تذكيرات واتساب

تذكيرات الإيجار للمستأجرين عبر واتساب: التجهيز، رصيد الرسائل، إضافة المستلمين، صفحة رسائل واتساب، جدول الرسائل، الإرسال اليدوي، وما يراه المستأجر، ومن يرى ويختار ويرسل.

في هذه الصفحة

يذكّر البرنامج المستأجرين بدفعات الإيجار عبر واتساب: قبل موعد الدفعة، ويوم استحقاقها، وبعد تأخرها. الرسائل نصوص ثابتة اعتمدها واتساب، تحمل اسم مكتبك ورقمه، وتُخصم كل رسالة من رصيد الرسائل في حسابك. تشرح هذه المقالة كيف تجهّز الخدمة، ومن تصله الرسائل، وما يراه المستأجر، وما لا يُرسل أبداً.

تجهيز الخدمة

التجهيز ست خطوات، وكلها تبدأ من الإعدادات:

فعّل الوحدة. من الإعدادات ← التخصيص ← مكوّنات النظام فعّل رسائل واتساب. الوحدة متاحة في الخطة الفردية وخطة البداية والخطة الاحترافية، ولا تشملها الخطة المجانية. يبقى على بطاقة الوحدة رابط أكمل إعداد رسائل واتساب حتى يكتمل التجهيز.
افتح حالة الإرسال. من الإعدادات ← التخصيص ← رسائل واتساب تجد في الأعلى لوحة حالة الإرسال: جملة تقول هل ستُرسل الرسائل ومتى، وتحتها سطر لكل شرط بحالته (جاهز أو تنبيه أو ناقص). كل سطر ناقص معه زر يوصلك إلى ما ينقصه: إلى بيانات المكتب، وشحن الرصيد، وأضف المستأجرين، وتعديل الجدول إن رفض واتساب نصاً في جدولك. وإن تعطل رقم الإرسال قال لك سطره السبب. عندما يكتمل كل شيء تقرأ كل شيء جاهز، ويبقى سطر الرصيد ظاهراً لأن الرصيد ينقص مع كل رسالة.
اكتب بيانات المكتب. في بطاقة بيانات المكتب في الرسالة اكتب اسم المكتب ورقم التواصل كما تريد أن يراهما المستأجر، واختر لغة الرسائل الافتراضية، ثم اضغط حفظ في الشريط الذي يظهر أسفل الصفحة. لا تُرسل أي رسالة قبل حفظهما، لأنهما يظهران في كل رسالة.
اشحن الرصيد. من الإعدادات ← الاشتراك ← رصيد الرسائل اشحن باقة بالبطاقة المحفوظة في قسم وسائل الدفع من التبويب نفسه. بلا رصيد تبقى الرسائل بانتظار الرصيد حتى تشحن، أو تنتهي صلاحيتها دون أن تُرسل ودون أن يُخصم شيء.
أضف المستلمين. من صفحة رسائل واتساب بزر أضف المستأجرين لعقود كثيرة دفعة واحدة (انظر إضافة المستأجرين إلى عقود كثيرة)، أو من قسم رسائل واتساب في صفحة العقد (انظر من يستلم الرسائل).
شغّل الإرسال التلقائي. المفتاح الإرسال التلقائي أعلى التبويب يعمل فوراً ولا يحتاج إلى حفظ. قبل التشغيل تظهر نافذة تذكر موعد أول إرسال، وعدد رسائله ومن تصلهم وفي كم عقد، والتكلفة التقديرية مقابل رصيدك، وما ينقص إن وُجد. ولا يمكن التشغيل قبل حفظ بيانات المكتب. ويمكنك التشغيل والرصيد ناقص، فتنتظر الرسائل حتى تشحن. أما الإيقاف ففوري بلا سؤال.

