الفوترة الإلكترونية

تُصدر الفوترة الإلكترونية فواتير ضريبية لمستأجريك وترسلها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر منصة «فاتورة»، ومعها الإشعارات الدائنة والمدينة. يُعدّ النظام مسودة الفاتورة من جدول دفعات العقد، فتراجعها أنت ثم تصدرها. لا يصدر النظام فاتورة من تلقاء نفسه، وكل فاتورة يصدرها شخص.

من يحتاج إليها

الفوترة الإلكترونية تتبع التسجيل في ضريبة القيمة المضافة. البائع المسجل في الضريبة، شركةً كان أو مؤسسةً أو فردًا، هو الذي يجب أن يصدر فواتير ضريبية، أما غير المسجل فلا يحتاج إليها.

وحتى البائع المسجل لا يحتاج إلى فاتورة ضريبية على كل ما يحصّله:

تفعيلها

الفوترة الإلكترونية متوقفة حتى يفعّلها مدير مساحة العمل من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام. وهي متاحة في خطتي البداية والاحترافية وخلال الفترة التجريبية، أما في الخطتين المجانية والفردية فيظهر مكان المفتاح قفل ورابط للترقية.

وإن ظهرت عبارة غير متاحة بعد مكان المفتاح، فالفوترة الإلكترونية لم تُتح بعد، ولا تتيحها الترقية ولا أي إعداد، ويظهر المفتاح حين تصبح متاحة.

بعد التفعيل، هذا ترتيب البدء:

1. أضف البائع واربط به عقاراته.
2. اربطها بالهيئة.
3. صمّم فاتورتها، وهذه الخطوة اختيارية.
4. أصدر أول فاتورة.

في مساحة عمل فيها عقارات، يرى مدير مساحة العمل هذه الخطوات في الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية وفي صفحة الفواتير الضريبية ما دامت فارغة: بائع بياناته مكتملة، ثم تعيين العقارات له، ثم ربطه ببوابة «فاتورة». وتختفي حين تكتمل الثلاث. ويظهر رابط إعداد بائع على بطاقة الفوترة الإلكترونية في مكوّنات النظام حتى يكون لمنشأتك بائع بياناته مكتملة.

إن لم تكن تدير عقارات: عند التسجيل على الويب، اختر بعد سؤال «أنا فقط أم مع فريق» خيار أحتاج الفواتير الضريبية والمحاسبة فقط. نفعّل لك الفوترة الإلكترونية والمحاسبة، ونبدأ بك من صفحة الفواتير الضريبية، وهي الصفحة التي تفتح لك عند كل تسجيل دخول بعد ذلك ما دامت مساحة العمل بلا عقارات، وفيها دليل بخطوات البدء بالترتيب: أضف منشأتك كبائع، ثم اربطها ببيئة الإنتاج في «فاتورة» برمز تحقق واحد، ثم أصدر أول فاتورة، ثم ابدأ الدفاتر وافتحها. بيئة المحاكاة اختيارية للتدريب، ولا يشترط الربط بها قبل الإنتاج. وما دامت مساحة العمل بلا عقارات، تختفي من القائمة الجانبية صفحات العقود والدفعات والمتأخرات وما شابهها، وتعود حين تضيف أول عقار. هذا الخيار غير موجود في تطبيق الجوال، ولا يظهر حين لا تكون الفوترة الإلكترونية أو المحاسبة متاحة بعد.

إضافة البائع

البائع هو من تصدر الفاتورة باسمه، ولكل بائع تسجيل واحد في ضريبة القيمة المضافة. قد يكون شركتك أو مؤسستك، أو أنت نفسك إن كنت مالكًا مسجلًا في الضريبة باسمك الشخصي، أو مالكًا تصدر الفواتير عنه، ويمكن أن تضم مساحة العمل أكثر من بائع.

أضفها من الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية، وأدخل:

• نوع البائع: شركة أو مؤسسة، أو فرد للمالك المسجل في الضريبة باسمه الشخصي بلا سجل تجاري.
• الاسم بالعربية كما سُجّل لدى الهيئة: الاسم النظامي للشركة أو المؤسسة، أو الاسم الكامل للفرد. وهو إلزامي لأن العربية هي اللغة المعتمدة قانونًا في الفاتورة الضريبية، والاسم بالإنجليزية اختياري.
• الرقم الضريبي: 15 رقمًا، يبدأ بالرقم 3 وينتهي به.
• رقم التعريف: السجل التجاري أو رقم تعريفي رسمي آخر للشركة أو المؤسسة، ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة للفرد.
• العنوان الوطني: رقم المبنى (4 أرقام)، والشارع، والحي، والمدينة، والرمز البريدي (5 أرقام)، والرقم الإضافي إن وُجد.
• تاريخ بدء الفوترة، وهو اختياري: الأقساط المستحقة قبله لا تظهر في قائمة مستحقة الفوترة.
• النشاط، وهو اختياري: يُكتب في طلب شهادة الهيئة عند الربط، وإن تركته فارغًا يُكتب Real estate. ويسري تغييره من الربط التالي.

ربط العقارات. كل عقار يتبع بائعًا واحدًا فقط. افتح البائع من الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية، ثم العقارات، واختر العقارات التي تصدر فواتيرها باسمه. ولبائع منشأتك زر تعيين كل العقارات غير المعيّنة يختار كل عقار لم يُعيَّن لأي بائع، ولا يُحفظ شيء حتى تضغط حفظ العقارات.

وإن كانت الدفاتر قد بدأت في المحاسبة، فخيار مالك عقار معطّل عند إضافة بائع جديد ويُذكر السبب بجانبه، لأن الدفاتر لا تُقيّد إلا أموال مساحة العمل نفسها. وبائع المنشأة الجديد يأخذ رقمه الضريبي من تسجيلك في ضريبة القيمة المضافة في المحاسبة إن كانت المنشأة مسجلة، ويمكنك تعديله.

