الملاك: إدارة العقارات لصالح ملاكها

وحدة الملاك لمن يدير عقارات يملكها غيره: مكتب إدارة أملاك، أو شركة تدير عقارات شركائها. تسجّل فيها من يملك كل عقار وبأي حصة ومن أي تاريخ، وهل تديره لصالح ملاكه ومنذ متى، واتفاقية الإدارة بينك وبينهم، والرسوم التي هي خدمة يقدمها مكتبك نفسه.

تحسب الوحدة رسوم الإدارة لكل مالك عن كل شهر وتعرضها لك، لكنها لا تصدر فاتورة، ولا تصدر كشف حساب للمالك، ولا تحوّل له أمواله، ولا ترحّل شيئاً إلى الدفاتر.

تفعيل الوحدة

وحدة الملاك متوقفة في كل مساحة عمل حتى يفعّلها مدير مساحة العمل من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام. وهي متاحة في خطة البداية وما فوقها وخلال الفترة التجريبية، أما في الخطتين المجانية والفردية فيظهر مكان المفتاح قفل ورابط للترقية.

بعد التفعيل يظهر الملاك في القائمة الجانبية، ويظهر قسم الملاك في صفحة كل عقار.

الملاك وحصصهم

افتح العقار، ثم في قسم الملاك اضغط تغيير الملاك. اختر كل مالك من جهات الاتصال وحصته بالنسبة المئوية حتى منزلتين عشريتين، ويجب أن يكون مجموع الحصص 100% تماماً. ثلاثة ملاك بحصة 33.33% لكل منهم مجموعها 99.99%، فلا تُقبل: حدّد من يملك الجزء الباقي.

لكل تغيير تاريخ سريان لا يتجاوز اليوم، وسبب اختياري. ولا يُعدَّل التغيير بعد حفظه: كل تغيير يُحفظ نسخةً جديدة، ويبقى السابق في السجل. وإن سجّلت تغييرين بالتاريخ نفسه فالثاني تصحيح للأول، ويظهر الأول في السجل مشطوباً.

إن كان للعقار مالك مسجل من قبل في حقل المالك دون حصة، يظهر في القسم مع عبارة الحصة غير مسجلة، ويمكنك اعتماده مالكاً بحصة 100% بضغطة واحدة عند بدء الإدارة.

إدارة العقار لصالح ملاكه

بعد تسجيل الملاك اضغط إدارة لصالح الملاك واختر تاريخ البدء. تُرفض الإدارة إن لم يكن للعقار ملاك مجموع حصصهم 100%. ولإنهائها اضغط إنهاء إدارة العقار للملاك واختر آخر يوم فيها.

الإدارة والدفاتر

لا يُقيَّد في دفاتر مساحة العمل إلا الأموال المتعلقة بمساحة العمل نفسها. لذلك:

• إن بدأت دفاتر هذه المساحة (وحدة المحاسبة)، فلا يمكن إدارة عقار فيها لصالح ملاكه.
• وإن أُدير فيها عقار لصالح ملاكه في أي وقت، ولو انتهت إدارته، فلا يمكن بدء دفاترها، لأن الدفاتر تشمل كل ما سُجِّل في المساحة مهما كان تاريخه.

أدر عقارات الملاك في هذه المساحة، وأمسك دفاتر المكتب نفسه في مساحة عمل منفصلة (انظر طريقتان لتنظيم عمل المكتب). وإن عُلِّم عقار مُداراً خطأً فاحذف فترة إدارته (انظر حذف فترة إدارة سُجّلت خطأً) لتتمكن من بدء الدفاتر.

طريقتان لتنظيم عمل المكتب

تُمسك مساحة العمل الواحدة دفاتر جهة واحدة فقط. لذلك يختار المكتب لكل مالك إحدى طريقتين، ويمكنه الجمع بينهما في حساب واحد: الملاك المسجّلون في الضريبة في الطريقة الأولى، وبقية الملاك في الطريقة الثانية.