يبقى الإرسال اليدوي من صفحة العقد متاحاً دائماً، حتى والإرسال التلقائي متوقف (انظر الإرسال اليدوي). ولتحدد من في فريقك يرى الرسائل ومن يختار المستلمين ومن يرسل، انظر من يرى ومن يختار ومن يرسل.

الرصيد وسعر الرسالة

رصيد الرسائل رصيد مسبق الدفع على مستوى الحساب. تشحنه بباقات ثابتة من البطاقة المحفوظة، وتصدر فاتورة ضريبية مع كل شحنة. يُخصم سعر الرسالة عند قبولها للإرسال، ويعود تلقائياً إن فشل إرسالها. في الإعدادات ← الاشتراك ← رصيد الرسائل تجد الرصيد الحالي وسعر الرسالة وسجل الحركات، ويذكر كل سطر في السجل نص الرسالة والرقم الذي أُرسلت إليه. ويُنبَّه مالك الحساب عندما ينخفض الرصيد. الشحن من موقع الويب فقط، والتفاصيل في مقالة الخطط والفوترة.

الشحن التلقائي. من المكان نفسه يمكنك أن تجعل الرصيد يُشحن تلقائياً: اختر المستوى الذي يبدأ عنده الشحن (مثلاً أقل من 20 ريال)، والباقة التي تُضاف، وحداً شهرياً للتحصيل التلقائي. كلما انخفض الرصيد عن ذلك المستوى تُحصَّل الباقة من بطاقتك المحفوظة وتُضاف فوراً، مع فاتورة لكل عملية، وتُرسل التذكيرات المحجوزة بعد نحو دقيقة. لا يتجاوز التحصيل التلقائي الحد الشهري في الشهر الواحد (الشحن اليدوي لا يُحسب منه)، وإذا بلغه نُبلغك مرة واحدة ويعود في الشهر التالي. إذا رفضت البطاقة العملية نحاول مرة أخرى بعد 24 ساعة، ويتوقف الشحن التلقائي حتى تعيد تشغيله عند رفض ثانٍ، أو طلب البنك تحققاً إضافياً، أو عدم وجود بطاقة، ونُبلغك في كل مرة. يشغّله أو يعدّله أو يوقفه مالك الحساب أو من يدير الاشتراك.

من يستلم الرسائل

لا تُرسل رسالة إلا إلى شخص أضفته أنت على العقد، وتصله على الرقم المحفوظ في بطاقته في جهات الاتصال. يُدار ذلك في قسم رسائل واتساب في صفحة العقد.

في أعلى القسم سطر يقول ما سيحدث لهذا العقد:

الرسالة التالية: نوعها ويومها وساعتها ومن تصله، مثل «الرسالة التالية: تذكير قبل الاستحقاق، الخميس، 19 نوفمبر، 10:00 ص، إلى أحمد.» وإن كان الرصيد لا يكفي يضيف السطر «ستنتظر حتى يُشحن الرصيد».
أو سبب عدم الإرسال: «أضف مستلمًا لتصله الرسائل»، أو «الرسائل التلقائية لهذا العقد موقوفة مؤقتًا»، أو سبب يخص مساحة العمل كلها، مثل أن الإرسال التلقائي متوقف أو أن جدول الرسائل فارغ. ويرى من يدير إعدادات واتساب بجانبه رابطاً إلى إعدادات رسائل واتساب، ويرى مدير مساحة العمل رابط شحن الرصيد.
أو «لا رسائل تلقائية قادمة لهذا العقد» إن لم يقترب موعد رسالة.

إضافة شخص

اضغط إضافة شخص لتفتح لوحة الإضافة، وتفتح وحدها ما دام العقد بلا مستلم. في أعلى اللوحة الإقرار الذي تؤكده بكل إضافة:

بإضافة هذا الشخص تؤكد أنه وافق على استلام إشعارات الإيجار عبر واتساب من {اسم مكتبك} من خلال عقار فلو.

هذا الإقرار أساس الإرسال، لأن واتساب يشترط موافقة المستلم. لا تضف شخصاً لم يوافق. ويسجّل البرنامج من أضافه ومتى، ويظهر ذلك تحت اسمه.