الإصدار بالنيابة عن مالك

إن كنت مكتب إدارة يصدر الفواتير عن مالك العقار، فأضف المالك بائعًا وعلّم نصدر الفواتير نيابة عن هذا البائع. عندها تحمل الفاتورة بيانات المالك وحده، وتذكر أنها صدرت من طرف ثالث نيابة عنه.

وإن كانت مساحة العمل خاصة بالمالك نفسه وبائعها منشأته، فالخيار في بائع المنشأة باسم نحن مكتب إدارة نصدر الفواتير باسم هذه المنشأة، ويظهر بعد الضغط على سؤاله ما لم يكن مختارًا من قبل.

تشترط الهيئة أن يُبلغها المالك والمكتب كلاهما بهذا الاتفاق قبل بدء الإصدار نيابة عنه، ويشترط ألا ترفض الهيئة هذا الإبلاغ، فإن رفضته فلا يجوز الإصدار نيابة عنه. لذلك يطلب النظام من مدير مساحة العمل أن يؤكد بعلامة أن الإبلاغ تم ولم تُرفض، ويرفض الإصدار حتى يؤكده.

ولا تضع شعار مكتبك ولا بيانات تواصله أو حسابه البنكي في تصميم فاتورة المالك، فالفاتورة لا تحمل أي بيانات للطرف الثالث. لذلك لا تُنسخ صورة شعار مساحة العمل إلى بائع تُصدَر فواتيره نيابة عنه.

وبائع المالك لا يصدر فواتير إلا نيابة عن المالك: ما لم تعلّم هذا الخيار وتؤكد الإبلاغ، يرفض النظام إصدار الفواتير الضريبية والإشعارات المدينة باسمه. والإشعار، دائنًا كان أو مدينًا، يأخذ حكم فاتورته في ذلك: فالإشعار المدين على فاتورة لم تصدر نيابة عن المالك يُرفض، وتُصحَّح تلك الفاتورة بإشعار دائن ثم فاتورة جديدة. أما الإشعار الدائن على فاتورة صدرت باسمه فيبقى متاحًا.

الربط مع الهيئة

يُربط كل بائع بالهيئة مرة واحدة قبل أن تصدر أي فاتورة. تحتاج لذلك إلى رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) يولّده البائع نفسه، أي المكلّف، من حسابه في بوابة «فاتورة».

1. يسجّل المكلّف الدخول إلى بوابة «فاتورة» (fatoora.zatca.gov.sa) بحسابه لدى الهيئة، ويولّد رمز تحقق. الرمز 6 أرقام، وصالح لساعة واحدة.
2. افتح البائع من الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية، واضغط الربط مع الهيئة.
3. اختر البيئة، والصق الرمز، وأكّد.

بعدها ينشئ النظام مفتاح التوقيع، ويحصل على شهادة من الهيئة، ويجتاز فحوص الامتثال لديها، ثم يستلم الشهادة التي تصدر بها الفواتير. يتم ذلك كله في خطوة واحدة تستغرق بضع ثوانٍ في العادة. وإن تعذّر الربط فلا يُحفظ منه شيء: اطلب رمزًا جديدًا وحاول مرة أخرى.

مفتاح التوقيع لا يغادر الخادم أبدًا، ولا يستطيع أحد تنزيله.

لشهادة الربط تاريخ انتهاء يظهر بجانب الربط في صفحة البائع، وتنبّه صفحة الفواتير الضريبية مدير مساحة العمل قبل انتهائها بثلاثين يومًا. بعد انتهائها يتوقف إصدار الفواتير لذلك البائع حتى تعيد ربطه برمز جديد من «فاتورة»، لأن الهيئة ترفض الفاتورة الموقّعة بشهادة منتهية.

البيئات:

• المحاكاة: بوابة المحاكاة لدى الهيئة، لتجربة كاملة دون أثر قانوني. يُولَّد رمزها من بوابة المحاكاة في «فاتورة»، لا من البوابة الفعلية.
• الإنتاج: تصدر فيه الفواتير الضريبية القانونية.
• وضع الاختبار: قد يظهر في بعض الخوادم بدلًا مما سبق، ويستخدم بيئة المطوّرين العامة لدى الهيئة، ولا أثر قانوني له.

المستندات الصادرة في المحاكاة أو في وضع الاختبار موسومة بوضوح بأنها ليست فواتير ضريبية، وتبدأ أرقامها بـ SIM- أو TST-.

تصميم الفاتورة

افتح البائع من الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية، ثم تصميم الفاتورة. يمكنك ضبط:

• الشعار: شعار البائع نفسه، أو انسخ شعار مساحة العمل.
• لون الفاتورة.
• اللغة: «العربية» أو «العربية والإنجليزية». العربية موجودة دائمًا، ولا يُسمح بالإنجليزية وحدها لأن العربية هي المعتمدة قانونًا.
• بيانات السداد: البنك، ورقم الآيبان، واسم الحساب.
• بيانات التواصل.
• ملاحظة في التذييل بالعربية والإنجليزية.
• رقم العقد: إظهاره أو إخفاؤه.

أثناء التعديل تعرض المعاينة الفاتورة كما ستصدر. وتغيير التصميم لا يغيّر أي فاتورة صدرت قبله.

الفواتير المستحقة

تستحق ضريبة القيمة المضافة على قسط الإيجار في أقرب هذه التواريخ: تاريخ استحقاق القسط، أو تاريخ دفعه، أو تاريخ الفاتورة. فإن دفع المستأجر قبل موعد القسط، استحقت الضريبة يوم الدفع.

تعرض قائمة مستحقة الفوترة في صفحة الفواتير الضريبية الأقساط التي استحقت ضريبتها ولم تصدر لها فاتورة بعد، ومعها المهلة النظامية لكل منها:

• الفاتورة الضريبية: حتى يوم 15 من الشهر التالي.
• الفاتورة الضريبية المبسطة: في اليوم نفسه.

