تكامل أودو للمحاسبة

اربط مساحة عملك بـأودو (Odoo) لتتحوّل الأموال التي تسجّلها هنا (دفعات الإيجار، المصروفات، الودائع، والأشخاص المرتبطون بها) إلى قيود محاسبية في أودو تلقائياً. يشرح هذا المقال ما الذي يُزامَن، وكيفية الإعداد خطوة بخطوة، وكيف تراقب المزامنة.

أودو ميزة في الخطط المدفوعة، وتُعدّ من تطبيق الويب (وليس الجوال). الإعداد تحت الإعدادات ← عمليات التكامل، وتحتاج صلاحية إدارة التكامل المحاسبي (دور المحاسب يملكها افتراضياً).

كيف تعمل (باختصار)

المزامنة باتجاه واحد: من هذا التطبيق ← أودو (دفع فقط). عند تسجيل شيء واعتماده هنا، نضع مهمة في قائمة الانتظار، ويقوم عامل في الخلفية بإنشاء أو تحديث القيد المقابل في قاعدة بيانات أودو. نتذكّر كل قيد ننشئه، لذا تعديل الشيء نفسه لاحقاً يحدّث قيد أودو القائم بدل تكراره.

نقطتان مهمتان:

• التعديلات التي تجريها داخل أودو لا تعود إلى هذا التطبيق. أودو هو دفتر المحاسبة المرجعي، وهذا التطبيق مكان العمليات.
• تُنشأ القيود كمسودات افتراضياً، ليراجعها محاسبك ويرحّلها في أودو. يمكنك تفعيل الترحيل التلقائي لاحقاً (انظر المسودة مقابل المرحّل أدناه).

ما الذي يُزامَن، وكيف

تُزامَن الدفعة بعد اعتمادها في سير عمل التحقق من الدفعات، ويُزامَن المصروف بعد التحقق منه فقط، وذلك عمداً: لا يصل إلى الدفاتر إلا ما أكّده فريقك.

قبل أن تبدأ

تحتاج إلى:

1. نسخة أودو (Odoo Online أو مُستضافة ذاتياً) مع تثبيت تطبيق المحاسبة.
2. مفتاح API لمستخدم أودو يستطيع إنشاء الفواتير والمدفوعات والشركاء. (في أودو: التفضيلات ← أمان الحساب ← مفتاح API جديد.)
3. اسم قاعدة بيانات أودو والرابط.

الإعداد الموجّه (موصى به)

إذا كنت تربط Odoo لأول مرة، خصوصًا حساب Odoo جديد بلا سجلات، استخدم الإعداد الموجّه. في الإعدادات ← عمليات التكامل، وقبل أن تتصل، سيظهر زر إعداد موجّه. يأخذك خطوة بخطوة ويُعدّ Odoo بالطريقة الصحيحة للعقارات تلقائيًا:

1. الاتصال: أدخل رابط Odoo وقاعدة البيانات وبريد مستخدم الربط ومفتاح API، واختبر الاتصال.
2. النموذج المحاسبي: اختر شركة Odoo واللغة، وأجب عن سؤال واحد: كيف تدير الملكية؟ (مالك واحد، أو عدة مُلّاك بدفاتر مشتركة، أو عدة مُلّاك كشركات منفصلة). نطبّق إعدادات متوافقة مع ZATCA (تُحفظ السجلات كمسودات).
3. طرق الدفع ودفاتر اليومية: أضف بنوكك والنقد والبطاقات وأنشئ دفاتر اليومية الخاصة بها في Odoo من هنا، دون الحاجة لتسجيل الدخول إلى Odoo والعودة.
4. الإعداد الموصى به: بنقرة واحدة يُجهّز فصل المُلّاك (مُنشئًا الحسابات التحليلية أو الشركات للمُلّاك نيابةً عنك)، ويربط طرق الدفع وضرائب القيمة المضافة، وينشئ حسابات الأستاذ لفئات مصروفاتك، وينشئ منتج الإيجار.
5. الإنهاء: اختر كم من السجلّ تريد إدخاله سابقًا (أبقِ ابدأ من جديد لحساب Odoo جديد) وشغّل المزامنة.

عند الانتهاء تعود إلى صفحة عمليات التكامل وقد اكتمل الإعداد، حيث يمكنك تخصيص أي شيء لاحقًا. تفضّل الإعداد يدويًا؟ نفس الصفحة بها إعداد يدوي، وكل خطوة أدناه متاحة هناك أيضًا.