تحت الإقرار ثلاث طرق للإضافة:

مقترحون: المستأجر، وممثل الشركة كما في عقد إيجار، ومن أضفتهم على عقود المستأجر الأخرى، ولكل منهم زر إضافة.
البحث في جهات الاتصال بالاسم أو الرقم.
شخص جديد في آخر نتائج البحث: اكتب اسمه ورقم جواله. إن كان الرقم محفوظاً لجهة اتصال موجودة أُضيفت هي، وإلا حُفظ جهة اتصال جديدة.

يُقبل رقم الجوال السعودي كما يُكتب عادةً (05…) أو بالصيغة الدولية، ولا يصل واتساب إلى الهاتف الأرضي. ولا يُضاف الرقم نفسه مرتين على عقد واحد ولو حُفظ لجهتي اتصال، فلا تصل الرسالة الواحدة مرتين.

المستلمون في القائمة

يظهر كل مستلم برقمه، ومعه اختياران:

تصله: كل الرسائل أو المتأخرات فقط (انظر المتأخرات فقط).
اللغة: لغة الرسائل الافتراضية في مساحة العمل، أو اللغة الأخرى.

وإن تعذرت مراسلته ظهر بجانبه السبب: طلب إيقاف الرسائل إن طلب المستأجر نفسه إيقافها، أو ليس على واتساب، أو رقم غير صالح. زر إزالة يسألك أولاً، لأن الإزالة تنهي سجل موافقته، وإن أعدت إضافته احتجت إلى تأكيد موافقته من جديد.

عند تجديد العقد ينتقل المستلمون أنفسهم بإقرارهم إلى النسخة الجديدة، ولا يلزمك إعادة إضافتهم.

يضيف المستلمين ويعدّلهم من يملك صلاحية اختيار مستلمي رسائل واتساب، ومدير مساحة العمل دائماً. ومن يملك صلاحية العرض فقط يرى القائمة دون أزرار التعديل.

المتأخرات فقط

اختر المتأخرات فقط لمن يكفيه أن يعلم بالتأخر، مثل الكفيل أو مدير الشركة المستأجرة. لا يصله تذكير قبل الاستحقاق ولا يوم الاستحقاق، لا تلقائياً ولا يدوياً، وتصله رسائل التأخر كلها.

إيقاف رسائل عقد مؤقتاً

أسفل قائمة المستلمين مفتاح الرسائل التلقائية لهذا العقد، وبجانبه حالته: تعمل أو موقوفة مؤقتًا. وهو يعمل في الأصل، فتُرسل رسائل العقد حسب جدول الرسائل. أطفئه لتوقف الرسائل التلقائية لهذا العقد وحده مؤقتاً دون أن تزيل مستلميه، مثل مستأجر اتفقت معه على جدول سداد. يسألك البرنامج قبل الإيقاف، لأنه يلغي رسائل العقد التلقائية التي تنتظر الإرسال، دون أن يُخصم ثمنها. ويبقى الإرسال اليدوي متاحاً.

بعد الإيقاف يظهر تحت المفتاح متى أُوقفت الرسائل ومن أوقفها. وإذا كانت رسالة اليوم التي تنتظر الإرسال تشمل عقوداً أخرى للشخص نفسه، تُسحب، ويرسل البرنامج عن العقود الأخرى في مراجعته التالية كل ساعة. أما الرسالة التي تنتظر منذ يوم سابق فتُلغى عن جميع عقودها. ويشمل الإيقاف كل نسخ العقد المجدَّد، فلا تصل رسائل عن دفعات متأخرة من نسخته السابقة، وإذا جُدد العقد بعد ذلك انتقل الإيقاف إلى النسخة الجديدة. أعد تشغيل المفتاح لتعود الرسائل التلقائية، وقد تُرسل حينها رسالة حلّ موعدها أثناء الإيقاف، أمس أو اليوم.

