قوائم المهام

قائمة مشتركة للعمل الذي لا يتتبعه النظام نيابة عنك. دوّن العناصر، أسندها إلى الأشخاص، واعرف لاحقاً ما الذي حدث فعلاً.

الفرق بينها وبين "المهام"

تبدوان متشابهتين، لكنهما تجيبان على سؤالين مختلفين.

المهام ينشئها النظام. دفعة تحتاج اعتماداً، عقد على وشك الانتهاء، طلب صيانة وصل إلى خطوتك: سير العمل هو من وضعها هناك، وتختفي عندما ينتقل سير العمل. لا يمكنك إضافة مهمة يدوياً.

قوائم المهام ملكك أنت. لا شيء ينشئ عنصراً سوى شخص يكتبه. استخدمها للعمل الذي يقع بين الميزات: متابعة مورّد، التحضير لمعاينة، أو تخطيط تغطية الإجازات.

الأيقونتان في أعلى الشاشة

الجرس يَعُدّ ما حدث. تفتحه، تقرأه، ثم يصفر.

أيقونة القائمة بجانبه تَعُدّ ما عليك من عمل. لا تصفر عندما تنظر إليها. الشيء الوحيد الذي يُنقص ذلك الرقم هو إنجاز شيء ما، أو أن يأخذ أحدهم العمل عنك.

لهذا هما منفصلتان. الرقم الذي يصفر بمجرد النظر إليه لا يمكنه إخبارك بحجم ما عليك.

إنشاء قائمة

اذهب إلى قائمة المهام في الشريط الجانبي واختر قائمة جديدة. أعطها عنواناً، ثم حدد من يمكنه رؤيتها:

• الجميع: أي شخص في مساحة العمل يمكنه فتحها والإضافة إليها ووضع علامة إنجاز.
• أشخاص محددون فقط: اختر أدواراً، أو أشخاصاً بعينهم، أو كليهما.

اختيار دور يعني كل من يحمل ذلك الدور في أي مكان بمساحة العمل هذه، فيحصل المحاسب الجديد على الوصول من يوم إعداده، دون أن يعيد أحد فتح القائمة.

الشخص المدعو إلى مساحة العمل ولم يُضَف بعد إلى أي عقار لا يحمل أي دور. إن أردته ضمن قائمة مقيّدة، فأضفه بالاسم.

العناصر والعناصر الفرعية

العنصر هو سطر واحد مع مربع اختيار. يمكن أن يحمل ملاحظة، وتاريخ استحقاق، ومسؤولاً واحداً، ويمكن تعديل نصه بعد كتابته.

لتغيير ما يقوله السطر، استخدم رمز القلم بجوار النص، أو تعديل النص من قائمة النقاط الثلاث. يظهر هذا الخيار على الأسطر التي كتبتها أنت فقط، أو على كل الأسطر إن كنت مالك القائمة أو أحد مدراء مساحة العمل، لذلك تظهر أسطر الآخرين كنص فقط.

تاريخ الاستحقاق اختياري ويظهر على سطر العنصر نفسه. اختر أضف تاريخ استحقاق لتحديده، أو انقر التاريخ لتغييره، وإزالة تاريخ الاستحقاق يمسحه. ويمكنك تحديده أثناء كتابة العنصر من أيقونة التقويم بجوار زر الإضافة. أما تحديد تاريخ لعنصر كتبه شخص آخر فهو من صلاحية مالك القائمة، وهي القاعدة نفسها المطبقة على تعديل نصه، لذلك يظهر التاريخ على أسطر الآخرين كنص فقط.

يمكن تقسيم العنصر إلى عناصر فرعية بمستوى واحد. العناصر الفرعية عناصر كاملة بذاتها: لكل منها مسؤول وتاريخ استحقاق خاص. هذا هو المقصود من التقسيم، فيصبح "إصلاح إنارة المدخل" مكوّناً من "الحصول على عروض أسعار" لشخص و"اعتماد الميزانية" لآخر.

ترتيب العناصر يدوي. اسحب المقبض على يمين السطر لتحريكه، أو استخدم قائمة النقاط الثلاث إن كنت تفضل ذلك.

سحب السطر جانبياً يغيّر تداخله: اسحبه باتجاه النص ليصبح عنصراً فرعياً للسطر الذي فوقه، أو اسحبه للخارج ليعود عنصراً رئيسياً. يظهر دليل يوضح أين سيستقر قبل أن ترفع يدك. العنصر الذي له عناصر فرعية بالفعل لا يمكن تداخله، لأن العناصر الفرعية بمستوى واحد فقط.

وتُرتَّب قوائمك بالطريقة نفسها في صفحة قوائم المهام، حيث تظهر كل قائمة كبطاقة. اسحب البطاقة من المقبض في زاويتها العلوية لإبقاء القائمة التي تستخدمها أكثر في المقدمة.