الإعداد خطوة بخطوة (يدويًا)

اذهب إلى الإعدادات ← عمليات التكامل واعمل من الأعلى للأسفل:

1. اختبر الاتصال. أدخل رابط أودو، واسم قاعدة البيانات، والبريد، ومفتاح API، ثم اختبر الاتصال. عند النجاح تظهر نسخة أودو، ونملأ لك الشركة ودفتر يومية المبيعات مسبقاً.

2. اضبط الإعدادات الافتراضية. اختر الشركة في أودو، ودفتر يومية المبيعات الافتراضي، ومنتج الإيجار المستخدم في سطور فاتورة الإيجار (يوجد زر «إنشاء منتج إيجار في أودو» بنقرة واحدة إن لم يكن لديك). اختر لغة المزامنة للنصوص التي نكتبها في أودو.

3. اختر فصل المُلّاك (فقط إذا كنت تدير عقارات لأكثر من مالك):

• معطّل: كل شيء يُرحّل لشركة واحدة. استخدمه إن كانت كلها محفظتك الخاصة.
• حسب الشركة: كل مالك يرتبط بـشركة أودو منفصلة، وتُرحّل معاملاته إليها.
• حسب الحساب التحليلي: كل شيء يُرحّل لشركة واحدة، لكن تُوسَم سطور كل مالك بحسابه التحليلي (لقوائم أرباح وخسائر لكل مالك دون شركات منفصلة).

في وضع حسب الشركة / حسب التحليلي، اربط كل مالك بشركته / حسابه التحليلي في بطاقة ربط المُلّاك. (في وضع حسب التحليلي، أنشئ الحساب التحليلي للمالك في Odoo أولًا، من المحاسبة ← التهيئة ← الحسابات التحليلية، ثم اخترْه هنا. أما الحسابات التحليلية لكل عقار/وحدة فتُنشأ تلقائيًا؛ حسابات المُلّاك ليست كذلك بعد.)

4. اربط الرموز. ليصل كل قيد لمكانه الصحيح:

• فئة المصروف ← الحساب (أي حساب أودو تُرحّل إليه كل فئة)
• طريقة الدفع ← دفتر اليومية (نقد، تحويل بنكي… ← دفتر اليومية المطابق)
• نسبة الضريبة ← الضريبة (مثلاً ١٥٪ ← ضريبة المبيعات/المشتريات في أودو)

استخدم مساعد الإعداد لتسريع ذلك: اقتراح الروابط يطابق عناصرك بكائنات أودو تلقائياً (تراجعها قبل التطبيق)، ويمكنه إنشاء حسابات في أودو لأي فئة مصروف غير مرتبطة.

5. التفعيل + الإدخال السابق. فعّل مفتاح التمكين. عند أول تفعيل يُعرض عليك إدخال سابق (Backfill) يدفع جهات الاتصال المرتبطة بتلك السجلات (المورّدين والمستأجرين في المصروفات والودائع والدفعات التي يزامنها، لا كامل دفتر عناوينك) ثم المصروفات والودائع والدفعات إلى أودو بالترتيب الصحيح. كما تُسوّى في Odoo المصروفاتُ التي علّمتها مدفوعةً مسبقًا، لا أن تبقى مسودات. اختر إلى أي مدى تعود في الزمن.

المسودة مقابل المرحّل

افتراضياً نترك الفواتير وفواتير المورّدين مسودات ليراجعها محاسبك قبل الترحيل، وهو الخيار الآمن لفوترة الزكاة والضريبة (ZATCA) في السعودية، حيث الفاتورة المرحّلة مُلزِمة قانونياً. مفتاحان في قسم الإعدادات الافتراضية يغيّران ذلك:

• ترحيل فواتير العملاء تلقائياً: يرحّل فواتير الإيجار فوراً ويسجّل الدفعة المطابقة.
• ترحيل فواتير المورّدين تلقائياً: يرحّل فواتير المصروفات فوراً.

اتركهما معطّلين في البداية، وفعّلهما عندما تثق بالروابط وتريد الأتمتة الكاملة.