من طلب إيقاف الرسائل

إذا طلب المستأجر بنفسه إيقاف الرسائل ظهر بجانب اسمه طلب إيقاف الرسائل، ويجمع هؤلاء خيار طلب إيقاف الرسائل في تبويب المستلمين. لا يصلك تنبيه بذلك، وهذا التبويب مكان متابعته (انظر إيقاف الرسائل من جهة المستأجر). والفرق بينه وبين الإيقاف المؤقت أن الإيقاف المؤقت قرار مكتبك لعقد واحد، أما طلب إيقاف الرسائل فقرار المستأجر نفسه، ولا يرفعه غيره.

صفحة رسائل واتساب

صفحة رسائل واتساب في القائمة الجانبية، تحت العقود مباشرة، تجمع المستلمين والرسائل لكل العقود في مكان واحد. في أعلاها جملة حالة الإرسال نفسها التي في الإعدادات، ويرى من يدير إعدادات واتساب بجانبها الرصيد ورابط حالة الإرسال والإعدادات. وللصفحة تبويبان:

المستلمون: كل عقد ومستأجره ومن تصله رسائله بأرقامهم. اختر بلا مستلم لترى العقود التي لم تضف عليها أحداً، وموقوفة مؤقتًا للعقود التي أوقفت رسائلها التلقائية، وطلب إيقاف الرسائل لمن طلب ذلك بنفسه، وبجانب كل خيار عدد عقوده. اضغط تعديل أو الصف نفسه ليفتح تحته محرر المستلمين نفسه الذي في صفحة العقد، ويظهر الزر عرض بدلاً منه على عقد لا تملك فيه اختيار المستلمين. وعلى الصف زر إرسال لمن يملك الإرسال على ذلك العقد، متى كان عليه من يستلم الرسائل.
الرسائل: كل رسالة على عقود مساحة العمل، الأحدث أولاً، آخر 30 يوماً افتراضياً. ابحث باسم المستلم أو رقمه، واضغط تحتاج متابعة لترى الرسائل التي فشلت أو التي تنتظر، أو صفِّ بالعقار والحالة ونص الرسالة وطريقة الإرسال. اضغط الرسالة لتراها كما وصلت على واتساب، مع وقت إرسالها ووصولها وقراءتها، وسبب الفشل بكلمات واضحة إن لم تُرسل.

يرى الصفحة بتبويبيها من يملك أي صلاحية من صلاحيات رسائل واتساب، وكلٌّ يرى عقود العقارات المتاحة له فقط (انظر من يرى ومن يختار ومن يرسل).

إضافة المستأجرين إلى عقود كثيرة دفعة واحدة

إذا كانت هناك عقود بلا مستلم ظهر أعلى القائمة سطر مثل «12 عقدًا لا يستلم أحد رسائلها» وزر أضف المستأجرين، وهو الزر نفسه الذي يوصلك إليه سطر المستلمين في حالة الإرسال. تفتح نافذة إضافة المستأجرين بهذه العقود، ومستأجر كل عقد محدد مسبقاً. وتظهر غير قابلة للتحديد، مع السبب، العقود التي لا مستأجر عليها، أو لا يوجد لمستأجرها رقم جوال صالح، أو طلب مستأجرها إيقاف الرسائل. أزل التحديد عما لا تريده ثم اضغط زر الإضافة الذي يذكر العدد، مثل أضف 12 مستأجرًا. يغطي إقرار واحد العقود المحددة كلها، ويُسجَّل باسمك ووقته على كل منها.

متى تُرسل الرسائل

لرسائل واتساب جدول خاص بها، مستقل عن تذكيرات الفريق في تبويب الإشعارات. يرسل الجدول الافتراضي أربع رسائل عن كل دفعة:

قبل الموعد بثلاثة أيام: تذكير بموعد الدفعة ومبلغها.
يوم الاستحقاق: تذكير بأن اليوم موعد الدفعة.
بعد الموعد بثلاثة أيام: تذكير لطيف بأن السداد لم يصل بعد.
بعد الموعد بعشرة أيام: تنبيه حازم بالمبلغ المتأخر.