وإن كانت القائمة فارغة لأن عقارات بلا بائع، أو لأن بائعها غير مربوط بالهيئة بعد، يرى مدير مساحة العمل عددها ورابطًا إلى الإعدادات، ويرى غيره عبارة محايدة لا تدّعي أن كل شيء مكتمل.

الأقساط المستحقة قبل تاريخ بدء الفوترة للبائع لا تظهر في القائمة. ويمكنك إصدار فاتورة لأحدها من العقد، فينبهك النظام إلى أن القسط سابق لبدء الفوترة: إن كانت صدرت له فاتورة من نظام آخر فلا تصدر له فاتورة ثانية.

إصدار فاتورة

1. افتح قسطًا من قائمة مستحقة الفوترة، أو من جدول دفعات العقد. ولفاتورة يدوية بأسطر تكتبها بنفسك، مثل رسوم خدمة، اضغط فاتورة جديدة. وإن كانت لمطالبة مسجّلة على المستأجر (أضرار أو متأخرات خدمات) فاختر المستأجر ثم المطالبة من لأجل مطالبة مسجّلة: تُعبّأ البنود بحيث يساوي الإجمالي ما على المستأجر، ولا تُفوتر المطالبة إلا مرة واحدة، ومع تفعيل المحاسبة تُقيِّد الدفاتر الفاتورة بضريبتها بدل المطالبة فلا يُحتسب الإيراد مرتين. وإن تنازلت لاحقًا عن جزء منها بإشعار دائن فاشطب المبلغ نفسه من المطالبة أيضًا ليتطابق حساب المستأجر، والدفاتر تحتسب هذا الشطب مرة واحدة لا مرتين. وإن كانت الفاتورة لدفعة على بيع من المبيعات أو لإتمامه فاختر المشتري ثم البيع من لأجل بيع: عندئذ لا تُقيَّد الفاتورة في الدفاتر، لأن البيع نفسه يُقيَّد بدفعاته وإتمامه، فلا يُحتسب مرتين.
2. راجع المسودة المعبأة مسبقًا: البائع، والعميل، وسطرًا لكل وحدة، ومعاملة الضريبة في كل سطر، والإجماليات، والمهلة.
3. أكمل ما تنبّهك إليه المسودة، مثل العنوان الوطني أو الرقم التعريفي للعميل إن كان ناقصًا في فاتورة ضريبية.
4. علّم راجعت هذه الفاتورة.
5. اضغط إصدار.

معاملة الضريبة في سطر الإيجار واحدة من ثلاث: خاضعة 15%، أو معفاة (عقار سكني)، أو خارج نطاق الضريبة. وفي العقد السكني المعفى لا يأخذ سطر الخدمات إعفاء الإيجار، فتختار أنت معاملته. ومبالغ فاتورة القسط تأتي من جدول دفعات العقد، ولا تُكتب يدويًا. ولما لا يرتبط بعقد إيجار معاملات أخرى، تجدها في نسبة الصفر والإعفاءات الأخرى.

إذا كان مبلغ القسط شاملًا الضريبة كما تطبعه منصة إيجار في العقد، فقد لا ينقسم بدقة إلى مبلغ وضريبة 15% عليه. عندها تبقى الضريبة 15% تمامًا، وتضيف الفاتورة سطر فرق التقريب بهللة أو هللتين، ليساوي المبلغ المستحق مبلغ القسط.

العملاء

العميل من تصدر له فاتورة يدوية لا ترتبط بمطالبة مسجّلة على مستأجر ولا ببيع، مثل استشارة أو رسوم خدمة. ومع تفعيل المحاسبة تُقيَّد هذه الفاتورة، وإشعاراتها الدائنة والمدينة، في حساب ذمم العملاء باسم العميل، منفصلة عن ذمم المستأجرين، فترى ما على كل عميل في المحاسبة ← نظرة عامة، ومنذ متى في أعمار ديون العملاء، وكل حركة في كشف حسابه.

• إن اخترت العميل من جهات الاتصال، يصبح عميلًا عند إصدار الفاتورة.
• إن كتبت بياناته يدويًا، علّم احفظ المشتري عميلًا في جهات الاتصال لتُنشأ له جهة اتصال من هذه البيانات عند الإصدار. وإن وُجدت جهة لها الرقم الضريبي أو السجل التجاري أو رقم الهوية نفسه رُبطت الفاتورة بها بدل إنشاء جهة جديدة. ولعميل خارج المملكة تُحفظ دولته وعنوانه، ويُحفظ رقمه في بلده في خانة السجل التجاري للشركة أو رقم الهوية للفرد، فتختاره في فاتورته القادمة وتبقى فاتورة تصدير.
• إن لم تحفظه، تبقى فاتورته في ذمم العملاء دون اسم.

حفظ العميل لا يغيّر بياناته المطبوعة في الفاتورة، فالفاتورة بعد إصدارها لا تُعدَّل. والجهة الجديدة تُحتسب ضمن حد جهات الاتصال في باقتك. ويمكنك أيضًا تعليم أي جهة اتصال عميلًا من صفحتها، وعرض العملاء فقط في قائمة جهات الاتصال.

المنتجات والخدمات

أضف ما تبيعه كثيرًا من الإعدادات ← الفوترة الإلكترونية ← المنتجات والخدمات: الاسم بالعربية، والاسم بالإنجليزية إن أردت، وسعر الوحدة قبل الضريبة إن كان ثابتًا، ومعاملة الضريبة. ثم اختره في بند الفاتورة اليدوية، فيُعبَّأ الوصف والسعر ومعاملة الضريبة، ويمكنك تعديلها قبل الإصدار. يضيف المنتجات والخدمات ويعدّلها مدير مساحة العمل. ويرى قائمتها كل من يملك عرض الفواتير الضريبية أو إصدار الفواتير الضريبية على أي عقار أو على مستوى مساحة العمل، ويختار منها في الفاتورة من يصدرها.

