وضع علامة الإنجاز ينقل العنصر من منطقة العمل إلى مجموعة المنجزة المطوية في أسفل القائمة، الأحدث أولاً. نقرة واحدة تفتحها. لا يُحذف شيء، وتبقى القائمة قصيرة مهما طال استخدامك لها.

يعرض كل عنصر منجز تاريخ إضافته وتاريخ إغلاقه ومن أغلقه. يُسجَّل ذلك لكل عنصر منذ لحظة إنشائه، فتبقى القائمة بعد عام قادرة على الإجابة: كم بقي هذا مفتوحاً، ومن تعامل معه.

[!info] العنصر الذي له عناصر فرعية لا ينتقل إلى "المنجزة" إلا بعد إنجازه هو وكل عناصره الفرعية. وضع علامة على العنصر الأب بينما لا يزال أحد عناصره الفرعية مفتوحاً يُبقيه مكانه مشطوباً، فيظل العمل المتبقي ظاهراً.

إنهاء العمل بقائمة

أرشفها عند انتهاء العمل. يبقى كل شيء: العناصر والتحديثات ومن فعل ماذا. تخرج فقط من عرضك النشط، ويمكنك استعادتها في أي وقت.

الحذف نهائي ويأخذ معه سجل التحديثات. لا يستطيع ذلك سوى منشئ القائمة أو أحد المدراء.

على هاتفك

تطبيق الجوال مخصص للتعامل مع المهام، لا لتنظيمها. يمكنك رؤية ما هو مُسنَد إليك، وفتح أي قائمة، ووضع علامات الإنجاز، ونشر التحديثات من أي مكان.

أما إنشاء القوائم وتحديد من يراها وتحديد تواريخ الاستحقاق وإعادة ترتيب العناصر فتتم من تطبيق الويب. ويعرض الهاتف تاريخ الاستحقاق بعد تحديده.