رسائل التأخر لا تصل إلا عن دفعة لم تُسدد، فمن يسدد في موعده لا يصله منها شيء، ومن سدد دفعته مقدماً لا يصله تذكير عنها. لا يتضمن الجدول الافتراضي إشعاراً أخيراً، ويمكنك إضافته (انظر تعديل الجدول ووقت الإرسال). أما الإشعار القضائي فلا يُرسل عبر واتساب أبداً، ويبقى على قنواته الحالية.

رسالة واحدة في اليوم: لا تصل الشخص الواحد أكثر من رسالة تلقائية واحدة في اليوم عن العقد الواحد. إذا حلّ موعد رسالتين في اليوم نفسه، تُرسل رسالة التأخر وتُؤجَّل الأخرى إلى اليوم التالي.
رسالة واحدة لمن يستأجر أكثر من وحدة: إذا أضفت الشخص نفسه (الرقم نفسه) على أكثر من عقد، وحلّ في اليوم نفسه موعد الرسالة نفسها عن هذه العقود بالتاريخ نفسه، تصله رسالة واحدة تذكر عدد الوحدات والمبلغ الإجمالي، مثل «3 وحدات في عمارة النخيل وبرج الياسمين» بمبلغ 10,500 ريال. ويظهر في سجل كل عقد أنها رسالة واحدة لهذه العقود. أما الإشعار الأخير فيصل عن كل عقد على حدة، ولا تُجمع الرسائل اليدوية.
العقود المستوردة: تُرسل لها الرسائل مثل أي عقد آخر، بمجرد أن تضيف عليها مستلماً. ولا تُرسل رسالة عن عقد بلا مستلم.
العقد المنتهي وعليه مبلغ: إذا انتهى العقد أو أُنهي وبقيت عليه دفعات غير مسددة، تستمر رسائل التأخر عن كل دفعة منها حتى آخر رسالة في الجدول، ثم يعود القرار لك: إرسال يدوي أو طلب تنفيذ.
الدفعات المرفوعة في قضية: لا تُرسل عنها رسائل، لأن متابعتها صارت عبر القضية.
يوم فائت: إذا تعذّر الإرسال يوماً كاملاً بسبب عطل، تُرسل رسالة ذلك اليوم في اليوم التالي، عدا رسالة يوم الاستحقاق لأنها تقول «اليوم».

تعديل الجدول ووقت الإرسال

يعدّل الجدول مدير مساحة العمل، أو عضو منحه إدارة رسائل واتساب، من الإعدادات ← التخصيص ← رسائل واتساب، بطاقة جدول الرسائل. تعرض البطاقة الجدول في جملة واحدة، مثل «4 رسائل: قبل الموعد بـ 3 أيام، يوم الاستحقاق، بعد الموعد بـ 3 أيام، بعد الموعد بـ 10 أيام.»، ووقت الإرسال تحتها. اضغط تعديل الجدول لتفتح التعديل:

وقت الإرسال: الساعة التي تُرسل فيها الرسائل التلقائية بتوقيت مساحة عملك (انظر المنطقة الزمنية)، من 9 صباحاً إلى 8 مساءً، والافتراضي 10 صباحاً. تتوزع رسائل مساحة العمل على نصف الساعة التي تليها، فلا تصل إلى المستأجرين كلهم في اللحظة نفسها، ولكل مستلم دقيقته الثابتة فيها. ويقرأ البرنامج الدفعات قبل وقت الإرسال بساعة، فمن سدد قبل ذلك لا تصله رسالة عن دفعته.
الرسائل: كل صف رسالة. تختار له متى من أيام محددة: قبل الموعد بيوم أو يومين أو 3 أو 5 أو 7 أو 10 أو 14 يوماً، أو يوم الاستحقاق، أو بعد الموعد بيوم أو يومين أو 3 أو 5 أو 7 أو 10 أو 14 أو 21 أو 30 أو 45 أو 60 يوماً. ثم تختار نص الرسالة من النصوص التي تناسب موعده: قبل الموعد تذكير رسمي أو ودّي، ويوم الاستحقاق تذكيره، وبعد الموعد تذكير لطيف بالتأخر أو تنبيه رسمي أو حازم أو إشعار أخير. يتسع الجدول لست رسائل على الأكثر عن كل دفعة، ولا تكون رسالتان في اليوم نفسه. أضف صفاً بزر إضافة رسالة، واحذفه بزر حذف، وأعد الصفوف الأربعة الافتراضية بزر استعادة الجدول الافتراضي.
موافقة واتساب: النص الذي لم يوافق عليه واتساب بعد يظهر في القائمة بحالته (بانتظار الموافقة، أو مرفوض، أو لم يُراجَع)، ويظهر تحت صفه أنه لن يُرسل قبل الموافقة. يمكنك اختياره، لكنه لا يُرسل حتى يوافق عليه واتساب. ولا يظهر إشعار أخير بلهجة أشد إلا بعد موافقة واتساب عليه.
المعاينة: تحت الجدول معاينة للصف الذي تختاره كما تظهر للمستأجر على واتساب: اسم المرسل وصورته، ونص الرسالة بأرقام توضيحية واسم مكتبك ورقمه المحفوظين، والسطر الرمادي تحتها، وزر إيقاف الرسائل.

لم يعد في الإعدادات خيار «ما يُرسل». لتتوقف رسالة احذف صفها من الجدول، ولتتوقف رسائل ما قبل الموعد أو رسائل التأخر كلها احذف صفوفها. وإذا كانت مساحة عملك قد أوقفت أحد الجانبين من قبل، فقد حُذفت صفوف ذلك الجانب من جدولها تلقائياً، فبقي ما يُرسل كما كان. وإن كان الجانبان موقوفين صار الجدول فارغاً، فلا تُرسل رسائل تلقائية حتى تضيف رسالة.

تُحفظ تغييرات الجدول وبيانات المكتب معاً بزر حفظ في الشريط الذي يظهر أسفل الصفحة عند أي تغيير، وإذا حاولت مغادرة التبويب قبل الحفظ سألك البرنامج أولاً. أما مفتاح الإرسال التلقائي فيعمل فوراً دون حفظ.

الإرسال اليدوي

يرسل من يملك صلاحية إرسال رسائل واتساب رسالة بنفسه بزر إرسال رسالة واتساب من أربعة أماكن: قسم رسائل واتساب في صفحة العقد، وصفحة مهمة التحصيل بجانب تسجيل متابعة، وقائمة الصف في صفحة المستحقات لدفعة متأخرة، وزر إرسال على صف العقد في صفحة رسائل واتساب. وإن تعذر الإرسال من صفحة العقد بقي الزر ظاهراً وكُتب بجانبه السبب، مثل «أضف مستلمًا أولًا».

في نافذة الإرسال:

ماذا ترسل: الرسائل القائمة الآن على جدول العقد، كل منها بتاريخ دفعتها ومبلغها. ومن مهمة التحصيل وصفحة المستحقات يكون تنبيه التأخر مختاراً مسبقاً.
نص الرسالة: النص الرسمي مختار مسبقاً. لتغييره اضغط تغيير نص الرسالة واختر النبرة، مثل ودّي أو لطيف أو حازم. ويظهر النص الذي لم يوافق عليه واتساب بعد معطّلاً.
المستلمون: تختار من تصله الرسالة. ومن يستلم المتأخرات فقط يظهر، لكن لا يصله تذكير قبل الاستحقاق.
معاينة الرسالة: كما ستظهر على واتساب، ويمكنك تغيير لغة المعاينة.
التكلفة: يرى من يدير إعدادات واتساب سطراً مثل «تُخصم نحو {التكلفة} من رصيد {رصيدك}». وإن لم يكفِ الرصيد تعطّل الإرسال، وظهر زر شحن الرصيد لمدير مساحة العمل. ومن يرسل دون أن يرى الرصيد يُنبَّه إن كان الرصيد فارغاً، وتبقى رسالته بانتظار الرصيد دون أن يُخصم شيء.
زر الإرسال يذكر من تصله الرسالة: إرسال إلى أحمد، أو إرسال إلى 3 أشخاص.

