مساحات العمل

مساحة العمل محفظة مستقلة بذاتها داخل حسابك. تملك عقاراتها وعقودها ومدفوعاتها ومصروفاتها وفريقها. مساحات العمل لا تتبادل البيانات أبداً. التبديل بين المساحات أشبه بالتبديل بين شركتين.

متى تحتاج مساحة ثانية؟

أغلب المستخدمين يحتفظون بمساحة واحدة. فكّر بثانية إذا:

• كنت تدير عقارات لأكثر من جهة قانونية تحتاج دفاتر منفصلة (محفظتك ومحفظة عائلية مثلاً). البيانات يجب أن تكون مفصولة جدارياً بسبب التزامات المحاسبة والضرائب.
• يحتاج شريك لمشاركة محفظة معك دون أن يرى بقية ممتلكاتك. دعوته إلى مساحة مخصصة تبقي مساحتك الأخرى خاصة تماماً.
• تريد بيئة تجريبية لاختبار سير العمل والأدوار والتسعيرات دون لمس البيانات الحقيقية.

متى لا تحتاج مساحة جديدة

إن كانت حاجتك "أريد تجميع العقارات بطريقة مختلفة" فقط، لا تلجأ لمساحة جديدة، فستجزّئ بياناتك بلا حاجة. استخدم بدلها:

• حقل نوع العقار (مكتب، سكني، مختلط) للتصفية في قائمة العقارات.
• دور مدير العقار على مستوى العقار لممثلي الموقع المرتبطين بمبانٍ محددة.
• الأدوار لكل عقار لتحديد وصول الفريق إلى عقارات معدودة.

المساحة الثانية هي الأداة الصحيحة عندما تكون الكيانات الأساسية مختلفة. وهي الأداة الخاطئة عندما تكون الكيانات نفسها وتريد فقط عرضاً مختلفاً.

مُبدِّل المساحات

المُبدِّل في أعلى القائمة الجانبية. اضغط اسم المساحة الحالية لفتح القائمة واختيار غيرها. يُعيد التطبيق تحميل بيانات المساحة الجديدة (لوحة التحكم، العقارات، المدفوعات) دون تسجيل خروج.

تسجيل الدخول على مستوى الحساب، أما دورك فعلى مستوى المساحة. يمكن أن تكون مديراً في مساحة ومحاسباً في أخرى.

حدود الخطط

عدد المساحات يعتمد على خطتك:

ماذا يعني إنشاء مساحة عمل فعلياً

خلف الكواليس، كل مساحة عمل هي منظمة منفصلة ضمن حسابك الواحد. نفس تسجيل الدخول، نفس الاشتراك، لكن كل ما هو تشغيلي مفصول.

عند فتح مُبدِّل المساحات والضغط على إنشاء مساحة، يحدث التالي:

1. تُنشأ منظمة جديدة ضمن حسابك.
2. تُضاف إليها كـمدير.
3. تُزرع فيها فئات مستندات العقار الافتراضية (الثماني المدمجة، انظر العقارات والوحدات).
4. قائمة فئات مستندات الوحدات وكل قائمة تشغيلية أخرى (العقارات، العقود، جهات الاتصال، المدفوعات، المصروفات) تبدأ فارغة.
5. يُعاد تحميل المُبدِّل، فتنزل في المساحة الجديدة الفارغة.

ما لا يُنقل من بقية مساحاتك:

• العقارات، الوحدات، العقود، المدفوعات، المصروفات، الودائع، طلبات الصيانة، المهام المتكررة.
• الأعضاء. الأشخاص الذين دعوتهم إلى مساحتك الرئيسية لا يظهرون هنا تلقائياً؛ تدعوهم من جديد لكل مساحة.
• سير العمل المخصص، الأدوار المخصصة، فئات المصروفات أو المستندات المخصصة.

ما هو مشترك على مستوى الحساب (سجل واحد لكل حساب، ينطبق على جميع مساحاتك):

• تسجيل الدخول وكلمة المرور.
• خطة الاشتراك: الفوترة ليست لكل مساحة. اشتراك واحد يغطي كل مساحات الحساب.
• طرق الدفع والفواتير.
• حد الخطة maxWorkspaces.