ربط عنصر بمهمة

يمكنك ربط أي عنصر في قائمة المهام بمهمة واحدة من صفحة المهام، فيصل كل من يرى القائمة إلى المهمة مباشرةً من العنصر. مثلاً: عنصر «متابعة مستأجر الوحدة 12» يفتح مهمة تحصيل الإيجار نفسها.

من صفحة المهمة: افتح المهمة واضغط أضف إلى قائمة مهام، ثم اختر القائمة، وعدّل نص العنصر إن أردت، واضغط إضافة. يذكر النص المقترح نوع المهمة والعقار والوحدة، ولا يذكر اسم المستأجر، لأن القائمة قد يطّلع عليها من لا يرى المهمة نفسها. وإن لم تكن لديك قائمة بعد، فاضغط أنشئ قائمة.

من داخل القائمة: اختر ربط مهمة من قائمة النقاط الثلاث بجانب العنصر، أو من بجوار زر الإضافة وأنت تكتب عنصراً جديداً، ثم ابحث في مهامك المفتوحة واختر إحداها. ولإزالة الربط اضغط علامة × على الرابط نفسه. ولا يُربط العنصر إلا بمهمة واحدة، فإن أردت مهمة غيرها فأزِل الربط الحالي أولاً. ولا يمكن ربط عنصر منجز ولا إزالة ربطه.

يظهر الرابط تحت نص العنصر، في القائمة وفي قائمة مهامي. وما يظهر عليه يختلف من شخص لآخر: من يستطيع فتح المهمة يرى نوعها وملخّصها، ومن لا يستطيع يرى نوعها فقط، مثل «تحصيل الإيجار». والضغط على الرابط يفتح صفحة المهمة بصلاحياتها المعتادة، فلا يطّلع أحد على ما لا يحق له. وبعد إنجاز المهمة يفتح الرابط ما كانت تخصّه، مثل العقد في مهام الإيجار.

يربط العنصرَ أو يزيل ربطه كاتبُه، أو مالك القائمة، أو مدير مساحة العمل، وهي القاعدة نفسها لتعديل نصه. ويظهر زر أضف إلى قائمة مهام ما دامت قوائم المهام مفعّلة في مساحة العمل، من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام.

إسناد العمل

لكل سطر أداة إسناد بجانبه، للعناصر الرئيسية والفرعية على حد سواء. أسند العنصر إلى شخص أو إلى دور، لا إلى كليهما.

الشخص واضح لا لبس فيه: العنصر له، ويظهر ضمن عدّاده.

الدور يعني أن كل من يحمله يرى العنصر بعلامة غير مُستلَم، وأي منهم يستطيع أخذه عبر أسنده لي. استخدم هذا حين لا يهمك من ينفّذه، بل أن ينفّذه أحد. ومن يأخذه يضع اسمه عليه، فيرى بقية الفريق أن الأمر مُغطّى.

ومن أخذ عنصرًا يستطيع إعادته: زر أعده إلى … يرجعه إلى الدور الذي جاء منه، فيظهر مجددًا بعلامة «غير مُستلَم» أمام الجميع. وهذا يعكس الأخذ فقط، أما العنصر المُسنَد إلى شخص مباشرةً فيغيّره صاحب القائمة من أداة الإسناد. وأداة الإسناد نفسها تظهر الآن لصاحب القائمة ولمن كتب العنصر فقط، فقد كانت تظهر للجميع ثم ترفض الحفظ.

لا يمكنك الإسناد إلا لشخص يرى القائمة أصلاً. إن حاولت الإسناد لشخص خارجها، سيُطلب منك مشاركتها معه أولاً، وإلا فسيصله إشعار عن شيء لا يستطيع فتحه.

العثور على عملك أنت

داخل القائمة، تُضيّق أداة التصفية فوق العناصر العرض إلى المُسنَدة إليّ أو غير المُسنَدة. تُبقي التصفية العنصر الأب ظاهراً إذا طابق أحد عناصره الفرعية، فلا تختفي مهمة مُسنَدة إليك خلف عنوان غير مُسنَد.

تتوقف إعادة الترتيب أثناء التصفية، لأن سحب قائمة جزئية يحرّك صفوفاً لا تراها.

لصفحة قائمة المهام عرضان: القوائم يعرض كل اللوحات التي تراها، وقائمة مهامي يعرض كل ما هو مُسنَد إليك من جميع القوائم وجميع مساحات العمل التي تنتمي إليها. وأيقونة القائمة في الشريط العلوي تفتح العرض نفسه.

وقائمة مهامي مجمّعة حسب موعد الاستحقاق: المتأخرة، ثم المستحقة اليوم، ثم القادمة، ثم ما لا تاريخ له. هذا التجميع هو سبب تحديد تواريخ الاستحقاق أصلاً، والعنصر بلا تاريخ لا يضيع، بل يجلس في مجموعته الخاصة في الأسفل.

