المحاسبة والدفاتر

تبني المحاسبة دفاتر مساحة عملك بالقيد المزدوج من السجلات التي تُدخلها أصلًا: كل قسط يحين موعده، وكل دفعة تُعتمد، وكل خصم وشطب وتأمين ومصروف يصبح قيدًا يوميًا من تلقاء نفسه. لا تُدخل شيئًا مرتين، ولا تكتب قيدًا لإيجار أو لفاتورة صيانة.

تفعيلها

المحاسبة متوقفة حتى يفعّلها مدير مساحة العمل من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام. وهي متاحة في خطتي البداية والاحترافية وخلال الفترة التجريبية، أما في الخطتين المجانية والفردية فيظهر مكان المفتاح قفل ورابط للترقية.

وإن ظهرت عبارة غير متاحة بعد مكان المفتاح، فالمحاسبة لم تُتح بعد، ولا تتيحها الترقية ولا أي إعداد، ويظهر المفتاح حين تصبح متاحة.

بعد التفعيل تظهر المحاسبة في القائمة الجانبية، ويظهر رابط إعداد الدفاتر على بطاقتها في مكوّنات النظام حتى تُفتح الدفاتر. ويُعِدّ مدير مساحة العمل الدفاتر في ثلاث خطوات تعرضها صفحة نظرة عامة حتى تُفتح:

1. تاريخ البدء والتسجيل في ضريبة القيمة المضافة: اختر تاريخ البدء، ويُقترح أول يوم في سنتك المالية الحالية، ثم أجب عن التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
2. ترحيل السجلات: انتظر ترحيلها، وهو تلقائي.
3. فتح الدفاتر: أدخل الأرصدة الافتتاحية وافتح الدفاتر. تختفي الخطوات بعد الفتح.

ويرى بقية من يطّلعون على الدفاتر هذه الخطوات للقراءة فقط، وبجانب الخطوتين الأولى والثالثة عبارة «يتولى ذلك مدير مساحة العمل». ومن يملك صلاحية «مسك الدفاتر» يجد رابطًا لربط طرق الدفع والفئات بالحسابات، وهو متاح قبل بدء الدفاتر. ويجد مدير مساحة العمل، متى كانت وحدة «الفريق والصلاحيات» مفعّلة، رابطًا لمنح محاسبه الوصول إلى الدفاتر من الإعدادات ← إدارة الصلاحيات.

وعلى الحاسب، مرّر المؤشر فوق المحاسبة في القائمة الجانبية لتنتقل مباشرةً إلى أي قسم منها أو تقرير.

تاريخ البدء

تاريخ البدء هو اليوم الذي تعرف فيه أرصدة البنك والصندوق الحقيقية، وهو غالبًا أول يوم في السنة المالية. بعد اختياره يرحّل النظام سجلاتك كلها، حتى السابقة للتاريخ، فتصل ذمم المستأجرين والتأمينات وما عليك للموردين إلى الدفاتر كما هي في سجلاتك دون أن تكتبها.

يمكنك تغيير تاريخ البدء ما دامت الدفاتر لم تُفتح بعد.

التسجيل في ضريبة القيمة المضافة

للمنشأة إقرار ضريبي واحد تحت تسجيل واحد، أيًّا كان عدد البائعين في الفوترة الإلكترونية. عند بدء الدفاتر يُسأل مدير مساحة العمل: هل المنشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة؟ وإن كان للمنشأة بائع في الفوترة الإلكترونية يُقترح رقمه الضريبي. وبعد البدء يُغيَّر التسجيل من بطاقة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة في نظرة عامة.

• مسجلة: أدخل الرقم الضريبي (15 رقمًا، أوله 3 وآخره 3)، وتاريخ التسجيل إن كان بعد بداية سجلاتك، وتاريخ إلغائه إن أُلغي. تُسترد ضريبة فاتورة المشتريات إذا حملت الرقم الضريبي للمورد وكان تاريخها داخل فترة التسجيل، وإلا صارت جزءًا من تكلفتها.
• غير مسجلة: ضريبة المشتريات كلها جزء من التكلفة، ولا إقرار ضريبي ولا فترات ضريبية لإقفالها. وما دامت المحاسبة مفعّلة، فالعقد أو البيع الذي يفرض ضريبة القيمة المضافة يطلب تأكيدًا قبل حفظه، لأن المستند الذي يُظهر الضريبة يُعامل معاملة الفاتورة الضريبية، ولا يصدرها إلا المسجل.
• أحدد لاحقًا: تُرحَّل القيود كما كانت قبل هذا الخيار، لكن إقفال فترة ضريبية يتطلب تحديد التسجيل أولًا.

إذا غيّر التعديل ترحيل فواتير سابقة يظهر لك قبل الحفظ عددها، وكم من ضريبتها ينتقل إلى التكلفة أو إلى ضريبة المدخلات، وكم منها في فترة مقفلة فيُرحَّل تصحيحًا متأخرًا في أول يوم مفتوح. وفاتورة المشتريات المختلطة الاستخدام لا يُحتسب منها إلا ما تسترده بالنسبة المؤقتة السارية في تاريخها. ويُحفظ التعديل في سجل تغييرات الدفاتر.

وإذا بدأ التسجيل بعد بداية سجلاتك، فأول فترة ضريبية تبدأ من تاريخ التسجيل، فلا تُعرض فترة قبله ولا تُقفل، ويبقى ما أُقفل منها من قبل كما هو. والفاتورة المؤرخة قبل التسجيل التي يُعاد ترحيلها تصحيحًا متأخرًا لا تصحّح أي إقرار، فلا تظهر في «التصحيحات من الفترات السابقة»، ما لم تكن فترتها قد أُقفلت.

ولأن الخانات من 1 إلى 14 في الإقرار المقدَّم لا تتغير، لا يُحفظ تغيير تاريخ التسجيل، أو تغيير «مسجلة» إلى غيرها، إذا كان سيغيّر أرقام فترة ضريبية مقفلة فيها تصحيح من هذا النوع. تظهر لك تلك الفترة، فألغِ إقفالها وإقفال ما بعدها أولًا.

الأرصدة الافتتاحية

المنصة لا تعرف رصيد حسابك البنكي الحقيقي، ولا القروض أو المباني أو رأس المال. لذلك تُدخل في هذه الخطوة الرصيد الحقيقي لكل منها في نهاية اليوم السابق لتاريخ البدء:

• البنك والصندوق: يظهر بجانب كل حساب ما في سجلاتك، وتُدخل الرصيد الحقيقي فيُقيَّد الفرق. وإن كان لديك أكثر من حساب بنكي فأضف كل حساب منها في دليل الحسابات قبل إدخال رصيده، حتى لا يجتمع رصيدان في حساب واحد.
• أرصدة أخرى (اختيارية): الضريبة والحسابات الأخرى وإجماليات السنة تحت رابط إدخال أرصدة أخرى، وتظهر مفتوحة إن كان في أي منها رصيد. والخانة الفارغة في أي قسم تُبقي الرقم الموجود في سجلاتك.
• ضريبة القيمة المضافة: أدخل ما بقي مستحقًا أو قابلًا للاسترداد في ذلك اليوم من إقرارك الضريبي، أو صفرًا إن سُوِّي كله. رقم السجلات يجمع الضريبة منذ البداية ولا يعرف ما سددته.
• حسابات أخرى لا تسجلها المنصة، مثل قرض أو مبنى أو رأس مال: أدخل رصيدها إن وُجد، والخانة الفارغة تُبقي ما في سجلاتك.
• ما يأتي من سجلاتك، مثل ذمم المستأجرين والتأمينات وما عليك للموردين والإيجار المقدم: يُعرض فقط ولا يُكتب.
• الجانب: لكل رصيد تكتبه جانب مدين أو دائن، ويبدأ على الجانب المعتاد للحساب. غيّره لرصيد على الجانب الآخر، مثل مسحوبات المالك وهي رصيد مدين في حقوق الملكية.
• إن بدأت دفاترك في منتصف السنة المالية: تظهر أيضًا حسابات الإيرادات والمصروفات. اكتب إجمالي كل منها منذ بداية السنة المالية حتى يوم الافتتاح، فتكتمل قائمة الدخل لهذه السنة، ويُقاس الفرق على ما في سجلاتك من بداية السنة فقط.

يذهب الفرق الباقي إلى حساب الأرصدة الافتتاحية في حقوق الملكية، ثم تُفتح الدفاتر ويُقفل ما قبل تاريخ البدء. ويستطيع مدير مساحة العمل تعديل الأرصدة الافتتاحية لاحقًا من المحاسبة ← نظرة عامة ← تعديل الأرصدة الافتتاحية.

ما يُرحَّل تلقائيًا

الفاتورة الضريبية لقسط إيجار لا تُرحَّل وحدها، لأن القسط نفسه رُحِّل. لكن القسط يتبع فاتورته: الفاتورة الصادرة قبل تاريخ الاستحقاق تنقل استحقاقه وضريبته إلى يوم صدورها، وإن فرضت الفاتورة يوم صدورها ضريبة تخالف جدول الدفعات (كخدمات خاضعة للضريبة في عقد سكني) حمل القسط ضريبة الفاتورة، وتذكر نظرة عامة مقدار ما تختلف به أرصدة المستأجرين عن صفحة المستحقات. وضريبة القسط المفوتر في الدفاتر هي ضريبة فاتورته بالهللة دائمًا: إذا قرّبت الفاتورة المبلغ المستحق إلى مبلغ القسط (مبلغ تطبعه منصة إيجار لا ينقسم بدقة إلى إيجار وضريبة 15%)، ذهبت الهللة أو الهللتان إلى حساب فروقات التقريب، وبقي رصيد المستأجر مبلغ القسط. أما التغييرات اللاحقة فتُرحَّل في أيامها: الخصم بعد الفاتورة وإشعاره الدائن. وإن جاء أحدهما دون الآخر نبّهت نظرة عامة إليه لتصدر الإشعار الدائن أو تسجّل الخصم. والفاتورة الضريبية اليدوية لمطالبة مسجّلة على المستأجر (أضرار أو خدمات) تحلّ محل المطالبة في الدفاتر، وإن اختلف مبلغاهما لاحقًا نبّهت نظرة عامة إلى ذلك أيضًا. وتُرحَّل السجلات خلال دقائق من تسجيلها، وتذكر صفحة نظرة عامة وقت آخر تحديث.

تعرض صفحة نظرة عامة ذمم العملاء منفصلة عن ذمم المستأجرين، ورصيد كل عميل مع رابط إلى كشف حسابه، ومن لم يُحفظ في جهات الاتصال في سطر واحد. انظر العملاء.

متى يصبح الإيجار إيرادًا

الإيجار إيراد على أيام العقد بالتساوي، لا عند استحقاقه ولا عند دفعه. هذه قاعدة المؤجر في المعايير الدولية للتقرير المالي، ومنها المعيار الذي اعتمدته الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين للمنشآت الصغيرة والمتوسطة.