• ما يُرسل إلى الهيئة هو بيانات البند كما في الفاتورة، فلا يتغير مستند الهيئة باختيار منتج أو عدمه.
• تعديل المنتج أو أرشفته لا يغيّر فاتورة صادرة.
• حذف منتج تذكره فاتورة صادرة يؤرشفه بدل حذفه، ويمكنك استعادته من إظهار المؤرشفة. والمنتج الذي لم يُستخدم يُحذف.
• مع تفعيل المحاسبة يُرحَّل إيراد كل بند إلى حساب منتجه، ويُحدَّد من دليل الحسابات والربط. والبند بلا منتج يُرحَّل إلى «إيرادات المبيعات والخدمات».

عروض الأسعار

أرسل لعميلك عرض سعر قبل أن تفوتره: افتح الفواتير الضريبية ← عروض الأسعار ← عرض سعر جديد، واختر العقار أو البائع، والعميل من جهات الاتصال أو بإدخال بياناته، ثم البنود (ويمكنك الاختيار من المنتجات والخدمات)، وتاريخ انتهاء الصلاحية، وملاحظاتك للعميل. يُرقَّم كل عرض في مساحة العمل برقم مثل QTN-12، ويبقى صالحًا 30 يومًا إن لم تحدد تاريخًا.

• ليس مستندًا ضريبيًا. لا يُرسل للهيئة ولا يُسجَّل في الدفاتر. ويحمل ملف PDF عنوان «عرض سعر» ولا يحمل رمز QR، وفي أسفله أنه ليس مستندًا ضريبيًا.
• الضريبة تقديرية. يُحسب مبلغ الضريبة في العرض بطريقة الفاتورة نفسها، ويوصف بأنه تقديري. وإذا أعلنت مساحة العمل في المحاسبة أنها غير مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، لا يظهر في العرض أي مبلغ ضريبة ولا رقم ضريبي، لأن المستند الذي يُظهر الضريبة يُعامل معاملة الفاتورة الضريبية.
• حالته. سجّل ما يحدث له: أُرسل للعميل، أو قبِله، أو رفضه مع سبب إن أردت، أو أعده مسودة. ويظهر منتهي الصلاحية بعد آخر يوم في صلاحيته. ويمكنك تعديله ما لم يُحوَّل، وتعديل عرض قرر فيه العميل يعيده مسودة.
• تحويله إلى فاتورة. اضغط تحويل إلى فاتورة، فتُفتح صفحة الفاتورة اليدوية معبأة ببياناته. راجعها ثم أصدرها كأي فاتورة، ولا يصدر شيء دون تأكيدك. ويمكنك تعديل ما تشاء فيها إلا البائع والعقار والعميل، فتبقى كما في العرض (ولك أن تُكمل عنوان العميل أو رقمًا ناقصًا له)، ولتغيير أي منها عدّل عرض السعر أولًا. يُسجَّل العرض محوَّلًا عند إصدار الفاتورة، ويُحوَّل مرة واحدة فقط، ما لم ترفض الهيئة تلك الفاتورة أو تكن مستند اختبار لا أثر نظامي له: عندها يظهر العرض «يمكن تحويله مرة أخرى»، فتحوّله إلى فاتورة جديدة تُخصم منها الدفعات المقدمة القائمة كما كانت ستُخصم من الأولى، وتبقى الفاتورة السابقة في سجل العرض. وما سجّلته من دفعات على الفاتورة المرفوضة يبقى عليها ولا يُقيَّد في الدفاتر ولا ينتقل إلى الفاتورة الجديدة، فألغِه على الفاتورة المرفوضة وسجّله على الجديدة. أما الفاتورة المقبولة لدى الهيئة، أو التي ما زالت تنتظر ردها في بيئة الإنتاج، فتُبقي العرض محوَّلًا، لأن الهيئة قد تقبلها.
• الحذف. لا تُحذف إلا مسودة لم تُرسل ولم يقرر فيها العميل، ولا يُعاد استخدام رقمها. أما غيرها فسجّل رفضه بدل حذفه.

الدفعات المقدمة

إذا استلمت من العميل دفعة مقدمة على عرض سعر، فاستلامها يوجب إصدار فاتورة ضريبية لها: في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر التالي إن كان العميل منشأة، وعند الاستلام إن كان فردًا. افتح عرض السعر بعد إرساله للعميل أو قبوله، واضغط طلب دفعة مقدمة، ثم حدّدها بنسبة من العرض أو بمبلغ قبل الضريبة.

• تُبنى من بنود العرض. تُعدّ الفاتورة من العرض نفسه بفئة الضريبة نفسها، فتراجعها وتؤكدها كأي فاتورة، ويُكتب عليها «فاتورة ضريبية لدفعة مقدمة». ولا تتجاوز الدفعات المقدمة على العرض الواحد قيمته.
• تُخصم في الفاتورة النهائية. عند تحويل العرض إلى فاتورة تشمل الفاتورة النهائية قيمة العرض كاملة، ثم تُخصم منها كل دفعة مقدمة صدرت عليه برقمها، ويظهر المبلغ المستحق بعد الخصم. فلا تُحتسب ضريبة الدفعة مرتين.
• دفعتها تسبق فاتورتها. تُصدر فاتورة الدفعة لمال استلمته، فسجّل الدفعة عليها بتاريخ استلامها ولو سبق الإصدار، حتى أول الشهر السابق لشهر الإصدار.
• تُخصم ضريبتها كما احتُسبت. تُخصم كل دفعة بضريبتها المذكورة في فاتورتها بعد ما ردّته الإشعارات الدائنة عليها. وإذا زاد مجموع ضريبة الدفعات على ضريبة العرض كله بهللة لأن كل دفعة قرّبت ضريبتها وحدها، ذكرت الفاتورة النهائية ضريبة الدفعات نفسها، فلا يصير المبلغ المستحق أقل من صفر. وإذا غطّت الدفعات الفاتورة كلها ظهرت «مسوّاة بالدفعات المقدمة».
• يبقى العرض محفوظًا. لا يُحذف عرض سعر صدرت عليه فاتورة دفعة مقدمة أو فاتورة نهائية.
• انتظر اعتمادها. لا تصدر الفاتورة النهائية ما دامت فاتورة دفعة مقدمة على العرض، أو إشعار دائن عليها، بانتظار الهيئة.
• ردّ الدفعة قبل الفاتورة النهائية. أصدر إشعارًا دائنًا على فاتورة الدفعة، والدفعة التي أُلغيت بكامل مبلغها لا تُخصم. أما بعد خصمها في الفاتورة النهائية فيكون التصحيح بإشعار على الفاتورة النهائية. ولا يُصدر إشعار مدين على فاتورة دفعة مقدمة: اطلب دفعة أخرى بدلًا منه.
• في الدفاتر. تُقيَّد الدفعة في «دفعات مقدمة من العملاء» حتى تخصمها الفاتورة النهائية. انظر المحاسبة.