الطريقة الأولى: مساحة عمل لكل مالك

تكون عقارات المالك في مساحة عمل خاصة به، وتُفعَّل فيها المحاسبة والفواتير الضريبية باسم المالك ورقمه الضريبي. يعمل فيها فريق المكتب أعضاءً، ويمكن دعوة محاسب المالك ومنحه الدفاتر أو الفواتير الضريبية من صلاحيات على مستوى مساحة العمل، ليمسك الدفاتر ويقدّم إقرار الضريبة.

الإيجار في هذه المساحة دخل المالك، والضريبة ضريبته، ورسوم إدارة المكتب فاتورة مورّد تُسجَّل مصروفاً. ولا تُعلَّم عقاراتها مُدارةً لصالح ملاكها، لأن دفاترها هي دفاتر المالك نفسه.

اخترها للمالك المسجّل في ضريبة القيمة المضافة، أو الذي يلزمه الربط مع منصة «فاتورة»، أو الذي يريد دفاتر كاملة لعقاراته.

الطريقة الثانية: مساحة للتشغيل ومساحة لدفاتر المكتب

يجمع المكتب كل العقارات التي يديرها لملاكها في مساحة تشغيل واحدة: فريق واحد، وصفحة مهام واحدة، وقائمة مستحقات واحدة. تُفعَّل فيها وحدة الملاك، وتُعلَّم عقاراتها مُدارةً لصالح ملاكها، ولا تبدأ فيها دفاتر المحاسبة.

وتُمسك دفاتر المكتب نفسه (رسوم الإدارة التي يتقاضاها، ورواتبه، وإيجار مقره، وإقرار ضريبته) في مساحة عمل ثانية بلا عقارات، تُفعَّل فيها المحاسبة والفواتير الضريبية. ومن هذه المساحة يصدر المكتب فواتير الرسوم، لأن إقرار ضريبة المكتب لا يقرأ إلا الفواتير الصادرة في مساحة العمل نفسها.

وإن كان أحد ملاك مساحة التشغيل مسجّلاً في الضريبة، فيمكن إصدار فواتير إيجاره منها بالنيابة عنه، لأن الفواتير الضريبية لا تحتاج إلى المحاسبة.

اخترها للملاك الذين لا يقدّمون إقراراً ضريبياً ويكفيهم أن يعرفوا ما حُصِّل لهم وما حُوِّل إليهم.

المالك المسجّل في الضريبة أو الذي قد يُسجَّل فيها

ابدأ المالك المسجّل في ضريبة القيمة المضافة، أو الذي قد يُسجَّل فيها قريباً، في مساحة عمل خاصة به (الطريقة الأولى) من اليوم الأول. لا توجد حالياً أداة تنقل عقاراً من مساحة عمل إلى أخرى، فالمالك الذي يبدأ في مساحة التشغيل ثم يُسجَّل في الضريبة تُنشأ عقاراته من جديد في مساحته.

ويزداد هذا أهمية قريباً: أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في 24 يوليو 2026 الموجة الخامسة والعشرين من الفوترة الإلكترونية، وهي تُلزم المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025 بالربط مع منصة «فاتورة» بحلول 1 فبراير 2027 (إعلان الهيئة).

اتفاقية الإدارة

في قسم الملاك اضغط تحديد الاتفاقية لتسجيل شروط إدارة العقار:

• رسوم الإدارة: نسبة من الإيجار المحصّل، أو مبلغ شهري ثابت، أو بلا رسوم. وفي النسبة تختار ما تُحسب منه: الإيجار المحصّل كاملاً، أو الإيجار المحصّل بعد خصم مصروفات المالك. الاختيار الأول هو المعتمد ما لم تغيّره.
• عمولة التأجير: تُملأ مسبقاً بنسبة 2.5%، وهي ما يجعله نظام الوساطة العقارية من إيجار السنة الأولى ما لم يُتفق كتابةً على غيره. يمكنك تغييرها أو تركها فارغة.
• إلى من يُدفع الإيجار: للعقود السكنية وللعقود التجارية كل على حدة، إلى المالك أو إلى المكتب.