• عند استحقاق القسط يُقيَّد على المستأجر كاملًا، ويبقى الإيجار في حساب إيرادات إيجار مقدمة. أما ضريبة القيمة المضافة وإقرارها فلا يتغيران: البيع يُقرأ من قيد الاستحقاق في تاريخ التوريد.
• عند انقضاء كل شهر ينتقل نصيبه من الإيجار المقدم إلى إيرادات الإيجار. فالقسط السنوي المدفوع في يناير يصبح إيرادًا بمقدار جزء من اثني عشر كل شهر.
• إذا ارتفع الإيجار من سنة لأخرى، يتساوى الإيراد في أشهر العقد كلها. فيسبق الإيراد الأقساط في أول العقد، ويظهر ذلك رصيدًا مدينًا في حساب الإيجار المقدم.
• إذا أُنهي العقد مبكرًا، يكتمل إيراد ما بقي قائمًا من أقساطه بحلول يوم الإنهاء. وما دفعه المستأجر عن قسط أُلغي يبقى بضريبته في «إيرادات إيجار مقدمة» ولا يصبح إيرادًا، لأنه قد يُرد إليه، وتذكر نظرة عامة مقداره.
• أي تغيير على العقد (إنهاء أو خصم أو إعادة جدولة) لا يمس شهرًا في فترة مقفلة ولا ما قبل الأرصدة الافتتاحية، ويتوزع الباقي على الأيام بعدها. أما الشهر غير المقفل فيتبع السجلات، فيُصحَّح فيه خطأ الإدخال في مكانه. وإن كانت أشهر العقد كلها مقفلة، رُحّل الفرق قيدًا واحدًا على آخر شهر في العقد.
• لا يدخل إيجار الشهر الجاري في أرقام قائمة الدخل قبل نهايته، لأن قيده يُرحَّل بعد انقضاء الشهر، لكن قائمة الدخل ونظرة عامة تذكران ما اكتُسب منه حتى اليوم في ملاحظة بجانب الأرقام.

الخصم على قسط لم يُستحق بعد يُكتسب مع الإيجار في أشهر العقد الباقية، فيظهر بندًا باسم خصومات الإيجار كل شهر. أما الخصم على قسط مستحق فخسارة يوم منحه. والشطب يُقيَّد دينًا معدومًا ولا يغيّر الإيراد.

مكاتب إدارة الأملاك

تمسك مساحة العمل دفاتر جهة واحدة فقط: الشركة أو الشخص الذي تخصه سجلات المساحة، كما في أي برنامج محاسبة، فلا تُقيَّد فيها أموال ملاك آخرين. وإن كنت مكتب إدارة أملاك تدير عقارات لا تملكها، فاختر أحد ترتيبين، أو اجمع بينهما:

• مساحة عمل لكل مالك: ضع عقارات المالك في مساحة عمل خاصة به، وشغّل فيها المحاسبة والفوترة الإلكترونية باسم المالك ورقمه الضريبي. فريق مكتبك أعضاء فيها، ولمحاسب المالك أن ينضم إليها فيمسك دفاتره ويقدّم إقراره الضريبي. الإيجار فيها إيراد المالك وضريبته عليه، ورسوم إدارتك فاتورة مورد في دفاتره. يناسب هذا المالك المسجل في ضريبة القيمة المضافة، أو من يحتاج إلى دفاتر كاملة.
• مساحة تشغيل، ودفاتر المكتب في مساحة أخرى: ضع كل العقارات التي تديرها في مساحة تشغيل واحدة، واترك المحاسبة فيها متوقفة. وتُمسك دفاتر مكتبك نفسه (رسوم الإدارة والرواتب وإيجار المكتب وإقرارك الضريبي) في مساحة عمل ثانية لا عقارات فيها، ومنها تصدر فواتير رسوم إدارتك. ولك أن تصدر من مساحة التشغيل فواتير إيجار المالك المسجل في الضريبة عن طريق بائع المالك.

لذلك لا تبدأ الدفاتر في مساحة عمل فيها بائع لمالك عقار مربوط بالهيئة، وبعد أن تبدأ لا يُضاف فيها بائع لمالك، ولا يصدر بائع المالك فيها فواتير جديدة (متى يُرفض الإصدار)، ولا يتحوّل بائع المالك إلى «نحن البائع» إن كان قد أصدر فواتير أو إشعارات تُقيَّد في الدفاتر، أو فواتير أو إشعارات فيها ضريبة برقم ضريبي غير رقم تسجيل المنشأة، وتبقى الإشعارات الدائنة على فواتيره السابقة متاحة. والفواتير التي يصدرها بائع المالك لا تُقيَّد في دفاتر المساحة، أيًّا كان تاريخها. ويبقى حساب مستحقات الملاك (2410) في دليل الحسابات لتستخدمه بقيد يدوي إن كان مكتبك يحتفظ فعلًا بأموال للملاك، ولا تُرحَّل إليه السجلات. ولك أن تختار في سطره المالك الذي يخصه المبلغ، فيُحسب رصيد كل مالك وحده، والمالك الذي دفعت له أكثر مما يستحق يظهر في قائمة المركز المالي ضمن «مستحق على الملاك» ولا يُنقص ما تدين به لغيره.

متى تُسترد ضريبة الفاتورة

تُرحَّل فاتورة المورد بندًا بندًا، ويحمل كل بند رمزه في إقرار الضريبة. وتُسترد ضريبة البند إلا إن منعها أول شرط لا يتحقق مما يلي، بهذا الترتيب:

1. التسجيل والرقم الضريبي للمورد: تحمل الفاتورة الرقم الضريبي السعودي للمورد، وكانت مساحة العمل مسجلة في تاريخ الفاتورة (التسجيل).
2. الفاتورة باسم: فاتورة باسم منشأتك فقط. الفاتورة باسم مالك العقار أو المستأجر أو جهة أخرى مشترياتهم هم، فضريبتها من التكلفة عندك.
3. نوع المستند: «بدون فاتورة ضريبية» لا يُسترد. وإن لم يُحدَّد النوع فهو فاتورة ضريبية متى حملت الرقم الضريبي للمورد. والفاتورة الورقية تُسترد ضريبتها بالرقم الضريبي، فاحتفظ بأصلها.
4. الفئة: فئة عليها «ضريبة غير قابلة للاسترداد (المادة 50)» لا تُسترد ضريبة بنودها.
5. الاستخدام: من العقود والوحدات المرتبطة بالفاتورة. فاتورة لعقود سكنية بلا ضريبة (إيجار معفى) لا تُسترد ضريبتها. والمرتبطة بعقود تجارية خاضعة للضريبة، أو بلا ارتباط، تُسترد. والمرتبطة بالنوعين معًا (استخدام مختلط) تسترد نسبة الاسترداد المؤقتة لسنتها.

ما لا يُسترد يبقى في التكلفة بندًا مستقلًا في حساب الفئة، ولا يدخل أي خانة في الإقرار، لا الخانة 7 ولا الخانة 11. والبند الذي لا يحمل ضريبة يأخذ رمز فئته: معفى في الخانة 11 (الافتراضي)، أو نسبة صفرية في الخانة 10، أو خارج نطاق الضريبة. الرواتب والرسوم الحكومية خارج نطاق الضريبة، فلا تظهر في الخانة 11.

فاتورة مورد من خارج المملكة (الاحتساب العكسي)

إذا كان نوع المستند «فاتورة مورد من خارج المملكة» وكانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة في تاريخ الفاتورة، فالمورد لم يفرض ضريبة سعودية، وتحتسبها أنت على نفسك: 15% من صافي كل بند، ضريبةً مستحقة عليك في الخانة 9، وتستردها في الخانة 9 نفسها بقدر ما يحق لك. وما لا يحق لك استرداده (فاتورة لغير منشأتك، أو فئة لا تُسترد ضريبتها، أو استخدام معفى، أو جزء الاستخدام المختلط بحسب نسبة الاسترداد) يظهر في عمود التعديلات للخانة 9 ويبقى في التكلفة. ولا يُطلب الرقم الضريبي للمورد، فالمورد الأجنبي لا يحمله. والمورد يُستحق له مبلغ فاتورته فقط، وأي ضريبة أجنبية مكتوبة على الفاتورة جزء من التكلفة ولا تُسترد. مثال: إعلانات من الخارج بقيمة 1,000 ريال ونسبة استرداد 60%: تُستحق عليك 150، وتسترد 90، ويبقى 60 في التكلفة. أما المنشأة التي لم تحدد تسجيلها أو أعلنت أنها غير مسجلة فتُرحَّل فاتورتها كما كانت.

نسبة الاسترداد

المشتريات التي تخدم إيجارًا خاضعًا للضريبة وإيجارًا معفى معًا، مثل صيانة مبنى فيه محلات وشقق، لا تسترد إلا نسبة من ضريبتها (المادة 51 من اللائحة التنفيذية). والنسبة واحدة للمنشأة كلها، ولكل سنة ميلادية نسبتها. تجدها في المحاسبة ← نظرة عامة ← نسبة استرداد ضريبة المدخلات. ولا تعرض البطاقة إلا السنة التي فيها ما يلزمك: نسبة محددة، أو تسوية نهاية السنة، أو فواتير مختلطة بلا نسبة، أو توريدات قبل بدء الدفاتر تنتظر التأكيد في سنة فيها استخدام مختلط، وهذه الأخيرة لا تظهر إلا لمن يملك صلاحية تحديد النسبة في المنشأة المسجلة. ومن لا يملك هذه الصلاحية يرى، للاطلاع فقط، السنة التي حُددت لها نسبة أو التي لها تسوية، ولا يرى السنة القادمة. وإن لم يُحدَّد التسجيل في ضريبة القيمة المضافة بعد، فلا تعرض البطاقة إلا السنوات التي حُددت لها نسبة أو لها تسوية، لأن النسبة المحددة تنطبق على الفواتير المختلطة فيها أيضًا، ولا تطلب تأكيد التوريدات لأنه لا إقرار يُقفل. أما المنشأة غير المسجلة فتُحمَّل ضريبة مشترياتها كلها على التكلفة، فلا تعرض لها البطاقة إلا السنوات التي حُددت لها نسبة أو لها تسوية حتى هذه السنة، للاطلاع فقط لكل من يقرأ الدفاتر، ولا يُعدَّل فيها شيء. وإن لم يكن فيها شيء، يرى من يملك صلاحية تحديد النسبة في المنشأة المسجلة سطرًا واحدًا فيه زر تحديد نسبة هذه السنة، وزر تحديد نسبة السنة القادمة لتحديدها قبل أول يناير، لأن النسبة لا تنتقل من سنة إلى التي تليها.