تُرسل الرسالة اليدوية خلال دقائق ضمن ساعات الإرسال، ولا تنتظر وقت الإرسال التلقائي، وتعمل والإرسال التلقائي متوقف، وعلى العقد الموقوف مؤقتاً، وعلى العقود المستوردة، وعلى العقد المنتهي الذي بقي عليه مبلغ. ولا يُرسل أكثر من تذكير واحد لكل مستلم عن الدفعة نفسها خلال 24 ساعة. ويُسجَّل الإرسال اليدوي في متابعات التحصيل على العقد ليعرف الفريق ما أُرسل.

ساعات الإرسال والحالات

تُرسل الرسائل بين الساعة 8 صباحاً و9 مساءً بتوقيت الرياض فقط، وما يُضاف خارج هذه الساعات ينتظر الصباح. والرسائل التلقائية تُرسل في وقت الإرسال الذي اخترته داخل هذه الساعات (انظر تعديل الجدول ووقت الإرسال).

يظهر سجل الرسائل في صفحة العقد بحالة كل رسالة: في قائمة الإرسال، أو تنتظر بسببها (بانتظار الرصيد، أو بانتظار تفعيل الرقم، أو موقوفة من الدعم)، أو قيد الإرسال، أو أُرسلت، أو وصلت، أو قُرئت، أو فشلت مع السبب بكلمات واضحة ثم تفاصيل واتساب، أو انتهت صلاحيتها دون إرسال، أو أُلغيت. تنتهي صلاحية الرسالة التلقائية التي لم تُرسل خلال 72 ساعة، عدا تذكير يوم الاستحقاق فينتهي بنهاية يومه، وتنتهي الرسالة اليدوية خلال 24 ساعة. ولا يُخصم شيء عن رسالة لم تُرسل.

ما يراه المستأجر

يصل المستأجر نص ثابت باللغة المضبوطة له، مثل:

تذكير من {اسم مكتبك}: يحل موعد دفعة إيجار الوحدة A-12 في عمارة النخيل بتاريخ 1 نوفمبر 2026، بمبلغ 3,500 ريال. للاستفسار يرجى التواصل على {رقم مكتبك}، شاكرين تعاونكم.

تم الإرسال عن طريق برنامج عقار فلو

يذكر التذكير قبل الاستحقاق ويوم الاستحقاق ما بقي على الدفعة نفسها. أما رسائل التأخر فتذكر المبلغ المتأخر على العقد كله وأقدم تاريخ استحقاق لم يُسدد، مثل رسالة اليوم الثالث بعد الموعد:

تذكير من {اسم مكتبك}: لم يصلنا بعد سداد إيجار الوحدة A-12 في عمارة النخيل، والمبلغ المستحق 7,000 ريال منذ 1 أغسطس 2026. للاستفسار تواصل معنا على {رقم مكتبك}، وفي حال تم السداد نرجو تجاهل هذه الرسالة.

تم الإرسال عن طريق برنامج عقار فلو

النص لا يُعدّل، ويتغير فيه اسم المكتب ورقم التواصل واسم الوحدة والعقار والمبلغ والتاريخ فقط. تُذكر الوحدة باسمها إن كان لها اسم، ويُذكر العقد الذي يشمل عدة وحدات بعددها، مثل «3 وحدات في عمارة النخيل». تُختم الرسالة بسطر «تم الإرسال عن طريق برنامج عقار فلو». وتحت كل رسالة زر إيقاف الرسائل، فلا يحتاج المستأجر إلى كتابة شيء ليوقفها. الردود على الرسالة لا تصلك، ويرد البرنامج على المستأجر رداً آلياً مرة واحدة في اليوم يحيله إلى رقم مكتبك.