يمكنك اختيار مكان هذه الأيقونة: الشريط العلوي أو الجانبي أو كليهما، من الإعدادات ثم التفضيلات. واختيار الشريط العلوي فقط يزيل صف قائمة المهام من الشريط الجانبي، تماماً كما يعمل إعداد الإشعارات.

توثيق ما حدث

لكل عنصر خيط تحديثات. هذا هو الجزء الذي يجعل القائمة تستحق القراءة بعد شهر.

أضف تحديثاً كلما تحرك شيء: "تم الاتصال بهم، وحساباتهم الدائنة تستغرق 30 يوماً"، "تم الدفع، المرجع 88213". يظهر أحدث تحديث على العنصر نفسه، فتُقرأ اللوحة كاملة بنظرة واحدة دون فتح أي شيء.

التحديثات إضافية فقط، فيبقى سجل ما حدث أميناً. وإن أُضيف تحديث بالخطأ، يستطيع كاتبه ومالك القائمة ومدراء مساحة العمل حذفه.

وضع علامة الإنجاز يسجّل من وضعها ومتى، فحتى العنصر الذي لم يكتب عنه أحد تحديثاً يبقى معروفاً من أغلقه.

من يُبلَّغ بماذا

يصلك إشعار في صندوق الوارد عند:

• إسناد أحدهم عنصراً إليك، أو إلى دور تحمله
• مشاركة أحدهم قائمة معك
• إنجاز عنصر أنشأته أنت
• نشر أحدهم تحديثاً على عنصر أنشأته أو تملكه
• حدوث أي شيء في قائمة تتابعها

لا يصل إلى هاتفك من إشعارات المهام إلا الإسناد: إذا أُسند إليك عنصر، أو أُسند إلى دور تحمله، وصلك تنبيه على الهاتف إلى جانب الجرس. أما البقية فتجدها في الجرس فقط. والتحديثات بالذات هادئة عن قصد: العنصر الواحد قد يحمل عشرين تحديثاً، ولو زاحم نقاش المهام اعتمادات الدفعات على انتباهك، لانتهى بك الأمر إلى كتم الاثنين.

استخدم متابعة على قائمة لمتابعة لوحة لست ضمن كل عناصرها. المتابعة لا ترسل تنبيهات على الهاتف أبداً.

يستطيع مالك القائمة ومدراء مساحة العمل إعادة تسميتها أو تغيير وصفها من رمز القلم بجانب العنوان.

تعديل نص عنصر لا يغيّر الإشعارات التي أُرسلت قبله. تبقى بالنص الذي أُرسلت به، ولا تزال تفتح العنصر الصحيح.

ما يحدث للعناصر المنجزة

وضع علامة الإنجاز ينقل العنصر من منطقة العمل إلى مجموعة المنجزة المطوية في أسفل القائمة، الأحدث أولاً. نقرة واحدة تفتحها. لا يُحذف شيء، وتبقى القائمة قصيرة مهما طال استخدامك لها.

يعرض كل عنصر منجز تاريخ إضافته وتاريخ إغلاقه ومن أغلقه. يُسجَّل ذلك لكل عنصر منذ لحظة إنشائه، فتبقى القائمة بعد عام قادرة على الإجابة: كم بقي هذا مفتوحاً، ومن تعامل معه.

إنهاء العمل بقائمة

أرشفها عند انتهاء العمل. يبقى كل شيء: العناصر والتحديثات ومن فعل ماذا. تخرج فقط من عرضك النشط، ويمكنك استعادتها في أي وقت.

الحذف نهائي ويأخذ معه سجل التحديثات. لا يستطيع ذلك سوى منشئ القائمة أو أحد المدراء.

على هاتفك

يمكنك التعامل مع المهام وتنظيمها من الهاتف: إنشاء قائمة وتحديد من يراها، ورؤية ما هو مُسنَد إليك، وفتح أي قائمة، ووضع علامات الإنجاز، ونشر التحديثات من أي مكان.

ويمكنك تعديل نص العنصر بالضغط على نصه.

وابتداءً من الإصدار 1.0.4 من التطبيق، يظهر الرابط على عنصره، والضغط عليه يفتح المهمة، أو ما كانت تخصّه بعد إنجازها. ولإضافة مهمة إلى قائمة من الهاتف، افتح المهمة واضغط أضف إلى قائمة مهام. أما ربط عنصر موجود بمهمة أو إزالة الربط فمن تطبيق الويب.

ولإعادة الترتيب، اضغط مطولًا على العنصر حتى يرتفع، ثم اسحبه لأعلى أو لأسفل. واسحبه باتجاه النص ليصبح عنصرًا فرعيًا مما فوقه، أو بعيدًا عنه ليعود عنصرًا رئيسيًا. يظهر خط يبيّن أين سيستقر وعلى أي مستوى قبل أن ترفع إصبعك. والعناصر المنجزة لا تُسحب.

أما تواريخ الاستحقاق فتُحدَّد من تطبيق الويب، ويعرضها الهاتف بعد تحديدها.