• النسبة الفعلية: التوريدات الخاضعة للسنة (المبيعات بالنسبة الأساسية وبالنسبة الصفرية، ومنها الصادرات) مقسومة على التوريدات الخاضعة والمعفاة معًا. تُقرأ من رموز القيود، ولا يدخلها بيع أصل رأسمالي: مبنى بيع من سجل الأصول، أو بيع في المبيعات سُجّل مبنى تملكه المنشأة.
• النسبة المؤقتة: تُطبَّق على فواتير السنة عند ترحيلها. في السنة الأولى أدخل نسبة تقديرية، وبعدها تُقترح عليك النسبة الفعلية للسنة السابقة فاعتمدها بضغطة. وما دامت غير محددة تسترد هذه الفواتير ضريبتها كاملة، وتنبهك البطاقة إلى عددها في السنة الجارية، ومن أول إقرار ضريبي يتضمن إحداها لا يُقفل أي إقرار من تلك السنة حتى تحدد نسبتها، ومعاينة الإقفال تسمّي لك هذه الفواتير. ويحددها من يملك صلاحية إدارة الدفاتر المحاسبية في دوره، أو صلاحية مسك الدفاتر على مستوى مساحة العمل.
• في الإقرار: تظهر الفاتورة المختلطة في الخانة 7 بقيمتها الكاملة، والجزء الذي لا يُسترد في عمود التعديلات من الخانة 7، ويبقى في التكلفة.
• تسوية آخر السنة: إلزامية، وهي الفرق بين ما يستحق بالنسبة الفعلية وما استُرد بالمؤقتة على فواتير السنة المختلطة كلها. تراها في معاينة إقفال آخر إقرار من السنة (الربع الرابع، أو ديسمبر لمن يقدّم شهريًا)، ولا يرحّلها شيء قبله. ثم يرحّلها الإقفال نفسه: ضريبتها بتاريخ 31 ديسمبر في عمود التعديلات من الخانة 7 من ذلك الإقرار، وأثرها على التكلفة بالتاريخ نفسه، أو في أول يوم مفتوح تصحيحًا متأخرًا إن كانت الدفاتر مقفلة على 31 ديسمبر، فلا يتغير ربح فترة مقفلة ولا تحتاج إلى إعادة فتح الدفاتر. ويُرحَّل أثرها على التكلفة إلى حساب مصروف واحد هو «تسوية نسبة استرداد ضريبة المدخلات» (5720)، موزعًا على العقارات، لا إلى حسابات الفواتير نفسها: يُحمَّل عليه الفرق إن كان ما يحق لك استرداده أقل مما استُرد بالنسبة المؤقتة، ويُخفَّض به إن كان أكثر. وفي إقرار الفترة التي يُرحَّل فيها هذا الأثر تظهر التسوية في ملاحظة مستقلة تحت الإقرار، منفصلة عن ضريبة الفواتير التي لم تُسترد. فالأصل المشترى بفاتورة مختلطة تبقى تكلفته كما سُجّلت عند الشراء، وهذا ما يفعله أودو وما تنص عليه قواعد المحاسبة في إسبانيا وألمانيا وفرنسا. وبعد إقفال ذلك الإقرار تبقى التسوية كما رُحّلت: إن اعتُمدت بعده فاتورة مختلطة من تلك السنة رُحّلت وحدها تصحيحًا متأخرًا في الفترة المفتوحة التالية، ولا تُعاد التسوية. وإعادة فتح ذلك الإقرار تعكس التسوية مع قيد تسوية الفترة.

تغيير النسبة يعرض قبل الحفظ عدد الفواتير التي يُعاد ترحيلها والضريبة التي تنتقل بين ضريبة المدخلات والتكلفة، وما يقع منها في فترة مقفلة يُرحَّل تصحيحًا متأخرًا. وفي السنة التي بدأت فيها الدفاتر يذكر أيضًا عدد الفواتير المختلطة السابقة للبداية: لا يُعاد ترحيلها، لكن تسوية آخر السنة ستعاملها على أنها استردت بالنسبة الجديدة. وكل تغيير يبقى في سجل النسب مع من أجراه وسببه. وبعد إقفال آخر إقرار من السنة لا تتغير نسبتها.

الأصول الثابتة

سجّل ما تملكه ويخدمك سنوات، كالمباني والمصاعد والتكييف والأثاث والسيارات، من المحاسبة ← الأصول الثابتة، فيُحسب إهلاكه ويُرحَّل كل شهر من تلقاء نفسه، على طريقة الأصول في أودو.

• النموذج يملأ طريقة الإهلاك والعمر الإنتاجي والحسابات. تبدأ مساحة العمل بنماذج للمباني (33 سنة)، والتشطيبات ومعدات المباني (10 سنوات)، والأثاث والأجهزة والسيارات (5 سنوات)، وأجهزة الحاسب (4 سنوات)، والأراضي، ولك أن تعدّلها من نماذج الأصول.
• مصدر التكلفة: «اشتُري الآن» يُقيَّد على حساب الأصل مقابل البنك أو الجهة التي ما زال الثمن مستحقًا لها. «من مصروف» لمصروف فئته مربوطة بحساب أصل، فتكلفته في الدفاتر ولا يُقيَّد اقتناؤه مرة ثانية، وتذكّرك صفحة الأصول بما لم يُسجَّل منها. «من قبل الدفاتر» لما اشتُري قبل تاريخ البدء، فتكلفته وإهلاكه السابق في الأرصدة الافتتاحية، ويُهلَك ما بقي منه من تاريخ البدء.
• طرق الإهلاك: القسط الثابت، والقسط المتناقص بنسبة سنوية من القيمة الباقية، والمتناقص ثم الثابت الذي لا ينزل عن القسط الثابت. وتُحسب الفترة الأولى بالأيام الفعلية، أو باعتبار الشهر ثلاثين يومًا، أو كاملة. والأرض لا تُهلَك.
• جدول الإهلاك يظهر قبل الحفظ. وبعد اعتماد الأصل يُرحَّل إهلاك كل شهر بعد انقضائه، مربوطًا بعقار الأصل ليظهر في قائمة دخله.
• بعد الاعتماد لا يتغير إلا اسم الأصل وملاحظته. وتُؤرَّخ التغييرات بعد آخر إهلاك مرحَّل، فلا يتغير شيء مما رُحِّل: خفض القيمة (يُقيَّد في «خسائر الانخفاض في قيمة الأصول»)، وزيادة القيمة (تُسجَّل أصلًا جديدًا مرتبطًا به يُهلَك على ما بقي من عمره)، وتغيير العمر الإنتاجي، وإيقاف الإهلاك واستئنافه.
• البيع أو الاستبعاد يوقف الإهلاك في يومه، ويُخرج التكلفة والإهلاك المتراكم من الدفاتر، والفرق عن الثمن ربح أو خسارة. وإن كان على البيع ضريبة قيمة مضافة فأدخلها ليظهر البيع في الإقرار. أما ضريبة التصرفات العقارية على بيع عقار فتُقيَّد بقيد يدوي.
• إلغاء الأصل لما سُجِّل خطأً، فيُعكس كل ما رُحِّل له.

وإذا اشتُري الأصل بفاتورة مختلطة الاستخدام، فإن تسوية نسبة الاسترداد في نهاية السنة لا تمسّ حساب الأصل ولا سجل الأصول، فتبقى تكلفته كما سُجّلت عند الشراء. أما التسوية التي رحّلها إصدار سابق من الدفاتر فكانت تغيّر تكلفة الفاتورة في حساب الأصل، فإن بقيت إحداها فإن صفحة الأصل وفحص الدفاتر يذكران ذلك، لأن سجل الأصول يُبقي التكلفة التي سُجّل بها الأصل. ولإزالة الفرق، إن كان إقفال آخر إقرار من تلك السنة هو آخر إقفال ضريبي ولم يُسجَّل سداد لضريبته، فلمدير مساحة العمل أن يعيد فتحه، بعد إلغاء تسجيل تقديم الإقرار إن كان قد سُجِّل، ثم يُقفَل من جديد، فتُرحَّل التسوية إلى حساب «تسوية نسبة استرداد ضريبة المدخلات». أما الإقرار الذي سُجّل سداده فلا يُعاد فتحه، فيبقى الفرق، والتكلفة الصحيحة هي التي في سجل الأصول.

تُسجَّل الأصول بعد فتح الدفاتر. ولا يُسجَّل ارتفاع القيمة السوقية للمباني: يبقى الأصل بتكلفته ناقص إهلاكه، كما في أودو. ويعرض جدول الإهلاك في التقارير لكل حساب أصل ولكل أصل التكلفة والإهلاك في أول الفترة وآخرها، والإضافات والمستبعد، والقيمة الدفترية.

ضريبة القيمة المضافة على الأصل الرأسمالي (المادة 52)

في صفحة كل أصل بطاقة ضريبة القيمة المضافة على الأصل الرأسمالي (المادة 52). إذا تغيّر استخدام الأصل في إحدى سنوات فترة التعديل، كمبنى تجاري استُردت ضريبته كاملة ثم أُجّر سكنيًا، أو بيع خلالها، تُعدَّل ضريبة المدخلات التي خُصمت عند شرائه.

• البيانات الثلاث: ضريبة المدخلات القابلة للخصم عند الشراء، والنسبة المستردة منها حينها، وفترة التعديل: عشر سنوات للأصل غير المنقول وست للمنقول، وتقصر إذا كان عمره الإنتاجي أقصر. سنة الشراء هي السنة الأولى، وجزء السنة يُحسب سنة كاملة. وللأصل المسجَّل من مصروف تُقترح الضريبة والنسبة من فاتورته، ولغيره تدخلهما بنفسك. وإن كانت الفاتورة مختلطة الاستخدام فالنسبة المقترحة هي النسبة الفعلية لسنتها بعد تسوية آخر السنة، ولا تصبح نهائية إلا بإقفال آخر إقرار من تلك السنة، لا بانتهاء السنة نفسها، لأن التسوية تتغير حتى ذلك الإقفال مع كل توريد يُدخل متأخرًا. وقبله تُذكر المقترحة على أنها غير نهائية مع السبب: السنة ما زالت جارية فهي النسبة المؤقتة، أو انتهت ولم يُقفل آخر إقرار منها فهي النسبة الفعلية كما هي اليوم، أو تعذّر حساب نسبتها الفعلية بعد فهي النسبة المؤقتة. فراجعها بعد إقفال آخر إقرار من السنة، وإن حفظت نسبة قبله ثم جاءت النسبة النهائية مختلفة نبّهتك الصفحة إلى ذلك.
• لا تغيّر جدول الإهلاك ولا أي قيد، فتُعدَّل بعد اعتماد الأصل أيضًا (لا بعد إلغائه)، ويحفظ سجل التغييرات كل تعديل مع من أجراه. ويعدّلها من يملك صلاحية إدارة الدفاتر المحاسبية في دوره، أو صلاحية مسك الدفاتر على مستوى مساحة العمل.
• الاستخدام في كل سنة يُقرأ من عقود وحدة الأصل أو عقاره: خاضع للضريبة إن كان الإيجار بضريبة، ومعفى إن لم يكن، ومختلط إن اجتمعا فتؤخذ نسبة الاسترداد لتلك السنة. وفي سنة الشراء لا يُحسب إلا ما بعد يوم الشراء، فالعقد الذي انتهى قبله لم يخدم الأصل. أما الأصل غير المرتبط بعقار فلا يُقدَّر استخدامه.
• التقدير لكل سنة يختلف فيها الاستخدام عما كان عند الشراء: (ضريبة المدخلات ÷ سنوات الفترة) × (النسبة عند الشراء ناقص النسبة الفعلية). وعند البيع خلال الفترة تُعدَّل السنوات المتبقية كلها دفعة واحدة في فترة البيع: البيع المعفى بنسبة 0%، والخاضع للضريبة بنسبة 100%. والرقم الموجب ضريبة تردها، والسالب ضريبة يمكنك استردادها. والأصل المشترى بفاتورة مختلطة الاستخدام لا تقدير لسنته الأولى، لأن تسوية آخر السنة تعدّل تلك الفاتورة كلها إلى النسبة الفعلية.
• معاينة إقفال الفترة الضريبية تذكر التعديلات التي تقع فيها، بتقديرها: تغيّر الاستخدام في آخر إقرار من سنته، والبيع في إقرار فترته. وإن سُجّل تعديل بعد إقفال الإقرار الذي يقع فيه (بيانات أُدخلت لاحقًا، أو بيع مؤرخ في فترة مقفلة) ذكرته معاينة الفترة التي سُجّل فيها مرة واحدة، لتسأل محاسبك هل يلزم تصحيح ذلك الإقرار. ولا تمنع الإقفال.

المبيعات

إن كانت المبيعات مفعّلة، تدخل صفقات البيع الدفاتر وحدها كما يدخلها الإيجار:

• دفعة المشتري قبل إتمام البيع تُقيَّد في الصندوق أو البنك، ومقابلها في «دفعات مقدمة من المشترين». وإن كان على البيع ضريبة قيمة مضافة فحصّة الدفعة منها مستحقة يوم استلامها.
• عند إتمام البيع (يوم الإفراغ) يُقيَّد ما لم يدفعه المشتري بعد في «ذمم المشترين»، مع باقي الضريبة إن وُجدت.
• الدفعات بعد الإتمام تسدّد ذمم المشترين.