إيقاف الرسائل من جهة المستأجر

تحت كل رسالة زر إيقاف الرسائل. إذا ضغطه المستأجر، أو رد بكلمة إيقاف أو STOP، توقفت رسائله فوراً على كل العقود في كل مساحات العمل التي تراسله من رقم المنصة، وظهرت حالته طلب إيقاف الرسائل في صفحة العقد. تصله رسالة تأكيد فيها زر تفعيل الرسائل ليعيدها متى شاء. لا تستطيع إعادة إضافته، ولا يرفع الإيقاف إلا المستأجر نفسه بالضغط على تفعيل الرسائل أو بالرد بكلمة ابدأ أو START. هذا شرط أساسي لاستمرار الخدمة للجميع.

المستأجرون الذين لا تصلهم الرسائل

إذا أبلغ واتساب أن الرقم ليس على واتساب توقفت الرسائل إليه، وظهر بجانبه ليس على واتساب في صفحة العقد. صحّح الرقم في بطاقة جهة الاتصال، ثم أزل المستلم وأعد إضافته.

من يرى ومن يختار ومن يرسل

لكل جزء من رسائل واتساب صلاحيته، فتقرر أنت من يفعل ماذا:

العمل	من يستطيعه
عرض صفحة رسائل واتساب، ومن يستلم رسائل كل عقد، والرسائل بنصها	عرض رسائل واتساب
اختيار المستلمين، وإضافة مستأجري عدة عقود مرة واحدة، وإيقاف رسائل عقد مؤقتاً	اختيار مستلمي رسائل واتساب
إرسال رسالة يدوياً	إرسال رسائل واتساب
بيانات المكتب، وجدول الرسائل، ووقت الإرسال، والإرسال التلقائي، والرصيد في حالة الإرسال	مدير مساحة العمل، أو عضو منحه إدارة رسائل واتساب
تفعيل الوحدة، وشحن الرصيد، وربط رقم المكتب الخاص	مدير مساحة العمل

الصلاحيات الثلاث الأولى خيارات في محرر الأدوار (الإعدادات ← التخصيص ← الأدوار، في مجموعة رسائل واتساب)، وتسري كل واحدة على العقارات التي يحمل فيها الشخص ذلك الدور. اختيار المستلمين والإرسال يشملان عرض الرسائل. ولا تكفي رؤية العقد أو تعديله لرؤية رسائله.

ولمن يتولى الرسائل في مساحة العمل كلها، مثل موظف التحصيل، يمنحه مدير مساحة العمل الصلاحية من صفحة العضو بدلاً من ذلك (الإعدادات ← إدارة الصلاحيات، قسم صلاحيات على مستوى مساحة العمل): عرض كل رسائل واتساب، أو مراسلة جميع المستأجرين (العرض والاختيار والإرسال على كل العقارات، ومنها ما يُضاف لاحقاً)، أو إدارة رسائل واتساب (كل ذلك مع الإعدادات أعلاه). لا تفتح هذه الصلاحيات صفحات العقود ولا المستحقات ولا المدفوعات، فيعمل صاحبها من صفحة رسائل واتساب، وعلى كل صف فيها زر إرسال.

افتراضياً يرى المدير العام ومدير التأجير والمحاسب الرسائل ويختارون المستلمين ويرسلون، ويرى مدير العقار وأمين الصندوق الرسائل.

الإشعارات لتوقيت تذكيرات الفريق.
الأدوار والصلاحيات ومرجع الصلاحيات لصلاحيات رسائل واتساب.
الخطط والفوترة لرصيد الرسائل.