من يستطيع إنشاء أو حذف مساحة

فقط مالك الحساب (البريد الأصلي للتسجيل، ما لم تُنقل الملكية) يستطيع إنشاء أو حذف مساحة. مديرو المساحات الفردية يديرونها كاملاً لكن لا يستطيعون إنشاء مساحات جديدة.

لا يستطيع المالك أيضاً حذف آخر مساحة. يجب أن يحوي الحساب مساحة واحدة على الأقل. إن كان لديك مساحة وحيدة وتريد "إعادة ضبطها"، الطريق الصحيح هو حذف العقارات/العقود داخلها، لا حذف المساحة نفسها.

حذف مساحة

يمكنك حذف مساحة تملكها من الإعدادات ← مساحة العمل ← منطقة الخطر. الحذف نهائي: العقارات والعقود والمدفوعات والسجلات تُمحى. سنطلب منك كتابة اسم المساحة للتأكيد.

المساحات المقفلة

في الخطة المجانية، إذا كنت تملك سابقاً عدة مساحات (نتيجة تخفيض من الاحترافية مثلاً)، فكل ما عدا الأولى تصبح مقفلة. المساحة المقفلة للقراءة فقط: يمكنك مراجعة السجلات وتصدير البيانات، لكن لا يمكنك إضافة عقارات أو وحدات أو مدفوعات. الترقية ترفع القفل؛ لا يُحذف شيء.

مزامنة الإعدادات بين مساحات العمل

إذا كنت تدير أكثر من مساحة عمل، فإن الإعدادات ← مزامنة الإعدادات تتيح لمالك الحساب نسخ إعداد مساحة عمل واحدة إلى الأخريات، فتُعِدّها مرة واحدة وتعمّمها بدلاً من تكرارها في كل مساحة.

اختر مساحة العمل المصدر، وحدّد الإعدادات المراد نسخها، ثم اختر مساحات العمل الهدف. يمكنك مزامنة:

• الأدوار والصلاحيات: أدوارك المخصّصة وما يستطيع كل دور فعله.
• إعدادات العقود والإعدادات المالية (الضريبة، العملة، السنة المالية).
• إعدادات تذكير الإيجار والإشعارات.
• فئات مستندات العقار والوحدة.
• فئات المصروفات ووسوم جهات الاتصال.
• إعدادات سير العمل: مسارات الموافقة لديك، بما في ذلك شروط الخطوات والحقول المطلوبة والمرفقات.

كيف تعمل، حتى لا تكون هناك مفاجآت:

• المزامنة تضيف أو تحدّث الإعدادات في الهدف؛ ولا تحذف أبداً أدواراً أو فئات أو وسوماً إضافية في الهدف. الاستثناء هو فئات المستندات: تُستبدل لتطابق المصدر تماماً.
• تُزامَن الأدوار قبل سير العمل، فيصل سير العمل الذي يستخدم دوراً مخصّصاً إلى الهدف بشكل صحيح.
• تنسخ الإعدادات فقط، لا بياناتك (العقارات، العقود، المدفوعات)، ولا أسرار الاتصال. تبقى تعيينات التكامل المحاسبي (أودو) خاصة بكل مساحة عمل لأنها مرتبطة بكل اتصال على حدة.
• تستمر مسارات سير العمل الجارية في الهدف على خطواتها الأصلية؛ والجديدة فقط تستخدم النسخة المُزامَنة.

مكوّنات النظام: أوقف ما لا تستخدمه

النظام يغطي أعمالاً كثيرة: عروض إيجار، صيانة، مهام متكررة، خصومات وإعادة جدولة للدفعات، ضمانات، مستندات، تقارير، أوامر قضائية، خرائط العقارات، فريق وصلاحيات. إن كنت لا تستخدم بعضها فلا حاجة لأن تظهر لك. من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام يستطيع مدير مساحة العمل إيقاف ما لا يحتاجه، فتختفي صفحاته من القائمة الجانبية وفي تطبيق الجوال أيضاً.