ولا تعرف الدفاتر وحدها ما الذي بِيع، فتحدّده من بطاقة في الدفاتر في صفحة البيع بعد إتمامه:

• وحدة معدّة للبيع: يُقيَّد ثمنها إيرادَ مبيعات بتاريخ الإتمام.
• مبانٍ نملكها (أصول ثابتة): تختار الأصول المبيعة من سجل الأصول الثابتة، كالمبنى وأرضه، فتُستبعد منه بتاريخ الإتمام، ويُوزَّع الثمن بينها بنسبة تكلفتها، ويُقيَّد الفرق بين ثمن كل أصل وقيمته الدفترية ربحًا أو خسارة. وإن كان إهلاكها قد رُحِّل عن أيام بعد يوم البيع عُكس تلقائيًا. وفي بيع الوحدات لا تظهر إلا الأصول المسجّلة لتلك الوحدات، فالسجل لا يبيع بعد جزءًا من مبنى مسجّل أصلًا واحدًا.

وحتى تحدّد يبقى الثمن في «دفعات مقدمة من المشترين»، وتذكّرك صفحة نظرة عامة بالبيع. وإن كانت مبيعاتك كلها وحدات طوّرتها للبيع ففعّل خيار اعتبر كل بيع مكتمل بيعًا لوحدة معدّة للبيع ما لم أحدد غير ذلك في تبويب الربط، ولا يطبَّق هذا الخيار على عقار فيه أصل ثابت مسجّل. ويمكنك تغيير الاختيار لاحقًا، فتتبعه القيود.

وإن أصدرت فاتورة ضريبية لدفعة على بيع أو لإتمامه فاختر البيع في الفاتورة (لأجل بيع)، فلا تُقيَّد الفاتورة مرة ثانية. وإن أُلغي بيع بعد دفعات معتمدة بقيت في «دفعات مقدمة من المشترين»، وتذكّرك بها صفحة نظرة عامة، إذ لا يسجّل النظام بعد ردّها أو الاحتفاظ بها.

ضريبة التصرفات العقارية والعمولة لا تدخل دفاتر البائع ما دام المشتري يتحملها، وإن تحمّلها البائع فقيّدها بقيد يدوي. أما البيع نيابةً عن مالك فلا يُقيَّد في هذه الدفاتر بعد.

التعديل والتصحيح

القيد المرحَّل لا يُعدَّل ولا يُحذف. إذا عدّلت سجلًا بعد ترحيله، كأن تصحح مبلغ دفعة أو تحذفها أو تلغي مصروفًا، يرحّل النظام قيدًا عكسيًا يلغي القيد القديم، ثم قيدًا جديدًا بالمبلغ الصحيح. يبقى القيدان في القيود اليومية ليبقى أثر كل تغيير.

وإذا كان القيد القديم في فترة مقفلة، يُرحَّل التصحيح في أول يوم مفتوح ويُعلَّم تصحيحًا متأخرًا، مع ذكر اليوم الذي يخصه، فلا تتغير أرقام الفترة المقفلة.

أما السجل المؤرخ قبل تاريخ البدء الذي تضيفه أو تعدّله بعد فتح الدفاتر، كدفعة قديمة أو عقد تستورده من إيجار، فلا يغيّر إلا ذمم المستأجرين والتأمينات وما عليك للموردين. ويذهب أثره على البنك والصندوق والضريبة والإيرادات إلى الأرصدة الافتتاحية، لأنها حدّدت تلك الأرصدة من قبل.

وحين يغيّر تحديثٌ طريقة ترحيل السجلات، كالتحديث الذي أعطى كل بيع رمزه الضريبي، تُرحَّل السجلات التي تأثرت به مرة واحدة من جديد: يُعكس قيد كل سجل منها ثم يُرحَّل بالقاعدة الجديدة، ويكون تصحيحًا متأخرًا إن كانت فترته مقفلة. ولا تتغير الأرقام إلا فيما يذكره التحديث، وتظهر القيود وعكوسها في القيود اليومية.

تغيير طريقة ترحيل بند في مصروف

في صفحة المصروف قسم في الدفاتر يعرض كيف يُرحَّل المصروف سطرًا سطرًا: الحساب ورمز الضريبة وخانة الإقرار والمبلغ الخاضع لكل سطر. ويظهر لمن له صلاحية الاطلاع على الدفاتر، بعد تشغيل المحاسبة وبدء الدفاتر. ويستطيع فتح المصروف لأجله ولو لم تكن له صلاحية على المصروفات، كعضو مُنح الاطلاع على الدفاتر من صلاحيات مساحة العمل، ويرى مبالغه كاملة كما في دفتر اليومية، أما بقية صفحة المصروف فتتبع قواعدها في إظهار المبالغ.

ومن له صلاحية إدارة الدفاتر يستطيع تصحيح ترحيل بند واحد دون أن يمس المصروف نفسه، من تغيير طريقة الترحيل بجانب البند:

• الحساب: كأن يُرحَّل قسط قرض على حساب القروض بدل حساب التصنيف.
• رمز الضريبة: للبند بلا ضريبة: نسبة صفر أو معفى أو خارج نطاق الضريبة. وللبند الذي عليه ضريبة: تُسترد أو تبقى في التكلفة.
• نسبة الضريبة المستردة من 0 إلى 100.
• العقار والوحدة اللذان يُربط بهما البند.
• وقائع ضريبية للبند: نوع المستند، والجهة الموجّهة إليها الفاتورة، والرقم الضريبي للمورد.

السبب مطلوب، وتعاين الأثر قبل الحفظ: سطور القيد الآن وبعد التعديل، واليوم الذي يُرحَّل فيه. ثم يُعكس قيد المصروف ويُرحَّل من جديد، ويُحفظ التعديل وسببه في سجل التغييرات.

لا يغيّر التعديل مبلغًا ولا تاريخًا، فالمبلغ للمصروف والتاريخ نقطة استحقاق الضريبة. ولا يغيّر حساب المورد ولا حساب الضريبة، ولا يسترد ضريبة مؤرخة خارج فترة تسجيلك في ضريبة القيمة المضافة. وعلى مصروف تحت الاحتساب العكسي، لا يتغيّر إلا الحساب وربط البند بالعقار والوحدة. أما البند الذي عليه ضريبة في مصروف مختلط الاستخدام فلا يتغيّر ترحيله من هنا أصلًا: ضريبته تُوزَّع بنسبة الاسترداد للسنة، وتسوية آخر السنة تقرأ البند كما سُجّل، فنقله يفصل بينهما. صحّح المصروف نفسه بدلًا من ذلك.

يتبع التعديل البند كما كان حين عُدّل. فإذا تغيّر تصنيف البند أو مبلغه أو وصفه بعد ذلك، أو حُذف، أو أُعيد إنشاؤه، لا يُطبَّق التعديل ولا يُنقل إلى بند آخر. وأي تعديل يغيّر بنود المصروف، من الويب أو من تطبيق الجوال، يعيد إنشاءها كلها، فتتوقف كل تعديلات الترحيل على ذلك المصروف؛ أما التعديل الذي يُبقي البنود كما هي (ملاحظة، أو المورد، أو رقم الفاتورة) فيُبقيها. وإن غيّر تعديلٌ بيانات الضريبة في المصروف حتى صار استرداد الضريبة الذي قرّرته مخالفاً للقواعد (لا فاتورة ضريبية، أو مفوتر للمالك، أو استخدام معفى، أو لا رقم ضريبي للمورد، أو تصنيف لا تُسترد ضريبته)، يتوقف ذلك التعديل أيضاً حتى تقرره من جديد وتؤكد التنبيه. ويظهر التعديل المتوقف في قائمة تعديلات لم تعد تنطبق في صفحة المصروف وفي النظرة العامة، لتراجعه ثم تتجاهله أو تعدّل البند الحالي من جديد. وإن حُذف المصروف فتجاهل التعديل من النظرة العامة. وإعادة إلى الافتراضي تُعيد البند إلى ترحيله حسب القواعد.

تغيير طريقة ترحيل الإيراد أو الدفعة

يظهر قسم في الدفاتر أيضًا في صفحة العقد، والفاتورة الضريبية، والدفعة، والرسم على المستأجر (كالأضرار)، لمن له صلاحية الاطلاع على الدفاتر. ومن له صلاحية إدارة الدفاتر يستطيع من تغيير طريقة الترحيل أن يختار:

• إيراد الإيجار أو الخدمات في العقد، لكل وحدة: الحساب فقط، كأن يُرحَّل إيجار هذا العقد إلى حساب إيرادات خاص.
• رسم على المستأجر أو رسم في العقد: حساب الإيراد، والعقار والوحدة اللذين يُربط بهما. وإن اخترت عقارًا آخر دون وحدة، يُرحَّل البند على العقار الجديد بلا وحدة، لا على وحدة من العقار السابق.
• بند فاتورة ضريبية مُصدرة (يدوية، أو إشعار عليها): حساب الإيراد، والعقار والوحدة. أما فئة الضريبة فلا تتغيّر بعد الإصدار؛ تصحيحها بإشعار دائن. والإشعار الدائن على بند عدّلته يتبع تعديله ما لم تعدّله هو.
• الحساب النقدي للدفعة: صندوق أو بنك آخر غير حساب طريقة الدفع. ويطلب تأكيدًا، لأن كشف بنك الطريقة لن يُظهر المبلغ بعدها.

لا يتغيّر المبلغ ولا التاريخ ولا رمز الضريبة، ولا حساب المستأجر ولا حساب الضريبة. ولا يُرحَّل رسم خارج نطاق الضريبة إلى حساب الإيجار، ولا إلى حساب يُرحَّل إليه الإيجار بربط الإيرادات أو بتعديل على عقد، لأن الإيجار توريد خاضع أو معفى. والتعديل يغيّر الدفاتر فقط: لا يغيّر ما يُطالَب به المستأجر، ولا التذكيرات، ولا الفاتورة الصادرة. السبب مطلوب، وتعاين قبل الحفظ عدد القيود التي يُعاد ترحيلها ومن أي تاريخ. وإيراد الإيجار لا يتغيّر في الأشهر المقفلة ولا قبل الافتتاح؛ يتغيّر من أول شهر مفتوح.

ويتبع التعديل السجل كما كان حين عُدّل: إن تغيّر مبلغ الرسم أو نوعه، أو خرجت الوحدة من العقد، أو حُذف السجل، يتوقف التعديل ويظهر في تعديلات لم تعد تنطبق، ولا يُنقل إلى سجل آخر. وتعرضه النظرة العامة أيضًا مع رابط إلى صفحة السجل لمراجعته، أو مع تجاهل التعديل إن حُذف السجل أو لم تكن له صفحة.

ويظهر القسم نفسه في صفحة القيد، تحت بنوده، إذا فتحت من القيود اليومية قيدًا رُحِّل من عقد أو رسم على المستأجر أو فاتورة ضريبية أو دفعة أو مصروف. فترى منه كيف تُرحَّل بنود ذلك السجل، وتغيّرها إن كانت لك صلاحية إدارة الدفاتر، دون أن تفتح صفحته، وهذا ما يحتاجه من مُنح مسك الدفاتر أو الاطلاع على الدفاتر من صلاحيات مساحة العمل ولا عقار له، لأن صفحة السجل لا تُفتح له. ولا يظهر القسم في قيد عكسي ولا في قيد يدوي.