نسبة الصفر والإعفاءات الأخرى

في الفاتورة اليدوية التي لا ترتبط بعقد إيجار تجد في قائمة المعاملة مجموعتين أخريين، معفاة ونسبة الصفر، ولكل معاملة سببها الذي تحدده الهيئة ويُطبع في الفاتورة:

• معفاة (خدمات مالية) ومعفاة (تأمين على الحياة): لا ضريبة على السطر، ويدخل في الإقرار مع المبيعات المعفاة.
• صفر%: التوريد خاضع للضريبة بنسبة صفر، فلا ضريبة على العميل. ولكل سبب بنده في الإقرار:
  • تصدير السلع، وتصدير الخدمات لعميل خارج المملكة: بند الصادرات.
  • النقل الدولي للسلع أو الركاب والخدمات المرتبطة به، ووسائل النقل المؤهلة، والأدوية والمعدات الطبية، والمعادن المؤهلة، والسلع العسكرية المؤهلة: بند المبيعات المحلية الخاضعة للنسبة الصفرية.
  • التعليم الخاص والرعاية الصحية الخاصة لمواطن: بند المبيعات للمواطنين.

ويتحقق النظام من أربعة شروط قبل الإصدار:

• لا تنطبق على الإيجار. الإيجار ورسوم العقد خاضعة 15% أو معفاة، فلا تظهر هذه المعاملات في فاتورة قسط، ولا في فاتورة لمطالبة على عقد، ولا في إشعار على أي منهما.
• التعليم والرعاية الصحية للمواطن يحتاجان رقم الهوية الوطنية للعميل (يبدأ بالرقم 1) دون رقم ضريبي، ويُكتب في الفاتورة ولو كانت مبسطة. إن كتبت بيانات العميل يدويًا يظهر الحقل عند اختيار المعاملة، وإن اخترته من جهات الاتصال فيُؤخذ الرقم من بياناته.
• تصدير الخدمات توريد لعميل خارج المملكة: اختر من جهات الاتصال عميلًا دولته خارج المملكة، أو اكتب بياناته يدويًا واختر خارج المملكة ثم دولته ورقم سجله أو رقمه الضريبي في بلده والشارع والمدينة. والفاتورة لعميل خارج المملكة فاتورة تصدير، لا تحمل رقمًا ضريبيًا سعوديًا له، وهي فاتورة ضريبية دائمًا ولو كان العميل فردًا، فلا يظهر خيار الفاتورة المبسطة، ويلزم رقمه في بلده. وعميل جهات الاتصال تؤخذ دولته من جهة الاتصال، ويُرسل رقم السجل التجاري أو رقم الهوية المحفوظ فيها رقمًا له في بلده، فإن لم يكن محفوظًا فأضفه في جهة الاتصال. ولا تكون فاتورة مرتبطة بعقد إيجار أو فاتورة رسوم المستأجر أو فاتورة البيع فاتورة تصدير، ولو كانت دولة جهة الاتصال خارج المملكة، لأنها عن عقار داخل المملكة.
• سبب واحد من كل نوع في الفاتورة. تقبل الهيئة في الفاتورة الواحدة سببًا واحدًا للإعفاء وسببًا واحدًا لنسبة الصفر، فلا تجمع مثلًا عقارًا سكنيًا معفى وخدمات مالية، ولا أدوية ومعادن مؤهلة. يمكنك أن تجمع سبب إعفاء وسبب نسبة صفر وسطورًا خاضعة 15%، ولسبب آخر من النوع نفسه أصدر فاتورة مستقلة. وتظهر الأسباب الأخرى في القائمة غير قابلة للاختيار حين يحمل سطر آخر سببًا من نوعها.

متى يُرفض الإصدار

لا تصدر فاتورة ضريبية ولا إشعار مدين إلا إذا كانت الفوترة الإلكترونية جاهزة، ولا يتجاوز ذلك أي إعداد:

• الفوترة الإلكترونية مفعّلة لمساحة العمل (تفعيلها).
• بيانات البائع مكتملة: الاسم بالعربية، والرقم الضريبي، ورقم التعريف، والعنوان الوطني.
• البائع مربوط بالهيئة ربطًا فعالًا (الربط مع الهيئة).
• إن كان البائع شركتك أو مؤسستك، وبدأت دفاتر المحاسبة، وحدّدت المنشأة أنها مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، فرقمه الضريبي يجب أن يكون رقم تسجيل المنشأة نفسه. وإلا فصحّح الرقم في إعدادات البائع، أو يصحّح مدير مساحة العمل التسجيل في «نظرة عامة» ضمن المحاسبة.
• إن كان البائع شركتك أو مؤسستك، وحدّدت المنشأة في المحاسبة أنها غير مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، فلا تصدر فاتورة ضريبية جديدة تتضمن ضريبة: اختر للبنود معاملة بلا ضريبة (معفاة أو خارج النطاق)، أو يغيّر مدير مساحة العمل التسجيل بعد تسجيل المنشأة. ولا ينطبق هذا ما دامت المحاسبة غير مفعّلة، ولا على الإشعار الدائن، ولا على الإشعار المدين على فاتورة سابقة، لأنه يصحّح توريدًا صدرت فاتورته حين كانت المنشأة مسجلة.
• إن كان البائع مالكًا، فتُصدر فواتيره نيابة عنه مع تأكيد إبلاغ الهيئة.
• بعد أن تبدأ دفاتر المحاسبة في مساحة العمل: لا يصدر بائع المالك فيها فاتورة ضريبية ولا إشعارًا مدينًا، ولا يُعَدّ باسمه عرض سعر، ولا يُضاف فيها بائع لمالك، ولا يُربط بائع مالك بالهيئة أول مرة، ولا يتحوّل بائع المالك إلى «نحن البائع» إن كان قد أصدر فواتير أو إشعارات تُقيَّد في الدفاتر، أو فواتير أو إشعارات فيها ضريبة برقم ضريبي غير رقم تسجيل المنشأة، لأنه لا يُقيَّد في دفاتر مساحة العمل إلا الأموال المتعلقة بمساحة العمل نفسها (مكاتب إدارة الأملاك). أما الإشعار الدائن على فاتورة سابقة لبائع المالك فيبقى متاحًا، ويبقى متاحًا كذلك إعادة ربط بائع سبق ربطه في البيئة نفسها ليصدره. فاستخدم بائع المالك في مساحة عمل لم تبدأ دفاترها، كمساحة التشغيل التي تُمسك دفاتر مكتبك في مساحة أخرى. وقبل أن تبدأ الدفاتر لا يُطبَّق هذا الشرط.

تظهر هذه الموانع في المسودة قبل أن تؤكد الإصدار. أما الإشعار الدائن على فاتورة صدرت فلا يمنعه إيقاف الفوترة الإلكترونية ولا شرطا الرقم الضريبي والإصدار نيابة عن المالك، لأنه الطريق الوحيد لتصحيح الفاتورة، لكنه يحتاج إلى بائع مربوط بالهيئة ليُوقَّع.

الدفعات على الفاتورة

تعرض فاتورة القسط قسمًا باسم الدفعات فيه ما سُجّل على ذلك القسط من دفعات، وحالة سدادها: مسدّدة، أو مسدّدة جزئيًا، أو غير مسدّدة. ولا تحتاج إلى ربط شيء عند الإصدار، فكل دفعة مسجّلة على القسط تظهر على فاتورته تلقائيًا، قبل الإصدار وبعده.

• ربط دفعة: يعرض دفعات العقد المسجّلة على أقساط أخرى، والدفعات غير المربوطة على العقار. اضغط ربط بجانب الدفعة لتُحسب لهذا القسط، وإن كان القسط لأكثر من وحدة فاختر الوحدة للدفعة غير المربوطة. ويظهر هذا الزر ما دام على القسط مبلغ لم يُسدَّد، مع المتبقي عليه، وما زاد على المتبقي يُحسب للقسط التالي غير المسدَّد.
• فك الربط: يفصل الدفعة عن العقد فتبقى دفعة غير مربوطة على العقار، ويعود المبلغ مستحقًا على المستأجر حتى تربطها بقسط آخر.

ودفعات القسط المشطوب أو الملغى تبقى عليه، فلا تُفك ولا تُنقل، لأن الشطب حُسب بعد احتسابها. لتغييرها استخدم التراجع عن الشطب أولًا.

الربط وفك الربط لا يعيدان الدفعة إلى الاعتماد، فهي تبقى معتمدة كما كانت، لأن مبلغها وتاريخها وطريقة دفعها لم تتغير، وإنما تغيّر القسط الذي تُحسب له. ودفعة العقد متعدد الوحدات تنتقل كلها معًا، ولا تُقسَّم دفعة واحدة على أكثر من فاتورة.

ويحتاج الربط وفك الربط إلى صلاحية تسجيل المستحقات وتعديلها، ولا يظهر قسم الدفعات إلا لمن يرى مبالغ الدفعات. وتجد رقم الفاتورة الضريبية أيضًا في صفحة الدفعة نفسها.

الدفعات على الفاتورة اليدوية

الفاتورة اليدوية التي لا تخص مطالبة على مستأجر ولا عملية بيع، مثل أتعاب خدمة أو استشارة، تُسجَّل دفعاتها عليها مباشرة في قسم الدفعات نفسه. أما دفعة المطالبة فتُسجَّل على المطالبة في صفحة المستحقات، ودفعة البيع على عملية البيع.