لا يُحذف شيء. الإيقاف يخفي الشاشات ويمنع إضافة جديد فقط. عقودك ومدفوعاتك وطلباتك تبقى كما هي في قاعدة البيانات، وإعادة التفعيل تعيد كل شيء إلى ما كان عليه في اللحظة نفسها.

العمل الجاري يكمل. إن أوقفت الصيانة وعندك 12 طلباً مفتوحاً، تبقى هذه الطلبات في صندوق المهام، وتُعتمد وتُغلق كالمعتاد. الإيقاف يمنع البدء، ولا يمنع الإنهاء، مع استثناء واحد أدناه. لهذا تخبرك نافذة التأكيد بعدد ما هو مفتوح قبل أن تؤكد.

إعداد مساحة العمل: «أنا فقط» أو «فريق». في أعلى الصفحة اختيار واحد يهيّئ مساحة العمل بالكامل، ويغيّر أمرين معاً: أي أجزاء النظام مفعّلة، وهل ينتظر العمل موافقات.

اختيار «أنا فقط» يوقف الفريق والصلاحيات، وعروض الإيجار، وخصومات الدفعات، وإعادة جدولة الدفعات، ومركز التقارير، ومكتبة المستندات، ويجعل كل مسار عمل خطوة واحدة فلا ينتظر شيء موافقة شخص آخر. ويبقى مفعّلاً: الصيانة والمصروفات والضمانات والمهام المتكررة وقوائم المهام واستيراد عقود إيجار والأوامر القضائية، فمحفظة الشخص الواحد تعمل بها جميعاً. أما اختيار «فريق» فيعيد تفعيل كل ما أوقفه «أنا فقط» ويعيد سلاسل الموافقات متعددة الخطوات. ولا يمسّ أيٌّ من الاختيارين المبيعات ولا بوابة السكان: تبقيان على حالهما حتى تشغّلهما أو توقفهما بنفسك.

ترى ما سيتغير قبل أن يحدث. يفتح أي من الاختيارين نافذة تسمّي كل مكوّن سيتوقف أو يعود، مع مقدار العمل غير المنتهي في كل منها، وتوضّح أثر التغيير على مسارات العمل. لا يحدث شيء قبل أن تؤكد.

وهو نقطة بداية لا وضع دائم: بعد تطبيقه يمكنك تشغيل أو إيقاف أي مكوّن بمفرده، ولا يغيّر ذلك نمط الموافقات مرة أخرى.

بعض التفاصيل التي تستحق الانتباه:

• الإيقاف لمدير مساحة العمل فقط، وهو نفسه من يعيد التفعيل. فمن تختفي عنه صفحة يستطيع دائماً أن يسأل مدير مساحة العمل.
• بعض المكوّنات دائماً مفعّلة: العقارات والوحدات والعقود وجهات الاتصال والمدفوعات والمستحقات والمهام ولوحة المعلومات والإشعارات والإعدادات والفوترة. الإعدادات هي الصفحة التي تعيد تفعيل غيرها، وصندوق المهام هو طريق إنهاء العمل الجاري، والفوترة هي طريق استعادة الاشتراك.
• إيقاف «الفريق والصلاحيات» مرفوض ما دام في مساحة العمل أعضاء آخرون أو دعوات معلّقة، لأن الشاشة التي تدير الأعضاء هي نفسها التي ستختفي. أزل الأعضاء أو ألغِ الدعوات أولاً. أما اختيار «أنا فقط» في مساحة عمل فيها زملاء فلا يُرفض: يُطبَّق كل ما عداه ويبقى «الفريق والصلاحيات» مفعّلاً، والنافذة تخبرك بذلك قبل التأكيد.
• إيقاف «المهام المتكررة» يوقف أيضاً توليد المهام الجديدة وإرسال تذكيراتها، بما فيها تذكيرات مهام مجدولة سابقاً. ما هو قائم في صندوق المهام يبقى ويكمل، وإعادة التفعيل تستأنف الجدولة.
• بوابة السكان استثناء: إيقافها يجمّدها. ما دامت متوقفة، تبقى طلبات السكان التي لم يُبتّ فيها معلّقة، فلا يمكن قبولها ولا رفضها، ولا يستطيع الساكن إرسال طلب جديد أو تعديل طلبه. أما الطلبات التي قبلتها من قبل فقد أصبحت طلبات صيانة عادية وتستمر كالمعتاد. ويحدث الأمر نفسه إذا لم تعد خطتك تشمل البوابة، كأن تنتهي الفترة التجريبية فينتقل حسابك إلى الخطة المجانية، أو تنتقل إلى الخطة الفردية، لذلك احسم الطلبات المنتظرة قبل أن توقف البوابة أو تغيّر خطتك.
• مكوّن مقفل بسبب الخطة يظهر بعلامة قفل ورابط ترقية بدل زر التشغيل. هذا ليس اختيار مساحة العمل، والترقية هي ما يفتحه.
• بعض المكوّنات غير مفعّلة افتراضياً. المبيعات وبوابة السكان متوقفتان في كل مساحة عمل حتى يفعّلهما مدير مساحة العمل من هذه الصفحة. أما سندات القبض وخرائط العقارات فتبدآن متوقفتين في مساحات العمل التي أُنشئت قبل إطلاقهما، ومفعّلتين في المساحات الجديدة.
• تطبيق «أنا فقط» أو «فريق» يشغّل سندات القبض وخرائط العقارات إن كانت خطتك تشملهما، حتى في مساحة عمل بدأتا فيها متوقفتين. ونافذة التأكيد تسمّيهما قبل أن تؤكد، فإن كنت لا تريدهما أوقفهما من جديد بعد التطبيق.
• التشغيل والإيقاف من الويب فقط. تطبيق الجوال لا يحوي هذه الصفحة، لكنه يتبع ما تختاره هنا: تظهر فيه صفحات المكوّن حين تشغّله، وتختفي حين توقفه.
• وسم «تجريبي» بجانب المبيعات وسندات القبض يعني أن المكوّن جديد وما زلنا نطوّره. يعمل كما ينبغي، وإن لاحظت ما لا يعمل كما تتوقع فأخبرنا.
• إيقاف «الأوامر القضائية» يزيل زر رفع أمر قضائي من صفحة المستحقات، والفلتر المجاور له. أما القضايا التي رفعتها فلا يمسّها شيء: بطاقتها على العقد تبقى، وتظهر في صفحة جهة الاتصال للمستأجر، ويمكن تسجيل نتيجتها وإغلاقها، وتبقى أقساطها خارج المتابعة حتى تُغلق. وهذه النقطة الأخيرة هي سبب عدم إخفاء أي شيء عن قضية مرفوعة، ولا تتغير إن توقفت خطتك عن تضمين المكوّن.
• إيقاف «خرائط العقارات» يخفي موقع كل عقار وأزرار الاتجاهات وخريطة العقارات. تبقى المواقع المحفوظة كما هي، وإعادة التفعيل تعيد كل الدبابيس إلى أماكنها.
• التكامل المحاسبي (أودو) يُشغَّل ويُوقَف من صفحة التكامل نفسها، لا من هنا.
• صفحة الإعدادات تقصر أيضاً. إيقاف الفريق والأدوار يزيل شاشات إدارة الأعضاء، وقوائم اختيار من تُسند إليه المهام، والإعدادات التي تصف سلسلة اعتماد. وإيقاف قوائم المهام يزيل إعداد موضع أيقونتها. ويبقى ما يفيد شخصاً واحداً فعلاً: مواعيد تذكيرات الإيجار، ومدة التنبيه قبل انتهاء العقود، وعدد الأيام التي يُعتبر بعدها المبلغ متأخراً بشدة في صندوق مهامك.

عند إنشاء حساب جديد يطرح المعالج السؤال نفسه، واختيار «أنا فقط» يطبّق الإعداد نفسه: يعرض المعالج قائمة المكوّنات التي سيخفيها قبل أن تُكمل، فلا يتوقف شيء دون أن تراه. وعند إنشاء مساحة عمل أخرى لاحقاً يُطرح السؤال مجدداً، ويكون اختيارك السابق هو المقترح.

ذو صلة

• البدء السريع
• الخطط والفوترة
• الأدوار والصلاحيات
• سير العمل والاعتمادات