ويمكن لمدير مساحة العمل تسجيل اتفاقية المالك من صفحة المالك، فتسري على كل عقاراته. وإن كان لعقار اتفاقية خاصة به فهي التي تسري عليه بدلاً من اتفاقية المالك.

ولا تُعدَّل الاتفاقية بعد حفظها: أي تغيير يُحفظ نسخةً جديدة بتاريخها.

رسوم الإدارة الشهرية

تظهر رسوم كل شهر في صفحة المالك، وتظهر في قسم الملاك في صفحة العقار لكل مالك على ذلك العقار. اختر الشهر لترى:

• الإيجار والخدمات المحصّلة: كل دفعة إيجار معتمدة على عقار مُدار، بتاريخ دفعها، بحصة المالك في ذلك اليوم: الإيجار والخدمات المضافة إلى القسط، أي كل ما دفعه المستأجر للقسط عدا ضريبة القيمة المضافة. وتظهر الضريبة المستبعدة تحته. وإن لم تُربط الدفعة بقسط ولا بتوزيع، تُحسب ضريبتها من نسبة الضريبة في عقدها، وإن لم تُربط بعقد: لا ضريبة إن كانت على وحدة سكنية، وإلا فبالنسبة الافتراضية لمساحة العمل، سواء كانت على وحدة تجارية أو لم تُربط بأي وحدة (15% ما لم تغيّرها مساحة العمل)، ويظهر ذلك تحت السطر. ويشمل ما دُفع إلى المكتب وما دفعته منصة إيجار إلى المالك مباشرة، ويظهر كل منهما وحده. ولا يدخل التأمين. ويشمل كذلك ما دفعه المستأجر من رسوم عليه، إلا الرسوم المعلَّمة خدمة يقدمها المكتب نفسه، فدفعتها لا تُحتسب، وتظهر تحت السطر في مدفوعات مستبعدة لخدمات يقدمها المكتب نفسه.
• مصروفات على المالك: المصروفات المعتمدة على العقار بتاريخ فاتورتها، بحصة المالك، عدا ما عُلِّم خدمة يقدمها المكتب نفسه. تُخصم من الإيجار فقط إذا كانت الاتفاقية تحسب النسبة بعد خصم المصروفات. وتُخصم مصروفات الشهر التي تقع في مدة هذه الاتفاقية من إيجار الشهر المحصّل فيها، على العقار كله: إن انتقل العقار خلال الشهر من اتفاقية تُحسب بعد خصم المصروفات إلى أخرى مثلها، تتوزع المصروفات على أسطرهما بقدر ما حصّل كل سطر من الإيجار. أما المصروف الذي يقع في مدة اتفاقية أخرى (على الإيجار كاملًا، أو بمبلغ ثابت، أو بلا رسوم) فيبقى في سطرها ولا يُخصم. وإن زادت المصروفات على الإيجار فرسوم ذلك الشهر صفر.
• الرسوم: النسبة من المبلغ الذي تُحسب منه، أو المبلغ الشهري الثابت عن الأيام التي أُدير فيها العقار من الشهر. تُحسب لكل عقار وحده، فخسارة عقار لا تنقص رسوم عقار آخر. أما المبلغ الثابت في اتفاقية المالك فيُحسب مرة واحدة في الشهر مهما كان عدد عقاراته.
• عمولات التأجير: لكل عقد جديد بدأ في الشهر على عقار مُدار، بنسبة الاتفاقية من إيجار السنة الأولى للعقد وحده، قبل الخدمات والضريبة، وهذه قاعدة النظام في الحساب. أما نظام الوساطة العقارية فنسبته الافتراضية 2.5% من إيجار السنة الأولى. تظهر وحدها ولا تُضاف إلى رسوم الإدارة، ويتحملها المالك فتُخصم من رصيده في كشف الحساب عن الشهر الذي بدأ فيه العقد. ولا عمولة على تجديد العقد، ويُعد العقد تجديدًا إذا بدأ لنفس المستأجر على نفس الوحدة خلال شهر من انتهاء عقده السابق عليها أو قبل انتهائه، حتى لو سُجّل عقدًا جديدًا من إيجار أو من عرض، ويظهر بعبارة تجديد، بلا عمولة. وإن لم يكن في العقد إيجار سنوي حُسب إيجار السنة الأولى من جدول دفعاته.