دفع المصروفات واليوميات وتقارير العقارات

بعض الأمور تحدث تلقائيًا بمجرد اتصالك:

• تعليم المصروف كمدفوع ← دفعة في Odoo. عند تعليم مصروف كمدفوع هنا، نسجّل دفعة مورّد مطابقة في Odoo من اليومية المرتبطة بطريقة الدفع، ونسوّيها لتصبح الفاتورة مدفوعة (دون إدخال مزدوج). يتحكم بذلك مفتاح «تسجيل دفعة في Odoo عند تعليم المصروف كمدفوع» في الإعدادات الافتراضية (مُفعّل افتراضيًا). أوقفه إن كنت تفضّل تسجيل الدفعات يدويًا في Odoo؛ عندها يُعلَّم المصروف بأن «الدفعة معلّقة في Odoo».
• طريقة الدفع ← اليومية. اربط كل طريقة دفع في مساحتك بـيومية بنكية/نقدية في Odoo من ربط اليوميات. وإذا لم تكن اليومية موجودة بعد، استخدم «إنشاء يومية في Odoo» من هناك. وإذا كنت تفصل المُلّاك في شركات Odoo مختلفة، ستربط يومية لكل طريقة لكل شركة.
• فئات المصروفات تُنشئ حسابها فورًا. عند الاتصال بـ Odoo، تُنشأ لفئة المصروف الجديدة حساب الأستاذ المطابق في Odoo تلقائيًا (دون خطوة منفصلة). يتحكم بذلك مفتاح «إنشاء حسابات Odoo تلقائيًا لفئات المصروفات الجديدة» في الإعدادات الافتراضية (مُفعّل افتراضيًا)؛ أوقفه لربط الفئات يدويًا. وفي كل الأحوال يوجد في نموذج إضافة الفئة خيار «إنشاء حساب مطابق في Odoo» لتجاوز ذلك لفئة واحدة.
• جهات الاتصال (المورّدون والمستأجرون) تُزامَن مع Odoo. تصبح كل جهة اتصال شريكًا في Odoo. مع تفعيل «مزامنة جهات الاتصال مع Odoo تلقائيًا» (افتراضي)، تُدفع كل جهة اتصال تضيفها أو تعدّلها فورًا؛ أوقفه فلا تصل جهة الاتصال إلى Odoo إلا عندما تكون ضمن دفعة أو مصروف أو وديعة. ولدفع دفتر عناوينك الحالي دفعة واحدة، استخدم «مزامنة كل جهات الاتصال» في الإعداد الموجّه (أو أعِد تشغيله في أي وقت). وتعرض صفحة كل جهة اتصال شارة مزامنة صغيرة لترى حالتها.
• تقارير العقار والوحدة تلقائية. تُوسَم كل فاتورة إيجار ومصروف يُزامَن بخطة تحليلية باسم «العقارات» (حساب لكل عقار، ولكل وحدة عند ربطها بوحدات) لتحصل على تقارير لكل عقار ووحدة في Odoo دون أي إعداد، من المحاسبة ← الحسابات التحليلية في Odoo. وهذا منفصل عن فصل المُلّاك ويعمل بالتوازي معه.

المراقبة وحل المشكلات

• كل دفعة ومصروف يعرض شارة حالة المزامنة في صفحة تفاصيله (مُزامَن / قيد الانتظار / فشل / غير مُزامَن).
• الإعدادات ← عمليات التكامل ← قائمة المزامنة تعرض كل المهام. تُظهر المهام الفاشلة السبب: غالباً رابط مفقود (فئة مصروف أو طريقة دفع أو نسبة ضريبة غير مربوطة). أصلح الربط ثم أعد المحاولة (مهمة واحدة، أو إعادة كل الفاشلة).
• طريقة سريعة للتأكد أن كل شيء يعمل من البداية للنهاية: سجّل دفعة إيجار واعتمدها ← تظهر فاتورة عميل مسودة في أودو؛ تحقّق من مصروف ← فاتورة مورّد مسودة؛ سجّل وديعة ← دفعة؛ أضف جهة اتصال ← شريك. وراقب قائمة المزامنة حتى تصل إلى تم.

قطع الاتصال

الإعدادات ← عمليات التكامل ← قطع الاتصال يمسح الاتصال وكل الروابط من هذا التطبيق. لا يحذف أي شيء أُنشئ في أودو، فتبقى تلك القيود في دفاترك.

ذو صلة

• الأموال: المدفوعات، الذمم، المصروفات، الودائع
• الأدوار والصلاحيات
• سير العمل والموافقات
• الخطط والفوترة