دليل الحسابات والربط

يبدأ كل مساحة عمل بدليل حسابات عربي مختصر يناسب العقارات. من المحاسبة ← دليل الحسابات يمكنك إضافة حساب، وتعديل اسم الحساب ورمزه، وأرشفة ما لا تستخدمه. أما حسابات النظام، التي ترحّل إليها القواعد التلقائية، فيتغير اسمها ورمزها ولا تُؤرشف.

ومن تبويب الربط تختار:

• الحساب الذي تُرحَّل إليه كل طريقة دفع: صندوق أو بنك، أو الحساب الجاري للمالك أو الشريك لما دفعه أو قبضه بنفسه.
• حساب المصروف الذي تُرحَّل إليه كل فئة مصروف.
• حساب الإيراد الذي تُرحَّل إليه بنود الفواتير اليدوية لكل منتج أو خدمة تضيفه في الفوترة الإلكترونية. والبند الذي لا يحمل منتجًا أو خدمة، أو منتجًا لم تربطه بحساب، يُرحَّل إلى «إيرادات المبيعات والخدمات» (4510). وتغيير ربط المنتج يسري على ما يُرحَّل من الآن فقط، ولا ينقل ما رُحِّل قبله، حتى لو لم يكن له حساب من قبل. والإشعار الدائن يتبع ربط المنتج وقت إصداره، لا الحساب الذي قُيدت عليه الفاتورة: فإن غيّرت الربط ثم أصدرت إشعارًا دائنًا على فاتورة سابقة، قُيد الإشعار على الحساب الجديد وبقي إيراد الفاتورة على القديم، فيتوزع إيراد هذا البيع على الحسابين، ويبقى إجمالي الإيراد والضريبة صحيحين. لذا اربط المنتج بحسابه قبل أول بيع له.

يسري تغيير الربط على ما يُرحَّل من الآن، ولا يغيّر القيود السابقة. ويُستثنى من ذلك طريقة الدفع أو الفئة التي لم يكن لها حساب خاص بها: ما رُحِّل منها إلى الحساب البنكي الرئيسي أو «مصروفات أخرى» ينتقل إلى الحساب الذي تختاره أول مرة. وإن كانت الفترة مقفلة فيُقيَّد الانتقال في أول يوم مفتوح، فلا تتغير أرقام الفترة المقفلة.

وكل فئة مصروفات ليس لها حساب يُنشأ لها تلقائيًا حساب مصروف باسمها، فتظهر في قائمة الدخل ببندها لا ضمن «مصروفات أخرى». وإن أردت إبقاء فئة على «مصروفات أخرى» فاختر لها هذا الحساب صراحةً. ويمكنك إيقاف ذلك من خيار أنشئ لكل فئة مصروفات حسابًا خاصًا بها في تبويب الربط، فتُرحَّل الفئة التي ليس لها حساب إلى «مصروفات أخرى»، وتذكّرك بها صفحة نظرة عامة.

أما طريقة الدفع الجديدة فتُرحَّل إلى الحساب البنكي الرئيسي حتى تربطها، وتذكّرك بها صفحة نظرة عامة. فإن كانت صندوقًا نقديًا أو حسابًا بنكيًا آخر فأنشئ حسابها في دليل الحسابات واربطها به.

ربط الإيرادات حسب العقار أو نوع الوحدة

في تبويب الربط يمكنك أن ترحّل الإيجار المكتسب، وإيراد الخدمات إن أردت، إلى حساب تختاره لكل نوع وحدة (سكنية أو تجارية) أو لكل عقار، كأن تفصل إيراد الوحدات التجارية في حساب خاص. صف العقار يتقدم على صف نوع الوحدة، وتعديل المحاسب على عقد بعينه يتقدم على الاثنين.

الربط إعداد مؤرخ: تختار تاريخ سريانه، من أول يوم مفتوح أو بعده، ويُرحَّل كل شهر حسب الربط الساري في آخر يوم منه. الأشهر المقفلة وما قبل الافتتاح لا تتغيّر، والتغيير يحفظ نسخة جديدة مع سببها ولا يمحو السابقة. وتعاين قبل الحفظ عدد العقود والأشهر التي يُعاد ترحيلها ومن أي شهر، ثم تؤكد.

حسابات المالك والشركاء

يفصل دليل الحسابات بين رأس المال (3110)، وهو ما سُجِّل رسميًا ولا يتغير إلا بتعديل نظامي، وجاري المالك / الشركاء (3130)، وهو الحساب الذي تمر عليه حركات المالك اليومية مع النشاط. وتبقى مسحوبات المالك (3120) لمن يفضّل تسجيل السحوبات في حساب مستقل.

• ما يدفعه المالك من ماله الخاص أو يقبضه بنفسه: أضف طريقة دفع مثل «المالك» من الإعدادات ← طرق الدفع، ثم اختر لها حسابه الجاري في تبويب الربط. فإذا سُجِّلت بها فاتورة مورد، أو دفعة إيجار قبضها المالك في حسابه الشخصي، رُحِّلت إلى حسابه الجاري لا إلى البنك.
• ما يضعه المالك في النشاط أو يسحبه منه نقدًا: قيد يدوي بين البنك وحسابه الجاري.
• توزيع الأرباح: أرباح السنوات السابقة تظهر في «الأرباح غير الموزعة». لتوزيعها اكتب قيدًا يدويًا يجعل «الأرباح غير الموزعة» مدينة والحساب الجاري لكل شريك دائنًا، ثم اصرف لكل شريك من حسابه الجاري. ولا تُنقل الأرباح غير الموزعة إلا إلى رأس المال أو حساب آخر من حقوق الملكية أو حساب جاري لمالك أو شريك، والخسارة التي يتحملها الشركاء تُقيَّد بالعكس.
• أكثر من شريك: أضف لكل شريك حسابًا في دليل الحسابات (مثل 3131 جاري الشريك أحمد) وعلّم حساب جاري لمالك أو شريك. ويمكن أن يكون الحساب من حقوق الملكية، أو من الالتزامات إن كنتم تعرضون أرصدة الشركاء مستحقات لهم.
• سداد الضريبة من مال المالك: عند تسجيل السداد للهيئة يمكنك اختيار الحساب الجاري للمالك بدل البنك.

القيود اليدوية

بعض ما يدخل الدفاتر لا تسجله المنصة، مثل الرسوم البنكية، وأقساط القروض، ومسحوبات المالك، وتوزيع الأرباح على الشركاء. تكتب هذه من المحاسبة ← القيود اليومية ← قيد يدوي: تاريخ القيد وبيانه، ثم سطر لكل حساب بمبلغه في المدين أو الدائن، ولك أن تربط السطر بعقار. لا يُرحَّل القيد حتى يتساوى المدين والدائن.

اختر الحساب بكتابة رقمه أو جزء من اسمه. وما دام الطرفان غير متساويين يبيّن لك القيد أيهما أكبر وبكم، وزر وازن القيد يضع الفرق في السطر الذي لم تُكتب فيه مبالغ بعد.

• يمكنك تسوية رصيد مستأجر أو عميل أو مشترٍ أو مورد، أو تأمين مستأجر أو مقبوضات غير مخصصة، في الدفاتر: اختر في السطر الطرف الذي يخصه، فلا يُقبل سطر على هذه الحسابات بلا طرف. وفي سطر على ذمم المستأجرين اختر بعد المستأجر العقد الذي يخصه من عقوده التي تراها، لأن الدفاتر تحفظ ما على المستأجرين لكل عقد على حدة. وهذا يغيّر الدفاتر فقط، فتُسأل عن تأكيده: صفحة المستحقات والتذكيرات والتصعيد والأوامر القضائية وكشف حساب العقد تبقى كما في سجلاتك، والمستأجر الذي خفّضت رصيده في الدفاتر يبقى مطالبًا بالمبلغ في التذكيرات. ولإسقاط دين عن المستأجر اشطبه من صفحة المستحقات، ولمطالبته بمبلغ جديد أضفه رسومًا على العقد. وإن كان السطر سدادًا لفاتورة مورد، أو مبلغًا غير مخصص ستربطه لاحقًا، أو جزءًا من تأمين سترده كاملًا من السجلات، فاعكس القيد عند تسجيل ذلك في السجلات، وإلا حُسب المبلغ مرتين في الدفاتر. ويرى من يقرأ الدفاتر فرقًا في الدفاتر في صفوف ذلك العقد في صفحة المستحقات وفي صفحة العقد، مع رابط إلى القيود (فرق في الدفاتر).
• لا يُكتب قيد يدوي على الإيراد المقدم ولا على دفعات المشترين المقدمة، لأن النظام يحسب رصيدهما من سجلاتك ويصفّيه بنفسه. استخدم حسابًا خاصًا بك.
• التاريخ في فترة مقفلة لا يُرفض: يُرحَّل القيد في أول يوم مفتوح تصحيحًا متأخرًا يحتفظ بتاريخه، فلا تتغير أرقام الفترة المقفلة، وتُسأل عن تأكيد ذلك قبل الترحيل. ولا يُقبل تاريخ قبل بداية الدفاتر، لأن الأرصدة الافتتاحية تحدد ما كان في كل حساب يومها، ولا تاريخ في فترة ضريبية مقفلة إن كان الإقرار يقرأ القيد (ضريبة أو إيراد أو مشتريات)، لأن الإقرار المقفل لا تتغير أرقامه. وكذلك قيد يقرؤه الإقرار إن كان أول يوم مفتوح في فترة ضريبية بعد فترة تاريخه، لأن إقرار تلك الفترة سيقرؤه تصحيحًا لفترة سابقة: أعد فتح الدفاتر لتأريخه في يومه، أو أرّخه في الفترة المفتوحة.
• «الأرباح غير الموزعة» تُنقل إلى رأس المال أو حساب آخر من حقوق الملكية أو حساب جاري لمالك أو شريك فقط.
• كل سطر على ضريبة المبيعات أو ضريبة المشتريات يذكر رمز الضريبة وخانته في الإقرار، والمبلغ الذي فُرضت عليه الضريبة (يُعبّأ من سطر الإيراد أو المصروف إن كان في القيد سطر واحد منهما، ولك تعديله). على ضريبة المبيعات: مبيعات خاضعة بالنسبة الأساسية (الخانة 1)، أو الضريبة المحتسبة عكسيًا على خدمة من الخارج (الخانة 9)، أو تعديل الخانة 1. وعلى ضريبة المشتريات: مشتريات خاضعة (الخانة 7)، أو ضريبة استيراد دُفعت في الجمارك على قيمتها الجمركية (الخانة 8)، أو استرداد الاحتساب العكسي (الخانة 9)، أو تعديلات هذه الخانات. والضريبة في السطر 15% من المبلغ الذي ذكرته، وإن كان الفرق ليس 15% من مبلغ فاختر تعديل الخانة. ويُكتب الاحتساب العكسي بشقّيه على المبلغ نفسه: الضريبة المستحقة عليك على ضريبة المبيعات، واستردادها على ضريبة المشتريات، وما لا يُسترد منها تعديلًا على الخانة 9. وسطر التعديل لا يحتاج مبلغًا خاضعًا: يُقيَّد في عمود التعديلات للخانة بمبلغ ضريبته، كما يقيّد النظام تعديلاته. ويظهر السطر في الإقرار كما كتبته.
• أو اختر لسطر الضريبة خارج الإقرار (مثل نقل رصيد ضريبة بين حساباتها): لا يظهر في أي خانة، لكن إقفال الفترة ينقله إلى المستحق للهيئة، فتُسأل عن تأكيده عند الترحيل ويُذكر عند إقفال الفترة. وسطر ضريبة بلا خانة ولا «خارج الإقرار» لا يُقبل.
• والقيد الذي فيه إيراد بلا سطر ضريبة، كإيراد تثبته بنفسك على مدى العقد، يمكن أن تختار له ليس توريدًا، فلا يظهر في أي خانة من الإقرار، وتذكر صفحة القيد ذلك بعد ترحيله. ومن دون ذلك يُقرأ الإيراد الذي بلا ضريبة مبيعات معفاة في الخانة 5.
• لا يُكتب بيع بضريبة لعميل مسمّى في قيد يدوي: التوريد يحتاج فاتورة ضريبية، فأصدرها من الفوترة الإلكترونية.
• قيد فيه ضريبة على المبيعات بلا إيراد بجانبها، أو ضريبة على المشتريات بلا مشتريات بجانبها (مصروف أو أصل)، يبدو سدادًا للهيئة أو تسويةً لها أيًّا كان الحساب المقابل: الصندوق أو البنك، أو التزام كالضريبة المستحقة، أو حساب مالك، أو رصيد عميل. فتُسأل عن تأكيده، ذكرت خانته أو لم تذكرها. ولا تُسأل عن ضريبة استيراد دُفعت في الجمارك، ولا عن شقّي الاحتساب العكسي معًا. وسداد الضريبة للهيئة يُسجَّل من إقفال الفترات لا بقيد يدوي.
• القيد اليدوي لا يُعدَّل بعد ترحيله. إذا أخطأت فافتحه واضغط عكس القيد، واختر تاريخًا في فترة مفتوحة لهذا القيد (الفترة الضريبية المقفلة لا تمنع عكس قيد لا يقرؤه الإقرار)، ثم اكتب القيد الصحيح.
• أرفق بالقيد المستندات المؤيدة له، مثل كشف الحساب البنكي أو جدول القرض أو الفاتورة، حتى عشرة مستندات، وهي ما يطلبه المراجع خلف كل قيد يدوي. تختارها وأنت تكتب القيد فتُرفع عند ترحيله، أو تضيفها لاحقًا من صفحة القيد. والمستند الذي تزيله يبقى في السجل مع اسم من أزاله وتاريخ ذلك.