تُقرَّب كل مبالغ السطر إلى أقرب هللة مرة واحدة، وتُحسب الرسوم من المبلغ الظاهر بجانبها، فتستطيع التحقق منها بنفسك.

إن تغيّرت رسوم شهر بعد تسجيل فاتورته (دفعة اعتُمدت متأخرة، أو حصة صُحّحت) تظهر لك ملاحظة بالمبلغ المسجل مع الفاتورة لتراجع الفرق مع المالك.

حذف فترة إدارة سُجّلت خطأً

يستطيع مدير مساحة العمل حذف فترة إدارة سُجّلت خطأً من السجل في قسم الملاك، بعد كتابة سبب الحذف، ويُحفظ السبب في سجل التدقيق. ولا تُحذف فترة سُجّلت على أي شهر منها فاتورة رسوم، أو صدر عن أي شهر منها كشف حساب للمالك، أو سُجّلت فيها دفعة لمالك؛ تلك تُنهى فقط. ولا يكون تاريخ نهايتها قبل أول يوم من آخر شهر سُجّلت له فاتورة أو صدر عنه كشف حساب، فالنهاية في ذلك الشهر تُبقيه ضمن الفترة، ولا قبل يوم آخر دفعة سُجّلت فيها (انظر الدفعات للملاك).

خدمة يقدمها المكتب نفسه

المصروف أو رسوم المستأجر (كالأضرار أو الخدمات) على عقار يُدار لصالح ملاكه هي على المالك دون أن تفعل شيئاً. وإن كانت خدمة يقدمها مكتبك بنفسه، فعلّم خدمة يقدمها المكتب نفسه في صفحة المصروف أو صفحة الرسوم. أما الإيجار فهو للمالك دائماً، والتأمين مال المستأجر ولا يُعلَّم.

وإذا علّمت رسوم المستأجر بهذا، خرجت دفعتها أيضاً من رسوم الإدارة ومن كشف حساب المالك ومن المبلغ الذي تُقارن به الدفعات للملاك، لأنها مال المكتب لا مال المالك، وتظهر في بطاقة الرسوم في سطر مدفوعات مستبعدة لخدمات يقدمها المكتب نفسه. ويتعرّف النظام على الدفعة من تسجيلها على الرسوم نفسها، أما الدفعة التي أُلغي ربطها بالمستأجر فتُحتسب إيجاراً. وإن كان للمالك كشف صدر عن شهر فيه دفعة كهذه، فسيظهر أنه تغيّر منذ إصداره.

يعلّم ذلك من يملك صلاحية تعديل السجل نفسه، ولا تظهر العلامة في تطبيق الجوال.

الدفعات للملاك

حين يحوّل المكتب للمالك ما حصّله من إيجار لحسابه، سجّل ذلك من قسم الدفعات للملاك في صفحة العقار: اختر المالك، واكتب المبلغ وتاريخ التحويل وطريقة الدفع، وأرفق إيصال التحويل إن وُجد. تُسجَّل كل دفعة لعقار واحد، وتظهر دفعات المالك على كل عقاراته في صفحته.

• لا تُقبل الدفعة إلا بتاريخ كان العقار فيه تحت إدارة المكتب لصالح ملاكه، ولا تُقبل بتاريخ لاحق لليوم.
• ولا تُقبل إن كانت اتفاقية الإدارة تنص على أن الإيجار السكني والتجاري يُدفع للمالك مباشرة، لأن المكتب حينها لا يحتفظ بشيء من الإيجار ليدفعه.
• وإن كان المبلغ أكبر من حصة المالك من الإيجار الذي حصّله المكتب، بعد خصم ما دُفع له أو ينتظر الاعتماد، يظهر لك تنبيه، فإن كانت الدفعة مقدّمة أو متفقاً عليها فأكّدها وتُسجَّل. هذا الحساب لا يخصم المصروفات ولا رسوم الإدارة.