• تسجيل دفعة: أدخل المبلغ وتاريخ الاستلام وطريقة الدفع، والمرجع إن وُجد. يُعبّأ المبلغ بما بقي على الفاتورة، والتاريخ باليوم. ولا يكون التاريخ بعد اليوم، ولا قبل تاريخ إصدار الفاتورة، لأن المال المستلم قبل الفاتورة دفعة مقدمة تحتاج فاتورة دفعة مقدمة من عرض السعر. أما فاتورة الدفعة المقدمة نفسها فتقبل دفعتها من أول الشهر السابق لشهر إصدارها. ولا يزيد المبلغ على ما بقي مستحقًا، فسجّل الدفعات الجزئية واحدة بعد أخرى.
• إلغاء الدفعة: لا تُعدَّل الدفعة بعد حفظها ولا تُحذف. إن أخطأت فألغِها واكتب السبب، ثم سجّلها من جديد. وتبقى الدفعة الملغاة ظاهرة مشطوبة مع سببها، ولا تُحسب.
• تسجيل ردّ مبلغ: إذا دفع العميل ثم صدر على الفاتورة إشعار دائن، صار له مبلغ مستحق تعرضه البطاقة. وحين ترده إليه، سجّل الردّ من تسجيل ردّ مبلغ: يُعبّأ المبلغ بما يمكن ردّه، والتاريخ باليوم، واختر طريقة الدفع التي رددت بها المال. ولا يزيد الردّ على ما هو مستحق للعميل، ولا على ما استُلم منه فعلًا، فإن خصمت الفاتورة النهائية دفعة مقدمة لم تُسدَّد، فلا يُرد مقابلها شيء. ولا يُحسب الإشعار الدائن إلا بعد قبول الهيئة له، والإشعار المدين الذي ينتظر الهيئة يُخصم مما يمكن ردّه الآن. ولا يكون تاريخ الردّ بعد اليوم، ولا قبل تاريخ أول إشعار دائن قبلته الهيئة على الفاتورة. ويظهر الردّ في القائمة بعلامة ردّ مبلغ، ولا يُعدَّل بعد حفظه، ويُصحَّح الخطأ بإلغائه كالدفعة. وإن ألغيت دفعة بعد ردّ مبلغ منها، كشيك ارتدّ، بقي الردّ مسجلًا وصارت الفاتورة تطلب المبلغ المردود من جديد.
• الحالة: غير مسدّدة، أو مسدّدة جزئيًا، أو مسدّدة، أو مسوّاة بإشعار دائن إذا لم يبقَ شيء بعد الإشعارات الدائنة وحدها، أو مسوّاة بالدفعات المقدمة إذا غطّت الدفعات المقدمة الفاتورة النهائية كلها. والمتبقي هو إجمالي الفاتورة مع إشعاراتها المدينة، بعد خصم إشعاراتها الدائنة ودفعاتها، ولا يُحسب الإشعار إلا بعد قبول الهيئة له. والإشعار الدائن الذي ينتظر الهيئة يُخصم مما يمكن تسجيله الآن.
• لا توجد حالة «متأخرة»، لأن الفاتورة الضريبية لا تحمل تاريخ استحقاق ولا تُعدَّل بعد إصدارها.

وإذا رفضت الهيئة الفاتورة فلا تُسجَّل عليها دفعات، وتبقى الدفعات المسجلة قبل الرفض ظاهرة لتلغيها وتسجّلها على الفاتورة البديلة. ولا تقبل الفاتورة البديلة دفعة بتاريخ يسبق يوم إصدارها، فالمال المستلم قبل ذلك اليوم لا يُسجَّل بتاريخه بعد.

ومع المحاسبة، تُقيَّد الدفعة في حساب طريقة الدفع مقابل ذمم العملاء، على العميل نفسه الذي قُيدت عليه الفاتورة، فينقص ما عليه. ويُقيَّد الردّ بعكسها: على ذمم العملاء مقابل حساب طريقة الدفع، فيزول ما كان مستحقًا للعميل. ويُعكس قيد الدفعة أو الردّ الملغى. والفاتورة التجريبية (رقمها يبدأ بـ TST-) لا تُقيَّد هي ولا دفعاتها.

ويحتاج التسجيل والإلغاء، للدفعة والردّ، إلى ما يحتاجه إصدار فاتورة يدوية على عقار الفاتورة: صلاحية إصدار الفواتير الضريبية عليه، أو أن تكون مدير مساحة العمل، أو للفاتورة التي لا ترتبط بعقار عضوًا مُنح إصدار الفواتير الضريبية على مستوى مساحة العمل.

فاتورة ضريبية أم مبسطة

يحدد النظام نوع الفاتورة من بيانات المستأجر:

• فاتورة ضريبية: للمستأجر الشركة أو المؤسسة، أي من يحمل سجلًا تجاريًا أو رقمًا ضريبيًا، وكذلك الجهات الحكومية والجمعيات وغيرها من الأشخاص الاعتبارية. يجب أن تعتمدها الهيئة قبل أن تصل إلى المستأجر.
• فاتورة ضريبية مبسطة: للمستأجر الفرد. تُبلَّغ بها الهيئة خلال 24 ساعة بحكم اللائحة، ونرسلها فور إصدارها، ونعيد المحاولة تلقائيًا إن تعذّر الوصول إلى الهيئة.

وإن كان التصنيف خاطئًا، يستطيع من يصدر الفاتورة تغيير النوع، إلا أن العميل المسجل في ضريبة القيمة المضافة تصدر له فاتورة ضريبية دائمًا.

تصحيح فاتورة

الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل، وإنما يصدر عليها إشعار:

• إشعار دائن يلغي الفاتورة أو جزءًا منها، مع ذكر السبب. ولتصحيح خطأ في فاتورة ما زال توريدها قائمًا، أصدر بعده فاتورة جديدة صحيحة.
• إشعار مدين لإضافة مبلغ على الفاتورة.

ما دام في جدول دفعات العقد قسط صدرت له فاتورة ضريبية لم يصدر لها إشعار دائن، لا يمكن تعديل الجدول (تواريخ العقد أو إجماليه أو دورية الدفع أو جدول دفعاته). وهذا ليس الشرط الوحيد: فالتعديل لا يُحفظ أيضاً إذا سُجّلت على العقد أي دفعة، أو شُطب قسط كله أو بعضه، أو أُلغي قسط، أو نتج قسط عن إعادة جدولة معتمدة، أو كان على العقد خصم سارٍ أو قضية مفتوحة. لذلك تحقّق من هذه الشروط كلها قبل أن تصدر أي إشعار دائن، لأن الإشعار الدائن لا يمكن التراجع عنه، ولن يفيدك في التعديل إن بقي أحدها. فإن تحققت كلها، أصدر إشعارًا دائنًا لكل فاتورة من تلك الفواتير، وبعد أن تقبله الهيئة عدّل الجدول، ثم أصدر فواتير الأقساط الجديدة (راجع تعديل شروط العقد بعد تسوية بعض أقساطه).