فرق في الدفاتر

صفحة المستحقات والتذكيرات تتبع سجلاتك دائمًا، فالقيد اليدوي على ذمم مستأجر لا يغيّر ما يُطالَب به. وحين يختلف رصيد عقد في الدفاتر عمّا في السجلات بسبب قيود يدوية، يظهر لمن يملك صلاحية عرض الدفاتر المحاسبية تحت اسم المستأجر في صفوف هذا العقد في صفحة المستحقات، وفي جدول الدفعات في صفحة العقد، فرق في الدفاتر بمبلغه، وهل الدفاتر تُظهر عليه أقل أو أكثر مما في السجلات. والفرق لكل عقد على حدة، فعقود المستأجر الأخرى لا تحمله. يفتح الرابط القيود اليدوية لهذا العقد على ذمم المستأجرين. ويظهر المبلغ لمن يرى المستحقات في ذلك العقار، ولغيره يظهر الفرق بلا مبلغ. ولا يظهر شيء ما دامت المحاسبة غير مفعّلة أو الدفاتر لم تُفتح.

إقفال الفترات

من المحاسبة ← إقفال الفترات:

• تقديم الإقرار: اختر شهري أو ربع سنوي بحسب ما تقدّم به إقرارك لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. الإقرار الشهري إلزامي إذا تجاوزت توريداتك الخاضعة للضريبة 40 مليون ريال في السنة، ويجوز اختياره لمن دون ذلك. وعلى هذا الاختيار تُحدَّد نهاية الفترة المفتوحة (آخر الشهر أو آخر الربع) وموعدها، فالإقرار يُقدَّم والضريبة تُسدَّد في موعد أقصاه آخر يوم من الشهر التالي لنهاية الفترة. ولا يغيّر الاختيار شيئًا مما رُحِّل أو أُقفل. والمنشأة التي أعلنت أنها غير مسجلة لا فترة ضريبية لها، فلا يعرض لها تبويب الإقفال فترة ولا موعد إقرار ولا هذا الاختيار.
• إقفال الدفاتر حتى يوم معيّن: لا يُرحَّل بعده أي قيد بتاريخ يسبق ذلك اليوم أو يوافقه، إلا قيد تسوية فترة الضريبة والجانب الضريبي من تسوية نسبة الاسترداد، فهما لا يمسّان إلا حسابات الميزانية ويُذكر ذلك على قيدهما. وإذا عُدِّل سجل قديم، يُرحَّل تصحيحه في أول يوم مفتوح ويُعلَّم تصحيحًا متأخرًا. يُقفل الدفاتر من يملك صلاحية إدارة الدفاتر المحاسبية، ولا يلغي الإقفال إلا مدير مساحة العمل.
• إقفال فترة ضريبة القيمة المضافة: بعد تقديم إقرارك، اختر آخر يوم في الفترة، ويُقترح عليك آخر يوم فيها بعد انتهائها. تظهر لك أرقامها قبل الإقفال، ثم يُرحَّل قيد تسوية ينقل ضريبة المبيعات والمشتريات إلى حساب «ضريبة القيمة المضافة المستحقة»، وتُقفل الضريبة حتى ذلك اليوم فلا تتغير الخانات من 1 إلى 14 في الإقرار المقدَّم. ويُستثنى من ذلك الخانة 15 (الرصيد الدائن المرحّل من الفترات السابقة) ومعها الخانة 16 (صافي الضريبة المستحقة)، لأنهما تتبعان حساب «ضريبة القيمة المضافة المستحقة»، فإذا سُجِّل استرداد أو سداد لفترة سابقة، أو قيد يدوي على حساب «ضريبة القيمة المضافة المستحقة»، بتاريخ في آخر يوم من الفترة أو قبله تغيّرتا حين تقرأ الإقرار مرة أخرى. أما النسخة المحفوظة عند تسجيل تقديم الإقرار فتبقى فيها كل الخانات كما قُدِّمت. ولا تُقفل الفترة قبل تحديد التسجيل، ولا إذا كان فيها مستند ضريبي صدر برقم ضريبي غير رقم تسجيل المنشأة، أو فاتورة قسط إيجار أو بيع عقار صدرت باسم بائع هو مالك ولم يُصدر عليها إشعار دائن يشمل جميع بنودها، لأن الدفاتر تقيّد ذلك الإيجار أو البيع على أنه توريد المنشأة بينما ضريبته مسجلة لدى الهيئة برقم المالك، فأصدر عليها إشعارًا دائنًا ثم فاتورة باسم المنشأة إن كان التوريد توريدها. ولا يُحتسب الإشعار الدائن إلا بعد أن تقبله الهيئة، فإن كان بانتظارها فأعد الإقفال بعد قبوله. أما المستندات الأخرى لبائع المالك فلا تمنع الإقفال، لأنها لا تُقيَّد في الدفاتر، وتُذكر أرقام هذه المستندات قبل الإقفال. وإقفال آخر إقرار من السنة يرحّل معه تسوية نسبة الاسترداد، وإعادة فتحه تعكسها. ولا تُقفل أي فترة ما دامت سنتها، حتى آخر يوم في الفترة، تتضمن فاتورة مشتريات مختلطة تسترد ضريبتها كاملة لأن نسبتها المؤقتة لم تُحدَّد. وأي تعديل لاحق على شيء يظهر في الإقرار، من مبيعات خاضعة أو معفاة أو مشتريات أو ضريبة، يظهر في الفترة التالية تصحيحًا للفترات السابقة.
• تسجيل تقديم الإقرار: بعد تقديم إقرار فترة مقفلة في بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، اضغط تسجيل تقديم الإقرار في سجل الإقفال، واكتب رقم مرجع الهيئة إن شئت. تصبح حالة الفترة «قُدِّم للهيئة»، وتُحفظ نسخة من أرقام الإقرار وقيد تسويته بأسماء الحسابات وأرقامها كما هي ذلك اليوم، مع من سجّل التقديم ومتى. ولا يتغير بذلك شيء في الدفاتر: قفل الضريبة هو الذي وضعه إقفال الفترة. وتظل الفترة مقفلة لم يُسجَّل تقديمها حتى تسجّله، ومنها كل فترة أُقفلت قبل هذه الميزة.
• السداد للهيئة: سداد الضريبة ليس مصروفًا، فلا تسجله في المصروفات: الضريبة التي حصّلتها أمانة للهيئة وليست من إيرادك. تحت السداد للهيئة تظهر لكل فترة مقفلة قيمة تسويتها وما سُدِّد منها والمتبقي وموعد سداده. اضغط تسجيل السداد، واختر التاريخ والحساب الذي سُدِّد منه (بنك أو صندوق، أو الحساب الجاري للمالك إن دفعها من ماله) والمبلغ (المتبقي كله ما لم تقسّمه). والمبلغ المسترد من الهيئة يُسجَّل بالطريقة نفسها من تسجيل الاسترداد. والسداد المسجَّل خطأً يُعكس من صفحة قيده. ولا يُعاد فتح فترة سُجّل لها سداد.

وإن كان في الفترة سطر ضريبة يدوي «خارج الإقرار» فيُذكر عند الإقفال مع مبلغه، لأن قيد التسوية ينقله إلى المستحق للهيئة وإن لم يظهر في أي خانة. هذا تنبيه لا يمنع الإقفال.

وتذكّرك نظرة عامة بإقرار الفترة التي انتهت حتى موعده وبعده، وبضريبة كل فترة مقفلة لم تُسدَّد بعد، مع رابط تسجيل السداد.

إلغاء آخر إقفال للدفاتر أو لفترة ضريبية لمدير مساحة العمل وحده، أيًّا كان من أجرى الإقفال، ويكتب سببه فيُحفظ في سجل التغييرات. وإلغاء إقفال فترة ضريبية يعكس قيد تسويتها، فيُطلب منه قبله أن يقرّ بأن إقرارها قُدِّم للهيئة أو ربما قُدِّم، وأن أي تغيير في أرقامه يُقدَّم لديها إقرارًا معدَّلًا. والفترة المسجَّل تقديمها لا يُلغى إقفالها حتى يُلغى تسجيل التقديم أولًا بزر إلغاء تسجيل التقديم، وهو للمدير أيضًا، بذكر السبب والتأكيد نفسه، وتبقى نسخة ما قُدِّم محفوظة. والفترة التي سُجّل سدادها لا يُلغى إقفالها. وإقفال الدفاتر لشهر لا يمنع إقفال الفترة الضريبية التي تشمله بعده، لأن قيد التسوية ينقل الضريبة بين حساباتها فقط ولا يغيّر إيرادًا ولا مصروفًا.

ولتصحيح رصيد ظهر في فترة سابقة: الشطب من ذمم المستأجرين يقبل تاريخًا سابقًا (بتاريخ)، فإن كان في يوم الافتتاح أو قبله صحّح الذمم الافتتاحية بدل نتيجة هذه السنة. ويستطيع مدير مساحة العمل تصحيح فاتورة مصروف معتمدة أو مسددة بدل إلغائها وإعادة إدخالها، فتعود للاعتماد وتتبع الدفاتر الأرقام المصححة، ما لم تكن مساحة العمل مربوطة بأودو.