تنتظر الدفعة اعتماد مدير مساحة العمل، وتظهر له في صفحة المهام. ويمكنه إعادتها لمن سجّلها ليصححها. وفي مساحة العمل التي يديرها شخص واحد (إعداد «فردي») يكون التسجيل نفسه هو الاعتماد. ويمكنك تغيير خطوات الاعتماد من الإعدادات ← سير العمل ← اعتماد دفعات الملاك.

ما دامت الدفعة بانتظار الاعتماد يمكن إلغاؤها، فتُحذف ويُلغى اعتمادها. أما الدفعة المعتمدة فهي جزء من سجل المالك ولا تُلغى.

ولا يمكن إنهاء فترة الإدارة بتاريخ يسبق دفعة مسجّلة فيها، لأن الدفعة تبقى تابعة للفترة التي سُجّلت فيها. اختر تاريخ انتهاء في يوم آخر دفعة أو بعده.

كشف حساب المالك الشهري

لكل مالك كشف حساب عن كل شهر، تجده في قسم كشوف حساب المالك في صفحته، أو من رابط كشوف الحساب بجانب اسمه في قسم الملاك في صفحة العقار. يبدأ من أول شهر أُدير فيه عقار له، ويعرض لكل عقار ثم للمجموع:

• الرصيد في بداية الشهر: رصيد نهاية الشهر السابق.
• الإيجار والخدمات التي حصّلها المكتب بحصة المالك، وهي نفس أرقام رسوم الإدارة: بتاريخ الدفع، ودون ضريبة القيمة المضافة.
• ضريبة القيمة المضافة على الإيجار الذي حصّله المكتب بحصة المالك: الضريبة التي دفعها المستأجر مع ذلك الإيجار والخدمات حق للمالك، فتُضاف إلى رصيده في سطر مستقل. أما الضريبة على الإيجار المدفوع للمالك مباشرة فقد وصلته ولا تظهر هنا. ولا تدخل الضريبة في المبلغ الذي تُحسب عليه رسوم الإدارة. وإن لم يكن في بيانات المالك رقم ضريبي نبّهتك المسودة إلى ذلك دون أن تمنع إصدار الكشف. وإن كان المكتب يصدر الفواتير الضريبية لهذا العقار باسم شركته فقد تكون الضريبة مستحقة على المكتب لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك لا للمالك، فتنبّهك المسودة لتقرر، ويبقى المبلغ في الكشف كما هو.
• المدفوع للمالك مباشرة حسب نوع العقد واتفاقية الإدارة. يظهر للعلم ولا يدخل في الرصيد، لأن المكتب لم يستلمه.
• مصروفات على المالك دفعها المكتب: المصروف المعتمد المدفوع، في الشهر الذي دُفع فيه، بحصة المالك في تاريخ فاتورته، عدا ما عُلِّم خدمة يقدمها المكتب نفسه. ويظهر بالمبلغ الذي دفعه المكتب شاملًا ضريبة القيمة المضافة، أما الإيجار والخدمات فدون الضريبة.
• رسوم الإدارة للشهر كما في رسوم الإدارة (النسبة على الإيجار والخدمات دون ضريبة القيمة المضافة، بعد خصم المصروفات إن نصّت الاتفاقية على ذلك، أو المبلغ الثابت)، والدفعات المعتمدة للمالك بتاريخ تحويلها.
• عمولة التأجير: يتحملها المالك، وتُخصم من رصيده في الشهر الذي يبدأ فيه العقد الجديد، أيًّا كان من يُدفع له الإيجار، وبالمبلغ نفسه الظاهر في رسوم الإدارة. ولا عمولة على التجديد. وإن تعذّر حساب إيجار السنة الأولى، فلا إيجار سنوي في العقد ولا جدول دفعات، فلا تُخصم عمولته ويذكر الكشف رقم العقد مع عبارة لم تُخصم لأن إيجار العقد غير مسجل، ويصدر الكشف مع ذلك.
• إن اختلف رصيد بداية الشهر عن رصيد نهاية آخر كشف صادر للشهر السابق ظهر سطر تعديل رصيد البداية منذ آخر كشف صادر بالفرق وسببه: صدر ذلك الكشف قبل احتساب الضريبة والعمولة في الرصيد، أو تغيّرت السجلات بعد إصداره.
• الرصيد في نهاية الشهر.