تعديل باقي بيانات العقد، كالتأمين أو الممثل أو أيام السماح، لا يغيّر الجدول ولا يمنعه شيء من ذلك. أما تغيير ضريبة القيمة المضافة في عقد لم تُسجَّل عليه أي دفعة فيعيد بناء الجدول، فتسري عليه الشروط نفسها. والمستندات التجريبية (أرقامها تبدأ بـ TST-) لا تمنع التعديل إلا ما دام البائع قادرًا على إصدار إشعار دائن لها في بيئة الاختبار نفسها.

إذا رفضت الهيئة مستندًا

المستند الذي ترفضه الهيئة يبقى في السجل موسومًا بأنه مرفوض، وهو غير صالح. لا تسلّمه إلى العميل، وأصدر فاتورة مصحّحة بدلًا منه.

التنزيل والمشاركة والتصدير

من كل مستند تستطيع تنزيل:

• ملف PDF: بالعربية وحدها، أو بالعربية ثم الإنجليزية، حسب لغة التصميم. وعليه رمز QR يمسحه العميل بتطبيق الهيئة للتحقق من الفاتورة. وبعد أن تقبل الهيئة المستند يحمل ملف PDF نفسه ملف XML الخاص بالفاتورة (بصيغة PDF/A-3)، وهي الصيغة التي تشترطها الهيئة عند إرسال الفاتورة بصيغة PDF، فيكفيك إرسال ملف PDF وحده.
• ملف XML: وهو الفاتورة الإلكترونية القانونية نفسها. وفي الفاتورة الضريبية بعد اعتمادها، هو النسخة التي اعتمدتها الهيئة.

التصدير. لتنزيل كل مستنداتك الضريبية دفعة واحدة، اضغط تنزيل الأرشيف في صفحة الفواتير الضريبية، فتحصل على ملف مضغوط (zip) يضم ملفات XML وPDF وفهرسًا بها.

على الجوال. يعرض تطبيق الجوال بعد تحديثه المستندات الصادرة، ويفتح ملف PDF ويشاركه، من المزيد ← الفواتير الضريبية. أما الإصدار والإعداد فمن الويب.

حفظ السجلات

تُلزم الأنظمة الضريبية المكلّف بحفظ الفواتير الضريبية والسجلات المتعلقة بالعقار 15 سنة على الأقل من نهاية السنة التي تخصها، داخل المملكة. ونحتفظ نحن طوال هذه المدة بالسجلات الضريبية التالية وحدها: الفواتير والإشعارات الضريبية الصادرة عبر المنصة في بيئة الإنتاج مع ما أُرسل منها إلى الهيئة والدفعات المسجلة على الفواتير اليدوية، وإقرارات ضريبة القيمة المضافة المقدمة، وتعديلاتها مع مستنداتها، وسجلات الإقرارات المعدلة. تبقى على خوادم داخل المملكة حتى لو حُذف الحساب لاحقًا، في أرشيف لا يُستخدم إلا للوفاء بهذا الالتزام ولا يصل إليه أحد من خلال المنصة. أما بقية سجلاتك، كالعقود ومدفوعات الإيجار والدفاتر، فتُحذف مع الحساب، وحفظها للمدة النظامية مسؤوليتك. وتُحذف معه المستندات الصادرة في وضع التجربة، لأنها ليست فواتير ضريبية.

الصلاحيات

• إعداد البائعين، وربطهم بالهيئة، وتصميم الفاتورة، وقائمة المنتجات والخدمات: لمدير مساحة العمل. ويرى القائمة كل من يملك عرض الفواتير الضريبية أو إصدارها على أي عقار أو على مستوى مساحة العمل، ويختار منها في الفاتورة من يصدرها.
• عرض الفواتير الضريبية: يملكها افتراضيًا المدير العام والمحاسب وأمين الصندوق. ومن لا يملكها تبقى الفواتير الضريبية مخفية عنه تمامًا.
• عروض الأسعار: يراها من يملك عرض الفواتير الضريبية، ويُعدّها ويحوّلها من يملك إصدارها، على عقار العرض. والعرض الذي لا يرتبط بعقار للمدير أو لمن منحه صلاحية الفواتير الضريبية على مستوى مساحة العمل.
• إصدار الفواتير الضريبية: يملكها افتراضيًا المحاسب، وتشمل إصدار الإشعارات الدائنة والمدينة. ولا تظهر قائمة مستحقة الفوترة إلا لمن يملكها، لأنها قائمة بما عليه أن يصدره.

تستطيع منح هاتين الصلاحيتين لأي دور من الإعدادات ← التخصيص ← الأدوار. والتفاصيل في مرجع الصلاحيات.

الفاتورة التي لا ترتبط بأي عقار، مثل رسوم المكتب نفسه، لا يجيب عنها دور على عقار. لذلك يصدرها المدير، أو عضو منحه المدير إصدار الفواتير الضريبية من قسم صلاحيات على مستوى مساحة العمل في صفحة العضو. وتشمل هذه الصلاحية، ومثلها الاطلاع على الفواتير الضريبية، مساحة العمل كاملة: كل عقار، وما لا يرتبط بأي عقار.

مع أودو

إن كانت مساحة العمل مربوطة بأودو (Odoo)، تستمر المزامنة في إرسال الفواتير إلى أودو كما هي. تأكد أن أودو لا يرسل هو أيضًا فواتير إلى الهيئة لنفس الرقم الضريبي، وإلا وصلت إلى المستأجر فاتورتان ضريبيتان عن توريد واحد.

ذو صلة

• الأموال: المدفوعات والذمم والمصروفات والودائع
• الإيجارات والعقود
• مرجع الصلاحيات
• مساحات العمل ومكوّنات النظام
• تكامل أودو للمحاسبة
• الخطط والفوترة
• الجوال مقابل الويب