تعديلات الإقرار وتصحيح الفترات السابقة

في أسفل صفحة إقرار ضريبة القيمة المضافة قسم تعديلات الإقرار. يضيف فيه من يملك صلاحية إدارة الدفاتر المحاسبية تعديلًا على البند 1 (ضريبة المبيعات) أو البند 7 (ضريبة المشتريات) في الفترة المفتوحة، مع المبلغ الخاضع والضريبة والحساب المقابل والسبب. وكل تعديل يُرحَّل بقيد في الدفاتر، فتبقى أرصدة الضريبة والتسوية والإقرار متطابقة. ويمكن تغييره أو إلغاؤه بذكر السبب ما دامت فترته مفتوحة ولم تُقفل الدفاتر على تاريخه، فإذا أُقفلت إحداهما ثبت كما هو، وإن احتجت إلى تغييره فأضف تعديلًا جديدًا. وتاريخ التعديل هو ما يحدد الإقرار الذي يدخل فيه، لذا يُقترح للتعديل الجديد آخر يوم في فترة الإقرار المعروضة، أو تاريخ اليوم إن لم تنتهِ الفترة بعد، ويُقترح لتعديل الأصل الرأسمالي آخر يوم في الفترة المفتوحة؛ وغيّره إن كان مكانه في فترة أخرى. وأنواعه أربعة:

• تصحيح فترة سابقة: خطأ في إقرار قُدِّم من قبل. اذكر الفترة التي يصححها، ويدخل في البند 14. وتُحسب كل فترة مقدَّمة على حدة (المادة 63 من اللائحة التنفيذية، ودليل الهيئة): إن نقصت ضريبتها عن الحقيقة بأقل من 15,000 ريال فالتصحيح في الإقرار التالي، وإن بلغ النقص 15,000 ريال أو أكثر فقدّم لتلك الفترة إقرارًا معدَّلًا لدى الهيئة خلال 20 يومًا من اكتشاف الخطأ. يُنبّهك النظام عند الترحيل، ويعرض لكل فترة طريقها وآخر موعدها، ثم اضغط تسجيل تقديم التصحيح لدى الهيئة واكتب تاريخ التقديم ومرجعه، فيخرج التصحيح من البند 14 ومن صافي الضريبة، حتى لا تدفعه مرتين، وتُحفظ نسخة معدَّلة من أرقام تلك الفترة. وإن زادت ضريبة الفترة عن الحقيقة فلا حد لمبلغ التصحيح، لكنه لا يُقبل بعد مضي خمس سنوات على نهاية سنة الفترة. ويشمل ذلك كذلك تصحيح سجل قديم عُدِّل بعد تقديم إقرار فترته.
• تخفيض الضريبة عن دين معدوم: بعد شطب الدين، يخفّض ضريبة المبيعات في البند 1. يُطلب منك تأكيد الشروط الخمسة واحدًا واحدًا: أن الضريبة أُقرّت وسُدّدت، وأن العميل ليس شخصًا مرتبطًا، وأنه مضت 12 شهرًا على التوريد، وأن الدين مشطوب بشهادة محاسب، وأنه إن زاد مجموع ما على العميل على 100,000 ريال فقد اتُّخذت إجراءات التحصيل النظامية. وإرفاق الشهادة شرط. وإن أصدرت إشعارًا دائنًا عن القسط المشطوب نفسه فلا تضف هذا التعديل، لأن الإشعار يخفّض الضريبة بنفسه.
• تعديل أصل رأسمالي: عند تغيّر استخدام أصل رأسمالي أو بيعه خلال مدة التعديل (المادة 52)، اختر الأصل من تعبئة من التقدير فيُملأ المبلغ التقديري على البند 7. ولا تظهر فيها إلا التعديلات المستحقة في الفترة المفتوحة، أما المستحق بعد نهايتها، كبيعٍ تم بعد آخر يوم فيها، فيظهر بعد إقفالها. هو تقدير، فراجعه مع محاسبك قبل ترحيله.
• تعديل آخر على هذه الفترة: على البند 1 أو البند 7.

فاتورة المورد المتأخرة ليست تصحيحًا: فاتورة مؤرخة في فترة قُدِّم إقرارها وأُدخلت بعد ذلك تُسترد ضريبتها في البند 7 من الإقرار الذي تُرحَّل فيه، لا في البند 14 (المادة 49(8)). أما إن مضت خمس سنوات ميلادية على نهاية سنة التوريد فلا تُسترد، ويمنع النظام إقفال الفترة حتى تُحمَّل ضريبتها على التكلفة من قسم في الدفاتر في صفحة المصروف.

الإشعار الدائن على قسط مشطوب: إذا شُطب قسط ثم صدر عن فاتورته إشعار دائن، تُخرج الدفاتر ضريبة ذلك القسط من «ضريبة القيمة المضافة على المبيعات» ومن «ديون معدومة وشطب» معًا، فتبقى الديون المعدومة صافية من الضريبة، ولا تبقى ضريبة على مبلغ لن يُحصَّل. ولا يُرحَّل شيء إن كان القسط قد أُلغي بإنهاء العقد، لأن ضريبته خرجت من الدفاتر حين أُلغي.

سداد أكثر من المستحق: إن ربطت الهيئة ضريبة أكثر مما سوّته الفترة، فاكتب في تسجيل السداد المبلغ الذي دفعته فعلًا، وأقرّ بالتنبيه. يُرحَّل ما سوّته الفترة على «ضريبة القيمة المضافة المستحقة» والفرق على «مصروفات أخرى». وإن كان الفرق ضريبة أغفلها الإقرار فسجّل تصحيحًا لتلك الفترة بدلًا من ذلك.

التقارير

الرقم بين قوسين سالب، كما تُطبع القوائم المالية، ويدل الخط المفرد تحت الأرقام على مجموع والخط المزدوج على المجموع النهائي.

• القيود اليومية: كل قيد بتاريخه ومصدره، مع رابط إلى الدفعة أو المصروف أو العقد الذي رُحِّل منه.
• ميزان المراجعة: لكل حساب رصيد أول المدة، وحركة الفترة مدينًا ودائنًا، ورصيد آخر المدة. حسابات الإيرادات والمصروفات تبدأ من الصفر أول السنة المالية، وأرباح السنوات السابقة تظهر في «الأرباح غير الموزعة»، فلا حاجة إلى قيد إقفال في آخر السنة.
• دفتر الأستاذ: حركة حساب واحد بتاريخها ورصيدها الجاري. افتحه بالضغط على أي حساب.
• أعمار ديون العملاء: ما على كل عميل في يوم تختاره، مقسّمًا بحسب عمره: حالي، ومن 1 إلى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وأكثر من 90 يومًا، ثم ما يستحقه العميل إن دفع أكثر مما عليه. اضغط اسم العميل لترى كشف حسابه.
• قائمة الدخل: الإيرادات والمصروفات وصافي الربح لفترة تختارها، إجمالًا أو حسب الشهر أو حسب العقار، ولك أن تقارنها بالفترة نفسها من العام الماضي. الإيجار فيها إيراد على أيام العقد.
• قائمة المركز المالي: الأصول والالتزامات وحقوق الملكية في يوم تختاره، مع نتيجة السنة الحالية، ولك أن تقارنها بنهاية السنة المالية السابقة. والمستأجر الذي دفع مقدمًا أو زيادة يظهر مبلغه مستحقًا له، لا نقصًا مما على غيره، والإيجار المكتسب قبل فوترته يظهر إيجارًا مستحقًا ضمن الأصول. والمورد الذي دفعت له مقدمًا يظهر ما دفعته دفعةً مقدمة ضمن الأصول، لا نقصًا مما تدين به لغيره من الموردين، وكذلك في النظرة العامة.
• إقرار ضريبة القيمة المضافة: على هيئة إقرار الهيئة، البنود من 1 إلى 16، ولكل بند مبلغه وتعديلاته وضريبته، إقرارًا واحدًا للمنشأة تحت تسجيلها. وإن أعلنت المنشأة أنها غير مسجلة فلا إقرار لها، وتقول الصفحة ذلك. يُفتح على الفترة الضريبية التي لم تُقفل بعد حتى نهاية شهرها أو ربعها، بحسب تقديم الإقرار. والتعديلات ما خفّض البند، كخصم أو بيع أو شراء عُكس بعد فترة سابقة. وتصحيح فترة سابقة قُدّم إقرارها يظهر في البند 14، وتُحسب كل فترة على حدة كما في تعديلات الإقرار. ولكل بيع ترحّله المنصة رمزه الضريبي: الإيجار والبيع بضريبة في البند 1، وبلا ضريبة في البند 5، أيًّا كان نوع الوحدة. وتذهب أسطر الفاتورة الضريبية اليدوية حيث تضعها معاملتها الضريبية: الخاضعة لنسبة 15% في البند 1، والمعفاة (عقارًا كانت أو خدمات مالية) في البند 5، وأسطر نسبة الصفر بحسب سببها: التعليم والرعاية الصحية الخاصة لمواطن في البند 2، والنقل الدولي والأدوية والمعادن المؤهلة والسلع العسكرية في البند 3، والصادرات في البند 4 (انظر نسبة الصفر والإعفاءات الأخرى)، أما الخارجة عن نطاق الضريبة فلا تدخل أي بند. أما مطالبات المستأجرين (الأضرار والخدمات وغيرها) ورسوم العقود فخارج نطاق الضريبة، فلا تظهر في أي بند، ولا يُعدّ إيراد الإيجار المكتسب شهرًا بشهر بيعًا ثانيًا. والاستيراد الذي دُفعت ضريبته في الجمارك (البند 8) والاحتساب العكسي (البند 9) يأتيان من فواتير الموردين من الخارج ومن القيود اليدوية التي تذكر خانتها، والبند 9 بقيمته الكاملة وما لا يُسترد في عمود تعديلاته، وتحت البند 13 ما احتسبته عكسيًا منه. والمشتريات الصفرية (البند 10) تأتي من بنود الفواتير التي بلا ضريبة في فئة رمزها «مشتريات بنسبة صفرية»، أو التي حُدِّد لها هذا الرمز من قسم في الدفاتر في صفحة المصروف، والمشتريات المعفاة في البند 11. اضغط أي بند لترى القيود التي كوّنته.

كل تقرير يُصدَّر ملف جدول من زر تصدير. والقيد الذي رُحِّل من دفعة أو مصروف يظهر رقمه في صفحة تلك الدفعة أو ذلك المصروف تحت في الدفاتر.

وفي القيود اليومية ودليل الحسابات والأصول الثابتة رتّب القائمة بالضغط على عنوان العمود، وضغطة ثانية تعكس الترتيب، وثالثة تعيده كما كان. أما دفتر الأستاذ فيبقى مرتبًا بالتاريخ دائمًا، ليُقرأ الرصيد المتراكم من أعلى إلى أسفل. ولهذه القوائم ولدفتر الأستاذ أعمدة اختيارية تُظهرها أو تُخفيها من زر الأعمدة في آخر سطر العناوين، ويحفظ المتصفح اختيارك لك وحدك. وتصدير يُخرج الأعمدة الظاهرة نفسها بترتيبها، وفي القيود اليومية يسألك بين القائمة كما تراها وكل الأسطر حسابًا حسابًا.

كشف حساب العميل

كشف حساب العميل يُقرأ من الدفاتر: رصيده في بداية الفترة، ثم كل حركة على حساب ذمم العملاء باسمه بتاريخها ورصيدها الجاري، ثم رصيده في نهاية الفترة، فيطابق دفتر الأستاذ في كل يوم. وحركاته: الفواتير الضريبية اليدوية، والإشعارات المدينة والدائنة عليها، والدفعات المسجلة عليها والمبالغ المردودة للعميل وإلغاؤها، والقيد الذي يكتبه المحاسب باسم العميل ويظهر بعنوان «تسوية من المحاسب» مع رابط إلى قيده. ولكل حركة رابط إلى مستندها وإلى قيدها. افتحه من أعمار ديون العملاء، أو من نظرة عامة، أو من صفحة العميل في جهات الاتصال.