الرصيد هو ما على المكتب للمالك من مال يحتفظ به المكتب فعلًا: الإيجار والخدمات التي حصّلها المكتب مع ضريبتها، ناقص المصروفات التي دفعها عنه، ورسوم الإدارة، وعمولة التأجير، والدفعات المعتمدة له. أما الإيجار المدفوع للمالك مباشرة فلا يدخل، لكن رسومه تدخل، فقد يكون الرصيد سالبًا، أي مستحقًا على المالك للمكتب. ويُحسب رصيد بداية كل شهر من السجلات منذ أول شهر أُدير فيه عقار للمالك، ولا يُخزَّن، فإن سُجّلت دفعة أو مصروف بتاريخ سابق تغيّرت أرقام الأشهر التالية.

يبقى الكشف مسودة تتبع السجلات حتى يضغط مدير مساحة العمل إصدار الكشف بعد انتهاء الشهر، فيُحفظ كما هو ولا تتغير أرقامه بعد ذلك. وإن تغيّرت السجلات بعد إصداره ظهر بجانبه تغيّر بعد الإصدار مع رصيد اليوم، ويمكن إعادة الإصدار، فيحل الكشف الجديد محل السابق ويبقى السابق محفوظًا. وزر تنزيل الكشف PDF يطبع الكشف الصادر، أو المسودة مع عبارة تبيّن أنها لم تصدر، بلغة الواجهة. ويأخذ كل كشف صادر رقمًا خاصًا به في مساحة العمل، OST-1 ثم OST-2 وهكذا، يظهر بجانب الشهر ويُطبع في الكشف، وتأخذ إعادة الإصدار الرقم التالي وتذكر الكشف الذي حلّت محله. أما المسودة فلا رقم لها، وكذلك كشف صدر قبل بدء الترقيم.

من يرى ومن يعدّل

• يرى الملاك وحصصهم واتفاقياتهم من يملك صلاحية إشراف مالي على العقار، ومن يملك وصول كامل، ومدير مساحة العمل.
• يعدّل الملاك والإدارة واتفاقية العقار من يملك وصول كامل على العقار، ومدير مساحة العمل.
• اتفاقية المالك تشمل عقارات متعددة، فيسجّلها مدير مساحة العمل وحده.
• رسوم الإدارة يراها من يرى الملاك. ومن يرى بعض عقارات المالك فقط يرى أسطرها دون المجاميع. ويسجّل فاتورة الرسوم ويحذف فترة إدارة مدير مساحة العمل وحده.
• كشوف حساب المالك يراها من يرى الملاك، وتظهر أرقام كل شهر لمن يرى كل عقار يدخل في رصيده وكل مبالغه. ويُصدرها مدير مساحة العمل وحده.
• يرى الدفعات للملاك من يملك إشراف مالي أو عرض الدفعات أو تسجيل الدفعات على العقار، ويسجّلها ويلغيها ما دامت بانتظار الاعتماد من يملك تسجيل الدفعات عليه، ويحتاج أيضاً إلى إشراف مالي ليرى قائمة الملاك التي يختار منها. ويرى من وصلته خطوة الاعتماد الدفعة ومبلغها.

الوحدة على الويب فقط في هذه المرحلة.