• الأعمار تُحسب من تاريخ إصدار الفاتورة، لأن الفاتورة الضريبية لا تحمل تاريخ استحقاق ولا يمكن أن تُعدَّل بعد إصدارها، فتُعدّ كل فاتورة مستحقة يوم إصدارها، كما تفعل برامج المحاسبة مع الفاتورة التي لا شروط سداد لها. لذلك «حالي» هو ما صدر في اليوم المختار نفسه.
• تُخصم الدفعة من الفاتورة التي سُجّلت عليها، والإشعار الدائن من الفاتورة التي صدر عليها، ثم يُخصم ما زاد منهما، وتسويات المحاسب التي تُنقص ما على العميل، من أقدم فاتورة.
• إن دفع العميل أو أُشعر بأكثر مما عليه ظهر له رصيد دائن. فإن نشأ عن إشعار دائن على فاتورة يدوية، فسجّل ردّه من بطاقة الدفعات في تلك الفاتورة (تسجيل ردّ مبلغ)، فيظهر في الكشف بعنوان «ردّ مبلغ للعميل» ويزول الرصيد الدائن.
• الكشف لذمم العملاء فقط: إن كان العميل مستأجرًا أيضًا، فإيجاره في كشف حساب عقده، لا هنا.
• الفاتورة الضريبية لدفعة مقدمة يُكتب تحتها أنها دفعة مقدمة، والفاتورة النهائية يُذكر تحتها رقم الدفعة المقدمة التي خُصمت منها، فيُفهم لماذا يقل مبلغها في الكشف عن قيمة الفاتورة، على الشاشة وفي ملف PDF.
• إن رحّلت الدفاتر مستندًا من جديد في اليوم نفسه دون أن يتغير ما على العميل (لأن طريقة قيده تغيّرت، كحساب إيراده)، ظهر في الكشف مرة واحدة.

يُصدَّر الكشف جدولًا، أو ملف PDF بعنوان «كشف حساب» بلغة الصفحة، يذكر أنه ليس فاتورة ضريبية، ويحمل اسم البائع ورقمه الضريبي إن كان لمساحة العمل بائع واحد. ولا يطبع ملاحظات المحاسب على التسويات. ويظهر الكشف وأعمار الديون لمن يملك عرض الدفاتر المحاسبية أو إدارة الدفاتر المحاسبية أو لمدير مساحة العمل، وبعد بدء الدفاتر فقط، ولا يراهما غيرهم ولو كان يصدر الفواتير.

فحص الدفاتر

افتح فحص الدفاتر من تبويبات المحاسبة. الصفحة تقرأ الدفاتر ولا تغيّر فيها شيئًا، ويفتحها كل من يملك عرض الدفاتر المحاسبية أو إدارة الدفاتر المحاسبية. وفيها خمسة فحوص:

1. حسابات السجلات: رصيد كل حساب من حسابات السجلات (ذمم المستأجرين والعملاء والمشترين، والموردين، والتأمينات، والمقبوضات غير المخصصة) مقسومًا إلى ما رحّلته السجلات تلقائيًا وما كتبه شخص بقيد يدوي، مع الأطراف التي عليها قيود يدوية. ويذكر السجلات التي تنتظر الترحيل أو يتعذّر ترحيلها.
2. مطابقة الضريبة: رصيد حسابات ضريبة القيمة المضافة اليوم مقابل إقرار الفترة المفتوحة، مفصّلًا: المُرحَّل من قبل الفترة، والضريبة المستحقة في الإقرار ومنها التعديلات والتصحيحات، والقيود خارج الإقرار. وأي فرق يبقى بعدها يحتاج انتباهك.
3. قرارات لم تعد تنطبق: قرارات المحاسب على أسطر حُذفت أو تغيّرت، وهي لا تُطبَّق حتى تعيدها إلى الوضع الافتراضي أو تقرّر من جديد.
4. الإقرارات المقدَّمة: كل إقرار سجّلت تقديمه يُقارَن بقراءة جديدة لفترته في الخانات من 1 إلى 14. ولا تُقرأ إقرارات الفترات التي مضى عليها أكثر من خمس سنوات، لأنها لم تعد تقبل التصحيح.
5. ما يلزمك: تسوية نسبة الاسترداد لسنة منتهية لم تُرحَّل بعد، وفواتير الموردين التي استُردَّت ضريبتها ولم تُدفع بعد 12 شهرًا من تاريخها، والضريبة المفروضة أو المستردة في أيام خارج فترة التسجيل، والعقود التي ستفرض ضريبة على أقساط قادمة في أيام لا تكون فيها مساحة العمل مسجلة، وعدم تحديد التسجيل في الضريبة، وتعديلات ضريبة الأصول الرأسمالية (المادة 52) التي لم تُسجَّل بعد في تعديلات الإقرار، والقيود خارج الإقرار، والمستندات التي سيرفض إقفال الفترة بسببها (رقم ضريبي غير رقم التسجيل، أو فواتير بائع مالك)، والمستحقات المفتوحة على قسط لم يعد قائمًا، والإشعارات المدينة على قسط زاد مبلغه في الجدول أيضًا، والتصحيحات التي تتطلب إقرارًا معدَّلًا خلال 20 يومًا، والفواتير المتأخرة التي تسترد ضريبة توريد مضى عليه أكثر من خمس سنوات، وتعديلات الديون المعدومة التي يتجاوز ما استردته ما بقي مشطوبًا.

لكل بند اسمه ومرجعه (رقم العقد أو المصروف أو الفاتورة أو القيد) ورابط يفتح الصفحة التي يُصحَّح منها داخل المحاسبة: القيد نفسه، أو دفتر اليومية مصفّى عليه، أو الإقرار، أو صفحة الإقفال، أو الأصل. أما القرار الذي حُذف سجله فيفتح بطاقة «تعديلات في الدفاتر لم تعد تنطبق» في النظرة العامة، ومنها تتجاهله. والفحص لا يرحّل شيئًا ولا يصحّح شيئًا من تلقاء نفسه.

إعادة حساب كل سجل

في أسفل صفحة فحص الدفاتر، أو في نظرة عامة، اضغط افحص الآن. يعيد الفحص حساب ما يجب أن يرحّله كل سجل ويقارنه بما رُحِّل فعلًا. إن ظهرت سجلات لم تُحدَّث، يستطيع من يملك صلاحية إدارة الدفاتر إضافتها إلى الترحيل بضغطة من نظرة عامة (صفحة فحص الدفاتر لا تغيّر شيئًا)، فتظهر في الدفاتر خلال دقائق. ويذكر الفحص أيضًا الأصول التي غيّرت تسوية نسبة استرداد سابقة تكلفتها في الدفاتر وبقيت تكلفتها في سجل الأصول كما كانت (تسوية رحّلها إصدار سابق من الدفاتر، انظر الأصول الثابتة)، وهذه لا تغيّرها إعادة الترحيل، فراجع كلًّا منها من صفحته.

سجل التغييرات

في المحاسبة ثم سجل التغييرات تجد كل تغيير في طريقة مسك الدفاتر، الأحدث أولًا: بدء الدفاتر وأرصدتها الافتتاحية، وإقفال الدفاتر والفترات الضريبية وإلغاء إقفالها، وتسجيل تقديم الإقرار ودفعات الضريبة، والقيود اليدوية وعكسها ومستنداتها، وإضافة الحسابات وتعديلها وأرشفتها، وربط طرق الدفع وفئات المصروفات والمنتجات بالحسابات، وقرارات المحاسب على البنود، وطريقة تسجيل كل بيع، ومراحل الأصل الثابت من تسجيله حتى بيعه أو إلغائه، وتغيير الإعدادات.

يذكر كل سطر ما تغيّر ومن أي قيمة إلى أي قيمة، ومن أجراه باسمه ومتى بتوقيت الرياض، والسبب إن كُتب، والتنبيهات التي أقرّ بها. وما ينشئه النظام بنفسه، كالحساب الذي يُنشأ لفئة مصروف جديدة أو حساب يحتاجه النظام ويُضاف مع تحديث، يظهر باسم النظام. واضغط على ما يتعلق به السطر لفتح صفحته، أو على عرض تغييراته فقط لترى تاريخه وحده.

صفِّ السجل حسب نوع التغيير، أو بين تاريخين، أو حسب من أجراه، وصدِّره جدولًا بالتصفية نفسها. ولا يُعدَّل شيء في هذا السجل ولا يُحذف، ويبقى بعد حذف المستخدم الذي أجرى التغيير، ويظهر لمن يرى الدفاتر.

الصلاحيات

• تفعيل المحاسبة واختيار تاريخ البدء والأرصدة الافتتاحية والتسجيل في ضريبة القيمة المضافة وإلغاء أي إقفال وإلغاء تسجيل تقديم الإقرار: لمدير مساحة العمل وحده.
• عرض الدفاتر المحاسبية: يملكها افتراضيًا المدير العام والمحاسب وأمين الصندوق.
• إدارة الدفاتر المحاسبية (دليل الحسابات والربط، والقيود اليدوية، وإقفال الدفاتر وفترات الضريبة، وتسجيل تقديم الإقرار، والأصول الثابتة، وتغيير طريقة ترحيل بند في مصروف): يملكها افتراضيًا المحاسب.

الدفاتر واحدة لمساحة العمل كلها، لذا منح إحدى الصلاحيتين في عقار واحد يعني منحها في جميع العقارات، ومن يرى الدفاتر يرى مبالغها كلها. والتفاصيل في مرجع الصلاحيات.

وفي مساحة عمل لا تضم أي عقار، أو لعضو لا دور له على العقارات، يمنح المدير الاطلاع على الدفاتر أو مسك الدفاتر لعضو بعينه من قسم صلاحيات على مستوى مساحة العمل في صفحة العضو، فتشمل مساحة العمل كاملة. ومن يمسك الدفاتر بهذه الصلاحية يقفل الدفاتر وفترات الضريبة ويسجّل تقديم الإقرار، لكنه لا يلغي أي إقفال ولا تسجيل تقديم، حتى ما أجراه بنفسه: ذلك للمدير.

ما لا تشمله بعد

• في مكاتب إدارة الأملاك: لا تُقيَّد أموال الملاك الآخرين في دفاتر مساحة العمل (مكاتب إدارة الأملاك)، أما كشوف حسابات الملاك ورسوم الإدارة وتحويل المبالغ لهم، ومنها البيع نيابةً عن مالك، فغير مشمولة بعد.
• تكلفة الوحدة المعدّة للبيع (ما كلّف تطويرها) لا تُتابَع، فقيّد تكلفة المبيعات بقيد يدوي.
• لا تتوفر المحاسبة في تطبيق الجوال في هذا الإصدار.

عند حذف الحساب تُحذف الدفاتر معه (القيود اليومية وميزان المراجعة وبقية السجلات)، أما إقرارات ضريبة القيمة المضافة المقدمة وتعديلاتها وسجلات الإقرارات المعدلة فنحتفظ بها 15 سنة بوصفها سجلات ضريبية (حفظ السجلات). ويُعرض عليك قبل الحذف تنزيلها كلها في ملف مضغوط واحد: الدفاتر وسجلات ضريبة القيمة المضافة.

مقالات ذات صلة

• المدفوعات والذمم والمصروفات
• المبيعات
• الفوترة الإلكترونية
• مرجع الصلاحيات